Ob Maschinenbauer, Möbelhersteller oder Softwarehaus: Viele Lieferanten verlangen bei grösseren Aufträgen eine Anzahlung. Buchhalterisch ist das eine Forderung auf Lieferung, die erst mit der Schlussrechnung zu Aufwand oder Anlagevermögen wird.
Wo die Anzahlung hingehört
| Zweck der Anzahlung | Konto |
|---|---|
| Waren für den Weiterverkauf | Unterkonto in der Gruppe 120 Vorräte, z. B. «Anzahlungen an Lieferanten» |
| Dienstleistungen, laufender Betrieb | 1190 Sonstige kurzfristige Forderungen |
| Maschinen, Fahrzeuge, Einrichtungen | Unterkonto beim Anlagevermögen, z. B. «Anzahlungen auf mobile Sachanlagen» |
Die Mindestgliederung nach Art. 959a OR ordnet geleistete Anzahlungen nicht zwingend einer Position zu. Wichtig ist, dass sie nicht mit Kreditoren saldiert werden und dass ihr Bestand am Stichtag belegt ist.
Vorsteuer auf Anzahlungen
Bei der effektiven Methode darf die Vorsteuer geltend gemacht werden, sobald eine Anzahlungsrechnung mit ausgewiesener MWST vorliegt und bezahlt bzw. erhalten ist, je nach gewählter Abrechnungsart:
- vereinbartes Entgelt: Vorsteuerabzug in der Periode, in der die Rechnung empfangen wird
- vereinnahmtes Entgelt: Vorsteuerabzug in der Periode der Zahlung
Mehr zu den Spielregeln steht unter MWST bei Anzahlungen.
Beispiel: Anzahlung für eine Maschine
Eine Schreinerei bestellt eine CNC-Fräse für CHF 120 000 und zahlt 30 % an.
- Anzahlungsrechnung: Anzahlungskonto CHF 36 000 und 1171 Vorsteuer an 2000
- Zahlung: 2000 an 1020
- Schlussrechnung bei Lieferung: 1500 Maschinen und Apparate CHF 120 000 an Anzahlungskonto CHF 36 000 und 2000 CHF 84 000; die Vorsteuer nur auf der Restsumme
Risiko: Lieferant fällt aus
Geht ein Lieferant in Konkurs, ist die Anzahlung oft verloren. Eine Wertberichtigung ist zu bilden, sobald konkrete Anzeichen bestehen (Art. 960 Abs. 3 OR). Bereits abgezogene Vorsteuer ist zu korrigieren, wenn die Leistung nie erbracht wird.
Abstimmung
Offene Anzahlungen gehören auf die Abschlussliste: Lieferant, Bestellnummer, Betrag, erwartetes Lieferdatum. Spätestens beim Jahresabschluss der Anzahlungen sollte jede Position bestätigt sein. Die Gegenseite, also Anzahlungen deiner Kunden, läuft über 2030 Anzahlungen von Dritten.