Myyntilasku on yrityksen tärkein asiakirja, kun rahaa pitää saada kotiin. Hyvin tehty lasku maksetaan ajallaan ilman selvittelyä, ja se toimii samalla tositteena kirjanpidossa. Tässä oppaassa käydään vaihe vaiheelta läpi, mitä myyntilasku sisältää, miten ALV eritellään ja miten lasku saadaan liikkeelle ja täsmäytettyä kirjanpitoon.
Mitä myyntilasku sisältää
Laskun perustehtävä on kertoa asiakkaalle yksiselitteisesti, mitä on myyty, kuinka paljon ja milloin se on maksettava. Kirjanpitolaki ja arvonlisäverolaki asettavat laskulle vähimmäisvaatimukset, joten näistä tiedoista ei kannata tinkiä.
Toimivassa laskussa on aina:
- myyjän nimi, osoite ja Y-tunnus
- maininta ALV-rekisteröinnistä tai sen puuttumisesta
- ostajan nimi ja osoite
- laskun päivämäärä ja yksilöivä laskunumero
- myydyn tavaran tai palvelun kuvaus ja määrä
- veroton hinta, ALV-kanta ja ALV:n määrä erikseen
- maksettava loppusumma, maksuehto ja eräpäivä
- viitenumero ja pankkitilin IBAN
Tarkemman erittelyn löydät erillisestä oppaasta laskun pakolliset tiedot. Pidä asettelu selkeänä: tärkeimmät tiedot, eli loppusumma ja eräpäivä, kannattaa nostaa esiin niin, että asiakas löytää ne yhdellä silmäyksellä.
ALV-erittely laskulla
Jos yritys on ALV-velvollinen, vero pitää eritellä laskulla omana rivinään. Asiakkaan on nähtävä veroton hinta, sovellettava verokanta ja ALV:n euromäärä erikseen, jotta ostaja voi tehdä oman ALV-vähennyksensä.
| Rivi | Selitys |
|---|---|
| Veroton hinta | tuotteen tai palvelun hinta ilman veroa |
| ALV-kanta | sovellettava verokanta prosentteina |
| ALV:n määrä | verokannan mukainen euromäärä |
| Loppusumma | veroton hinta ja ALV yhteensä |
Jos myynnissä on useampi verokanta, jokainen kanta eritellään omalle riville ja vero lasketaan kannoittain. Aloittava tai pienimuotoinen toiminta voi olla ALV-rekisterin ulkopuolella, jolloin laskulle ei merkitä veroa, vaan maininta verottomuuden perusteesta. ALV:n perusteet on kerätty erikseen oppaaseen ALV-perusteet yrittäjälle.
Maksuehto ja eräpäivä
Maksuehto kertoo, montako päivää asiakkaalla on aikaa maksaa laskun päiväyksestä. Yritysten välisessä kaupassa yleinen ehto on 14 tai 30 päivää netto, mutta ehdosta voidaan sopia myös tarkemmin sopimuksessa. Selkeä eräpäivä vähentää myöhästymisiä ja nopeuttaa rahan kiertoa.
Laskuun kannattaa kirjata myös viivästyskoron peruste, jotta myöhästyneestä suorituksesta voi periä korkoa ilman erillistä ilmoitusta. Käy maksuehtojen ja koron säännöt läpi oppaassa maksuehdot ja viivästyskorko. Liian pitkä maksuaika heikentää maksuvalmiuden hallintaa, joten ehto kannattaa pitää kohtuullisena.
Laskunumerosarja
Jokaisella myyntilaskulla on oltava yksilöivä laskunumero. Numeroinnin on oltava juokseva ja katkeamaton, jotta laskut voidaan tunnistaa ja kirjausketju pysyy aukottomana. Sarja voi olla yksinkertainen juokseva numero tai sisältää laskutusvuoden, esimerkiksi muodossa VVVV-001, jossa VVVV on vuosi.
Hyvän numeroinnin periaatteet:
- numero ei toistu eikä sitä käytetä uudelleen
- sarjassa ei ole aukkoja ilman selitystä
- hyvityslaskulla viitataan alkuperäiseen laskunumeroon
Kun lasku pitää korjata, älä muokkaa alkuperäistä, vaan tee uusi tosite. Korjausten oikea tapa on kuvattu oppaassa hyvityslasku ja korjaukset.
Lähetystavat
Lasku voidaan toimittaa usealla tavalla, ja valinta vaikuttaa nopeuteen sekä virheiden määrään.
- Verkkolasku: rakenteinen lasku siirtyy suoraan asiakkaan järjestelmään ilman manuaalista tallennusta. Monilla yrityksillä ja julkisella sektorilla on verkkolaskuvelvollisuus, joten verkkolasku on usein vaatimus. Lue lisää oppaasta verkkolasku ja Finvoice.
- Sähköpostilasku: PDF-lasku sähköpostin liitteenä sopii kuluttaja-asiakkaille ja pienille volyymeille.
- Paperilasku: edelleen mahdollinen, mutta hitain ja kallein vaihtoehto.
Verkkolasku on yleensä nopein tapa saada raha liikkeelle, ja se vähentää tallennusvirheitä molemmissa päissä.
Toistuvat laskut
Jos asiakkaalta laskutetaan säännöllisesti samaa summaa, esimerkiksi kuukausimaksua tai jatkuvaa palvelua, kannattaa hyödyntää toistuvaa laskutusta. Laskutusohjelmaan määritellään asiakas, summa ja laskutusväli kerran, minkä jälkeen lasku muodostuu ja lähtee automaattisesti sovittuna päivänä.
Toistuva laskutus säästää aikaa, tasaa kassavirtaa ja vähentää unohduksia. Tämä on yksi konkreettinen esimerkki kirjanpidon automaatiosta, joka kannattaa ottaa käyttöön heti, kun laskutus on toistuvaa.
Täsmäytys kirjanpitoon
Lähetetty myyntilasku synnyttää kirjanpitoon myyntisaamisen, joka kuittautuu, kun asiakas maksaa. Myynnin tulotili löytyy kohdasta tavaramyynti tilikartassa. Seuranta hoituu, kun myyntilaskut ja saapuvat suoritukset täsmäytetään säännöllisesti viitenumeron perusteella.
Käytännön työnkulku:
- Lasku lähetetään ja kirjautuu myyntisaamiseksi.
- Asiakkaan suoritus saapuu pankkitilille viitteellä.
- Viite kohdistaa maksun oikealle laskulle automaattisesti.
- Avoimet ja maksetut laskut näkyvät ajantasaisesti.
Säännöllinen täsmäytys pitää myyntisaamisten hallinnan kunnossa ja paljastaa heti, jos jokin lasku on jäänyt maksamatta. Jos suoritusta ei kuulu eräpäivän jälkeen, etene maltillisesti saatavien perintään. Kun lasku, suoritus ja kirjaus täsmäävät, kirjausketju pysyy aukottomana ja tilikauden kirjanpito on luotettava.