”Kirjataanko tämä kuluksi vai käyttöomaisuuteen?” on kirjanpidon yleisimpiä kysymyksiä. Jos vastaus riippuu siitä, kuka laskun kirjaa, tulos heittelee vuodesta toiseen. Lyhyt kirjallinen ohje – aktivointiperiaatteet – ratkaisee asian kerralla.
1. Aktivointiraja
Määrittele euromäärä, jonka alittavat kestohyödykkeet kirjataan kuluksi. Monet yritykset seuraavat verotuksen pienhankintasääntöä, jonka mukaan vaikutusajaltaan lyhyet ja pienet hankinnat voidaan vähentää hankintavuonna; ks. pienhankinnat kirjanpidossa. Kirjaa periaatteeseen myös, sovelletaanko rajaa yksittäiseen esineeseen vai kokonaisuuteen.
2. Vuosikorjaus vai perusparannus
| Meno | Käsittely |
|---|---|
| Koneen huolto ja korjaus | vuosikorjaus, kulu |
| Moottorin vaihto, joka pidentää käyttöikää selvästi | perusparannus, aktivoidaan |
| Toimiston maalaus | kulu |
| Laajennus tai uusi käyttötarkoitus | aktivoidaan |
| Ohjelmiston päivitys ilman uusia ominaisuuksia | kulu |
| Ostettu lisämoduuli pysyvällä lisenssillä | aktivoidaan |
Peukalosääntö: kun hyödyke paranee, laajenee tai sen käyttöikä pitenee olennaisesti, meno aktivoidaan. Kun entinen kunto vain säilytetään, meno on kulu.
3. Mitä hankintamenoon kuuluu
Kirjanpitolain mukaan hankintamenoon luetaan hankinnasta ja valmistuksesta aiheutuneet muuttuvat menot:
- kauppahinta vähennettynä alennuksilla;
- rahti, asennus ja käyttöönotto;
- vähentämätön arvonlisävero (esimerkiksi henkilöautossa).
Henkilöstön koulutus ja yleiset hallintokulut eivät kuulu hankintamenoon.
4. Poistoajat ryhmittäin
| Hyödykeryhmä | Esimerkkiaika (päätä ja perustele) |
|---|---|
| Tietokoneet | 3 vuotta |
| Toimistokalusteet | 5–10 vuotta |
| Koneet | käyttökokemuksen mukaan |
| Ajoneuvot | 4–6 vuotta |
| Vuokratilan perusparannukset | vaikutusaika, enintään vuokrakausi |
Monet pienyritykset käyttävät suunnitelman mukaisena poistona elinkeinoverolain menojäännöspoistoa; valinta kirjataan periaatteisiin ja tilinpäätöksen liitetietoihin.
5. Kuka päättää
- Kirjanpitäjä soveltaa periaatteita kirjausvaiheessa.
- Rajatapaukset tietyn summan yli ratkaisee toimitusjohtaja tai yrittäjä yhdessä tilitoimiston kanssa, ja päätös kirjataan muistiin.
- Periaatteet tarkistetaan kerran vuodessa ennen tilinpäätöstä.
Taseen tilit esitellään sivulla käyttöomaisuus tilikartassa, hyödykkeiden seuranta oppaassa käyttöomaisuusrekisteri.