Maksuehto on yksi laskun tärkeimmistä tiedoista, vaikka se jää usein vähälle huomiolle. Se määrittää, milloin yrityksesi saa rahansa ja kuinka paljon pääomaa joudut sitomaan myyntisaamisiin. Liian pitkät maksuajat voivat hiljaa kuristaa muuten kannattavan yrityksen kassavirtaa, kun taas selkeät ehdot ja johdonmukainen viivästyskoron periminen pitävät rahaliikenteen ennustettavana. Tässä oppaassa käydään läpi, miten maksuehdot kannattaa asettaa ja miten perit lain sallimat korvaukset, kun lasku maksetaan myöhässä.
Miksi maksuehto ratkaisee kassavirran
Yrityksen kannattavuus ja maksuvalmius ovat kaksi eri asiaa. Voit tehdä tulosta paperilla, mutta jos asiakkaat maksavat laskunsa hitaasti, kassassa ei ole rahaa palkkoihin, vuokriin tai omiin ostolaskuihin. Jokainen päivä, jonka lasku on avoinna, on käytännössä korotonta luottoa asiakkaalle.
Maksuehto vaikuttaa kassavirtaan kahdella tavalla:
- Maksuaika määrää, kuinka kauan raha on kiinni saatavassa eikä tililläsi.
- Maksumoraali paranee, kun ehdot ovat yksiselitteiset ja viivästyksestä seuraa konkreettisia kuluja.
Mitä lyhyempi ja selkeämpi maksuehto on, sitä vähemmän pääomaa sitoutuu saataviin. Tästä syystä maksuehdot kannattaa nähdä osana koko myyntisaamisten hallinta -kokonaisuutta, ei pelkkänä laskun teknisenä yksityiskohtana.
Tavanomaiset maksuajat
Yleisin maksuaika yritysten välisessä kaupassa on 14 päivää netto, ja monilla aloilla käytetään myös 7, 21 tai 30 päivän ehtoja. Kuluttaja-asiakkaille annetaan usein hieman pidempi aika, koska maksu tapahtuu yksityishenkilön omasta taloudesta.
Maksuajan valinnassa kannattaa huomioida:
- Asiakassuhde: vakiintuneelle ja luotettavalle asiakkaalle voi antaa pidemmän ajan kuin uudelle.
- Toimialan käytäntö: liian poikkeava ehto voi tuntua asiakkaasta hankalalta.
- Oma kassatilanne: jos omat ostolaskusi erääntyvät nopeasti, myyntilaskujen tulisi erääntyä vähintään yhtä nopeasti.
- Lainsäädäntö: yritysten välisessä kaupassa maksuajalle on laissa yläraja, jota pidempiä aikoja saa käyttää vain, jos siitä on nimenomaisesti sovittu.
Maksuajan voi myös sitoa käteisalennukseen: asiakas saa pienen alennuksen, jos hän maksaa esimerkiksi 8 päivän sisällä. Tämä nopeuttaa rahan kotiutumista ilman, että erääntymispäivää tarvitsee aikaistaa kaikille.
Viivästyskoron määrä
Kun lasku erääntyy maksamatta, velkojalla on oikeus periä viivästyskorkoa eräpäivästä lukien. Korkolaki määrittää viivästyskoron suuruuden, ja yritysten välisessä kaupassa korko on kuluttajakauppaa korkeampi.
Viivästyskorosta on hyvä muistaa muutama perusasia:
- Korko lasketaan erääntyneelle pääomalle eräpäivästä maksupäivään.
- Korkokanta on viitekorko lisättynä laissa määritellyllä korotuksella. Viitekorko vahvistetaan puolivuosittain, joten käytä aina kulloinkin voimassa olevaa korkoa.
- Yritysten välisessä kaupassa voidaan sopia lakisääteistä korkeammasta korosta, mutta ei kohtuuttomasta.
Viivästyskorko ei ole rangaistus vaan korvaus siitä, että rahat ovat olleet käytettävissäsi myöhässä. Sen periminen on myös signaali asiakkaalle siitä, että maksuehtoja noudatetaan johdonmukaisesti.
