Lasku on yrityksen tärkein tosite myynnistä, ja sen sisältö on määrätty laissa. Arvonlisäverolaki asettaa selkeät vaatimukset siitä, mitä tietoja laskussa on oltava, jotta sekä myyjä että ostaja voivat käsitellä sen oikein kirjanpidossa. Kun laskumerkinnät ovat kunnossa, ostaja saa vähentää ostojen ALV:n, oma kirjanpitosi pysyy aukottomana ja vältät turhat selvittelyt Verohallinnon kanssa. Tässä oppaassa käydään läpi kaikki pakolliset laskumerkinnät, ALV-erittely sekä kevennetyt vaatimukset pienille laskuille.
Miksi laskumerkinnät ovat tärkeitä
Puutteellinen lasku on riski molemmille osapuolille. Ostajalle vajaa lasku voi tarkoittaa, ettei ostojen arvonlisäveroa saa vähentää, koska vähennysoikeus edellyttää asianmukaista laskua. Myyjälle puutteet näkyvät maksuviiveinä, reklamaatioina ja epäselvyyksinä tilikauden päättyessä. Lasku on myös kirjanpitolain tarkoittama tosite, joten sen on muodostettava katkeamaton kirjausketju myynnistä kirjanpitoon ja edelleen tilinpäätökseen.
Pakolliset tiedot laskussa
Täysimittaisessa laskussa on oltava seuraavat tiedot:
- Laskun antamispäivä
- Juokseva laskunumero, joka yksilöi laskun
- Myyjän Y-tunnus (ALV-velvollisella arvonlisäverotunniste)
- Myyjän ja ostajan nimi ja osoite
- Myytyjen tavaroiden määrä ja laji tai palvelujen laajuus ja laji
- Tavaroiden toimituspäivä tai palvelun suorituspäivä, jos se poikkeaa laskun päivästä
- Veron peruste kunkin verokannan osalta eli veroton hinta
- Verokanta ja veron määrä euroina
- Mahdolliset alennukset ja hyvitykset, jos niitä ei ole huomioitu yksikköhinnassa
- Merkintä verottomuuden tai käännetyn verovelvollisuuden perusteesta, jos lasku ei sisällä ALV:a
Jos myyt yrityksille, varmista myös, että ostajan tiedot ovat täsmälleen oikein. Käytännön ohjeet laskun kokoamiseen löydät oppaasta myyntilaskun tekeminen.
ALV-erittely laskussa
Jos myynti sisältää arvonlisäveroa, laskussa on eriteltävä vero selkeästi. Käytännössä tämä tarkoittaa, että jokaiselle verokannalle näytetään erikseen veroton hinta, verokanta ja veron määrä euroina.
| Rivi | Veron peruste | Verokanta | Veron määrä |
|---|---|---|---|
| Konsultointi | 800,00 EUR | yleinen verokanta | sovellettava ALV |
| Painotuote | 200,00 EUR | alennettu verokanta | sovellettava ALV |
| Yhteensä | 1 000,00 EUR | loppusumma |
Jos samalla laskulla on eri verokannan tuotteita, ne on eriteltävä omille riveilleen. Voimassa olevat prosentit kannattaa tarkistaa oppaasta Suomen ALV-kannat ennen laskutusta. Jos myynti on verotonta tai siihen sovelletaan käännettyä verovelvollisuutta, laskuun merkitään syy ilman ALV-summaa.
Kevennetyt vaatimukset pienille laskuille
Pienen loppusumman laskuihin sovelletaan kevennettyjä laskumerkintöjä. Tällöin laskussa riittävät seuraavat tiedot:
- laskun antamispäivä
- myyjän nimi ja Y-tunnus
- myytyjen tavaroiden määrä ja laji tai palvelujen laji
- suoritettavan veron määrä verokannoittain tai veron peruste verokannoittain
Kevennettyjä merkintöjä voi käyttää myös esimerkiksi tarjoilupalveluissa ja vähittäiskaupan kuiteissa. Jos lasku osoitetaan toiseen EU-maahan tai siihen liittyy yhteisömyynti, kevennystä ei voi käyttää, vaan tarvitaan täysimittaiset merkinnät.
Viitenumero ja maksutiedot
Vaikka viitenumero ja IBAN-tilinumero eivät ole arvonlisäverolain pakollisia merkintöjä, ne ovat käytännössä välttämättömiä. Maksutietojen ansiosta suoritukset kohdistuvat oikein ja saamisten seuranta helpottuu. Sisällytä laskuun ainakin:
- IBAN-tilinumero ja pankin BIC
- viitenumero suorituksen kohdistamista varten
- eräpäivä ja maksuehto
- mahdollinen viivästyskorko ja huomautusehto
Selkeät maksuehdot vähentävät myöhästymisiä. Lue lisää aiheesta oppaasta maksuehdot ja viivästyskorko. Sähköisessä muodossa nämä tiedot kulkevat rakenteisesti, kun käytät verkkolaskua; tutustu aiheeseen oppaassa verkkolasku ja Finvoice.
Yleiset virheet
Tyypillisiä laskutuksen virheitä ovat:
- laskunumero ei ole juokseva tai numeroita puuttuu väliltä
- myyjän Y-tunnus tai ALV-tunniste puuttuu
- ALV-erittely on koottu yhteen, vaikka rivit ovat eri verokannoissa
- verottomuuden peruste on jätetty merkitsemättä
- ostajan tiedot ovat puutteelliset tai virheelliset
- viitenumero puuttuu, jolloin suoritus jää kohdistamatta
Jos lasku menee virheellisenä asiakkaalle, sitä ei korjata päälle, vaan tehdään hyvityslasku. Toimintatapa on kuvattu oppaassa hyvityslasku ja korjaukset.
Tarkistuslista
Käy lasku läpi tällä listalla ennen lähetystä:
- Antamispäivä ja juokseva laskunumero ovat paikallaan
- Myyjän Y-tunnus tai ALV-tunniste näkyy
- Myyjän ja ostajan nimi ja osoite ovat oikein
- Tuotteiden määrä ja laji sekä toimituspäivä on merkitty
- Veron peruste, verokanta ja veron määrä on eritelty verokannoittain
- Mahdollinen verottomuus tai käännetty ALV on perusteltu
- IBAN, viitenumero ja eräpäivä ovat mukana