Hyvityslasku on lasku, jolla peruutetaan tai oikaistaan aiemmin lähetetty myyntilasku kokonaan tai osittain. Kun alkuperäinen lasku on jo kirjattu ja toimitettu asiakkaalle, sitä ei saa muuttaa jälkikäteen, vaan virhe korjataan uudella tositteella. Tämä pitää kirjausketjun ehjänä ja varmistaa, että sekä myyjän että ostajan kirjanpito ja ALV täsmäävät.
Hyvityslasku on tavallinen osa arkea jokaisessa yrityksessä, joten kannattaa opetella tekemään se kerralla oikein. Näin vältät turhat selvittelyt ja virheelliset ALV-ilmoitukset Verohallinnolle.
Milloin hyvityslasku tarvitaan?
Hyvityslasku laaditaan aina, kun jo lähetettyä laskua pitää oikaista. Tyypillisiä tilanteita ovat:
- laskussa on väärä summa, hinta tai ALV-kanta
- asiakkaalle on laskutettu tuote tai palvelu, jota ei toimitettu
- asiakas palauttaa tavaran tai osan tilauksesta
- on sovittu hyvityksestä, alennuksesta tai reklamaatiosta jälkikäteen
- lasku on lähetetty kahteen kertaan tai väärälle asiakkaalle
Jos virhe huomataan ennen kuin lasku on lähetetty asiakkaalle, riittää usein pelkkä korjaus alkuperäiseen laskuun. Hyvityslasku tarvitaan vasta, kun lasku on jo toimitettu ja kirjattu.
Hyvityslaskun pakolliset tiedot
Hyvityslasku on arvonlisäverolain mukainen tosite, joten siinä on oltava samat pakolliset tiedot kuin tavallisessa myyntilaskussa. Käytännössä se on alkuperäisen laskun “peilikuva”, jossa summat ovat negatiivisia.
| Tieto | Huomioitavaa |
|---|---|
| Laskun päivämäärä ja numero | Oma juokseva numero, ei sama kuin alkuperäisessä |
| Myyjän ja ostajan tiedot | Nimi, osoite ja Y-tunnus kuten alkuperäisessä |
| Viittaus alkuperäiseen laskuun | Alkuperäisen laskun numero ja päivämäärä |
| Hyvitettävät rivit | Tuote tai palvelu, määrä ja yksikköhinta |
| ALV-kanta ja ALV:n määrä | Sama kanta kuin alkuperäisellä laskulla |
| Summat negatiivisina | Veroton, ALV ja loppusumma miinusmerkkisinä |
Samat säännöt löytyvät tarkemmin oppaasta laskun pakolliset tiedot, ja itse laskun rakentamiseen kannattaa katsoa myös myyntilaskun tekeminen.
Viittaus alkuperäiseen laskuun
Tärkein hyvityslaskun yksittäinen tieto on viittaus alkuperäiseen laskuun. Ilman sitä ei voida todentaa, mitä laskua oikaistaan, eikä kirjausketju pysy aukottomana.
Merkitse hyvityslaskuun selkeästi:
- alkuperäisen laskun numero
- alkuperäisen laskun päivämäärä
- lyhyt syy hyvitykselle, esimerkiksi “tavaran palautus” tai “virheellinen hinta”
Hyvä käytäntö on myös merkitä alkuperäiselle laskulle tieto siitä, että se on hyvitetty. Näin myynnin tila pysyy selvänä sekä laskutuksessa että kirjanpidossa.
ALV:n korjaus
Hyvityslasku oikaisee aina myös arvonlisäveron (ALV). Käytä samaa ALV-kantaa kuin alkuperäisellä laskulla, jotta korjaus kohdistuu oikein.
Vaikutus ALV-laskelmaan on seuraava:
- alkuperäinen lasku on lisännyt myynnin ALV:n verovelkaan
- hyvityslasku vähentää saman verran myynnin ALV:tä
- nettomyynti ja tilitettävä ALV pienenevät hyvityksen verran
ALV oikaistaan yleensä sillä kaudella, jolla hyvityslasku on päivätty. Lopullinen vaikutus näkyy oma-aloitteisten verojen ilmoituksessa, joten tutustu myös oppaaseen ALV-ilmoitus ja maksaminen. Älä koskaan jätä ALV:tä pois hyvityslaskusta, jos se oli alkuperäisellä laskulla: muuten ilmoitus ja kirjanpito eivät täsmää.
Osittainen hyvitys
Kaikkea ei aina hyvitetä kerralla. Osittaisessa hyvityksessä oikaistaan vain osa alkuperäisestä laskusta, esimerkiksi yksi rivi tai sovittu alennus.
Osittaisessa hyvityksessä:
- hyvitä vain ne rivit tai määrät, joista on sovittu
- käytä jokaisella rivillä sen oikeaa ALV-kantaa
- jätä muut rivit ennalleen, niitä ei toisteta hyvityslaskulla
Esimerkki: jos asiakas palauttaa kahdesta tuotteesta yhden, hyvityslaskulle merkitään vain palautetun tuotteen veroton hinta ja sitä vastaava ALV negatiivisena. Loppuosa alkuperäisestä laskusta jää voimaan ja maksettavaksi.
Kirjaaminen kirjanpidossa
Hyvityslasku kirjataan kahdenkertaisen kirjanpidon periaatteella kuten myyntilasku, mutta vastakkaisin etumerkein. Käytännössä kirjaus peruu alkuperäisen myynnin kokonaan tai osittain.
- Myyntitili: pienennä myyntiä hyvitettävällä verottomalla summalla.
- ALV-velka: pienennä myynnin ALV:tä vastaavalla määrällä.
- Myyntisaaminen tai pankki: pienennä saatavaa tai kirjaa palautus, jos asiakas on jo maksanut.
Käytä samoja tilejä kuin alkuperäisellä myynnillä, jotta raportit pysyvät vertailukelpoisina. Oikea tilien käyttö löytyy suomalaisesta tilikartasta. Liitä hyvityslasku ja viittaus alkuperäiseen laskuun samaan tositteeseen, jotta kirjausketju on todennettavissa kirjanpitolain edellyttämällä tavalla.
Tyypilliset virheet
- alkuperäistä laskua muutetaan jälkikäteen hyvityslaskun sijaan
- hyvityslaskusta puuttuu viittaus alkuperäiseen laskuun
- summia ei merkitä negatiivisina
- käytetään väärää tai puuttuvaa ALV-kantaa
- ALV oikaistaan väärällä kaudella
- hyvitys kirjataan kuluksi myynnin oikaisun sijaan
Suurin osa näistä virheistä syntyy kiireessä. Selkeä rutiini ja huolellinen viittaus alkuperäiseen tositteeseen estävät ne tehokkaasti.
Muita hyödyllisiä oppaita
Nämä oppaat sopivat hyväksi jatkoksi: