Viele Softwareanbieter gewähren Rabatt auf Jahreszahlung. Wird das Abo im Oktober für zwölf Monate bezahlt, betreffen neun Monate das Folgejahr. Bucht man alles sofort als Aufwand, ist das laufende Jahr zu schlecht und das nächste zu gut dargestellt.
Konten im KMU-Kontenrahmen
| Konto | Bezeichnung | Verwendung |
|---|---|---|
| 6570 | Informatikaufwand inkl. Leasing | laufender Aufwand für Software, Cloud und Lizenzen |
| 1300 | Aktive Rechnungsabgrenzungen | bezahlter Aufwand, der künftige Monate betrifft |
| 1170 / 1171 | Vorsteuer | Vorsteuer aus der Rechnung, nicht aus der Abgrenzung |
| 2000 | Kreditoren | Rechnung vor der Zahlung |
Beispiel: Jahreslizenz im Oktober
Ein Treuhandbüro bezahlt am 1. Oktober CHF 2'400 für ein Jahresabo einer Planungssoftware. Per 31. Dezember sind drei Monate genutzt.
- Rechnung: 6570 Informatikaufwand an 2000 Kreditoren, CHF 2'400
- Abschluss: 1300 Aktive Rechnungsabgrenzungen an 6570, CHF 1'800 für neun Monate
- Neues Jahr: Rückbuchung 6570 an 1300, damit der Aufwand im Folgejahr erscheint
Wer monatliche Zahlen braucht, verteilt den Betrag stattdessen jeden Monat mit CHF 200. Für die meisten KMU reicht die Abgrenzung beim Jahresabschluss.
MWST bei ausländischen Anbietern
Hier unterscheidet sich die Schweiz von der EU:
- Anbieter mit Schweizer MWST-Nummer: Grosse internationale Plattformen sind häufig in der Schweiz registriert und weisen 8,1 % Schweizer MWST aus. Dann machst du bei der effektiven Methode normal Vorsteuer geltend.
- Anbieter ohne Schweizer Registrierung: Für elektronische Dienstleistungen aus dem Ausland schuldest du die Bezugsteuer, sobald deine Bezüge die Freigrenze übersteigen oder du ohnehin MWST-pflichtig bist. Sie wird in der MWST-Abrechnung deklariert und kann bei vollem Vorsteuerabzug gleichzeitig wieder abgezogen werden.
Prüfe deshalb auf jeder Rechnung, ob eine CHE-Nummer mit MWST-Zusatz steht. Mehr dazu unter Bezugsteuer auf Software-Abos aus dem Ausland.
Wann aktivieren statt abgrenzen?
Ein Abo ist ein Nutzungsrecht auf Zeit und wird abgegrenzt. Eine unbefristete Lizenz mit erheblichem Wert, die über mehrere Jahre genutzt wird, kann dagegen als immaterieller Wert auf 1700 aktiviert und abgeschrieben werden, wie unter Immaterielle Vermögenswerte beschrieben.
Praktische Tipps
- Eine Abo-Liste mit Laufzeit, Betrag und Kündigungsfrist führen
- Abgrenzungen nur ab einer intern festgelegten Betragsgrenze buchen
- EUR- und USD-Rechnungen mit dem Kurs am Rechnungsdatum umrechnen
Für weitere Fälle siehe Software und Abonnements im Kontenrahmen und Vorauszahlungen und Abos periodisieren.