Muistutuskulut ja perintäkulut
Jos lasku on edelleen maksamatta eräpäivän jälkeen, prosessi etenee tyypillisesti maksumuistutukseen. Maksumuistutuksesta saa periä kohtuullisen muistutuskulun, kun edellisestä laskusta tai muistutuksesta on kulunut laissa edellytetty vähimmäisaika.
Jos saatava siirtyy varsinaiseen perintään, asiakkaalta voidaan periä myös perintäkuluja. Perintälaki rajaa sekä yksittäisten toimien kulut että kokonaiskulujen enimmäismäärän, ja rajat ovat tiukemmat kuluttajavelallisen kohdalla kuin yritysvelallisen. Käytännön eteneminen muistutuksesta perintään on käyty tarkemmin läpi oppaassa saatavien perintä.
Vakiokorvaus perintäkuluista
Yritysten välisessä kaupassa velkojalla on oikeus vakiokorvaukseen perintäkuluista. Tämä on laissa määritelty kiinteä euromääräinen korvaus, jonka saa periä ilman erillistä selvitystä todellisista kuluista, kun maksu viivästyy.
Vakiokorvauksesta on hyvä tietää seuraavaa:
- Se koskee yritysten välistä kauppaa, ei kuluttajasaatavia.
- Sen saa periä, vaikka et olisi lähettänyt erillistä maksumuistutusta.
- Jos todelliset perintäkulut ovat vakiokorvausta suuremmat, voit periä kohtuulliset todelliset kulut, mutta vakiokorvaus huomioidaan osana niitä.
Vakiokorvaus on tehokas ja vähätöinen tapa korostaa, että eräpäivää on noudatettava.
Esimerkki maksuehtojen kokonaisuudesta
Seuraava taulukko kokoaa yhteen, miten ehdot ja korvaukset tyypillisesti jakautuvat asiakastyypin mukaan. Kyse on yleisistä periaatteista, ei tarkoista luvuista.
| Tekijä | Yritysasiakas (B2B) | Kuluttaja-asiakas |
|---|---|---|
| Tavanomainen maksuaika | 14–30 päivää | 14–21 päivää |
| Viivästyskorko | Korkeampi, sopimismahdollisuus | Laissa kiinnitetty taso |
| Muistutuskulu | Sallittu, kohtuullinen | Sallittu, tiukemmin rajattu |
| Vakiokorvaus perinnästä | Kyllä | Ei |
| Perintäkulujen katto | Väljempi | Tiukempi |
Kun ehdot on määritelty etukäteen ja ne näkyvät jo laskulla, perintävaiheessa ei tarvitse arvailla, mitä asiakkaalta voidaan vaatia.
Sopiminen ehdoista etukäteen
Paras hetki sopia maksuehdoista on ennen kauppaa, ei vasta laskutusvaiheessa. Kirjaa maksuehto, viivästyskorko ja muistutuskäytäntö tarjoukseen, sopimukseen tai tilausvahvistukseen, jolloin asiakas hyväksyy ne osana kauppaa.
Selkeät, etukäteen sovitut ehdot kannattaa myös toistaa jokaisella laskulla. Näin ne ovat aina näkyvissä, ja perintä nojaa sovittuun eikä jälkikäteen ilmoitettuun käytäntöön. Kun rakennat laskupohjasi kuntoon, käy samalla läpi myyntilaskun tekeminen -opas, jotta maksuehto, eräpäivä ja viitetiedot ovat aina oikein. Hyvä laskutusprosessi ja johdonmukaiset ehdot yhdessä vähentävät myöhässä maksettujen laskujen määrää merkittävästi.
Mistä jatkaa
Maksuehdot ovat yksi osa toimivaa laskutusketjua. Seuraavat oppaat syventävät aihetta:
- saatavien perintä – muistutuksesta perintään askel askeleelta
- myyntisaamisten hallinta – avoimet saatavat hallinnassa
- maksuvalmiuden hallinta – kassan riittävyys päivästä toiseen
- laskutus ja maksut -oppaat – koko aihealueen kokoava sivu