Subunternehmer, Freelancer und Partnerbüros stellen ihre Rechnung oft erst Wochen nach der Arbeit. Liegt der Abschluss dazwischen, fehlt der Aufwand in der richtigen Periode, während der Kundenertrag schon gebucht ist. Die Abgrenzung von Fremdleistungen schliesst diese Lücke.
Konten im Schweizer KMU-Kontenrahmen
| Konto | Bezeichnung | Rolle |
|---|---|---|
| 4400 | Aufwand für bezogene Dienstleistungen | Fremdleistungen, die direkt in Kundenaufträge fliessen |
| 6500 | Verwaltungsaufwand | Dienstleistungen für die eigene Verwaltung, etwa Treuhand oder Beratung |
| 2300 | Passive Rechnungsabgrenzungen | noch nicht bezahlter Aufwand per Stichtag |
| 2000 | Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen | Gegenkonto, sobald die Rechnung vorliegt |
Massgebend ist, wofür die Leistung verwendet wird: Der Elektriker, der für einen Kundenauftrag arbeitet, gehört auf 4400; der IT-Supporter für das eigene Büro in die Klasse 6.
Beispiel: Grafikbüro im Kundenprojekt
Eine Agentur in Luzern lässt im Dezember Illustrationen für einen Kundenauftrag erstellen. Vereinbart sind CHF 4'800 exklusive MWST, die Rechnung kommt im Januar.
- 31. Dezember: 4400 Aufwand für bezogene Dienstleistungen an 2300 Passive Rechnungsabgrenzungen, CHF 4'800.
- Anfang Januar: Rückbuchung 2300 an 4400.
- Rechnungseingang: 4400 und 1170 Vorsteuer an 2000 Kreditoren, wie jede normale Lieferantenrechnung.
Die Abgrenzung erfolgt ohne MWST. Vorsteuer wird erst mit der Rechnung geltend gemacht, weil der Abzug einen Beleg des Leistungserbringers voraussetzt.
Leistungen von ausländischen Anbietern
Kommt die Fremdleistung von einem Unternehmen ohne Schweizer MWST-Registrierung, etwa einem Entwickler in Deutschland, schuldet der Schweizer Empfänger in der Regel die Bezugsteuer. Grenze den Nettobetrag ab und erfasse die Bezugsteuer erst in der Periode, in der die Rechnung bezahlt oder verbucht wird. Die Voraussetzungen erklärt Bezugsteuer und Reverse Charge.
Wann sich die Abgrenzung lohnt
Das OR verlangt eine periodengerechte Buchführung. Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500'000 Umsatz dürfen nach Art. 957 Abs. 2 OR jedoch nur Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage aufzeichnen und verzichten dann auf Abgrenzungen. Für alle anderen gilt:
- Abgrenzen, wenn der Betrag das Ergebnis spürbar verändert, oder bei jedem Projekt mit klarer Leistungsperiode
- Schätzungen mit Offerte, Stundenrapport oder E-Mail des Lieferanten belegen
- offene Abgrenzungen vor dem nächsten Abschluss mit den eingegangenen Rechnungen vergleichen
Häufige Fehler
- Doppelter Aufwand: Die Rückbuchung zu Jahresbeginn wird vergessen, und die Januar-Rechnung kommt zusätzlich dazu.
- Abgrenzung mit Vorsteuer: Vorsteuer auf einer Schätzung führt zu Differenzen in der MWST-Abstimmung.
- Falsches Aufwandkonto: Projektbezogene Fremdleistungen in der Klasse 6 verfälschen die Bruttomarge.
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