Laskunumerosarjat ja puuttuvat numerot

Arvonlisäverolain laskumerkintöihin kuuluu juokseva numero, joka yksilöi laskun. Tarkoitus on yksinkertainen: tarkastaja voi todeta, ettei laskuja puutu kirjanpidosta. Yritykselle aukoton numerointi on myös paras tapa näyttää, että kaikki myynti on kirjattu.

Mikä on sallittua

Useat sarjat ovat hyödyllisiä, kun laskuja tekee useampi järjestelmä, esimerkiksi verkkokauppa ja laskutusohjelma. Kirjaa sarjat ja niiden käyttö lyhyesti ylös. Laskun muut pakolliset tiedot ovat oppaassa pakolliset tiedot laskussa.

Virheellinen lasku

Lähetettyä laskua ei poisteta. Virhe korjataan hyvityslaskulla, jolla on oma numeronsa ja viittaus alkuperäiseen, ja tarvittaessa uudella laskulla. Näin virheellisenkin laskun numero on käytetty, eikä sarjaan tule aukkoa.

Mistä aukot syntyvät

• luonnos saa lopullisen numeron ja poistetaan;
• lasku on tehty toisessa järjestelmässä;
• tiedonsiirto tai ohjelmistovaihto aloittaa numeroinnin alusta;
• lasku on oikeasti poistettu.

Hyvä ohjelma antaa numeron vasta, kun lasku lähetetään tai vahvistetaan, eikä anna poistaa vahvistettuja laskuja.

Kun numero puuttuu

1. Selvitä syy: ohjelman loki, luonnoslista, toinen järjestelmä.
2. Kirjaa selvitys: numero, päivä, syy, selvittäjä.
3. Säilytä selvitys tilikauden aineiston kanssa.
4. Muuta asetuksia niin, ettei virhe toistu.

Selitetty aukko ei ole ongelma. Selittämätön aukko on erityisesti käteismyyntiä tekevissä yrityksissä syy epäillä myynnin täydellisyyttä.

Kuukausittainen tarkistus

Hyvityslaskujen tekemisestä: hyvityslaskut ja laskukorjaukset.