Käteisvarat kirjataan taseen vastaavaa-puolelle erään Rahat ja pankkisaamiset. Tilikartassa niille on oma kassatili, tyypillisesti vastaavaa-tilien loppupäässä pankkitilien vieressä. Jos yrityksellä on useita käteiskassoja – esimerkiksi kaksi myymälää tai erillinen pikkukassa toimistolla –, kullekin kannattaa avata oma tilinsä.
Käteismaksut kirjataan päivittäin
Kirjanpitolain mukaan käteismaksut kirjataan päivittäin, kun taas muut maksutapahtumat voidaan kirjata kuukausittain. Siksi kassatili on tilikartan tarkimmin seurattava tili: kassan saldo tiedetään joka päivä.
Tyypillisiä vientejä
Käteismyynti 124 € (ALV 25,5 %)
| Tili | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Kassa | 124,00 | |
| Myynti | 98,80 | |
| Myynnin ALV | 25,20 |
Käteisen vieminen pankkiin 1 000 €: Kassasta lähtö ja pankkiin tulo näkyvät eri päivinä ja eri tositteilla. Väliin kannattaa käyttää rahansiirtojen välitiliä:
| Vaihe | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Rahat lähtevät kassasta | Rahat matkalla 1 000 | Kassa 1 000 |
| Pankki hyvittää tilin | Pankkitili 1 000 | Rahat matkalla 1 000 |
Välitilin saldo palaa nollaan, kun molemmat puolet on kirjattu.
Pieni käteisostos (toimistotarvikkeita 31 €) kirjataan kuluksi ja vähennettäväksi ALV:ksi, kredit kassa.
Kassatili ei voi olla miinuksella
Kassassa ei voi olla vähemmän kuin nolla euroa. Kredit-saldo kassatilillä kertoo siis aina virheestä: kirjaamatta jääneestä myynnistä, kahteen kertaan kirjatusta ostosta tai yksityiskäytöstä, jota ei ole kirjattu. Verotarkastuksessa negatiivinen kassa on perinteinen syy epäillä kirjanpidon luotettavuutta.
Kassaerot
Jos laskettu käteinen poikkeaa kirjanpidon saldosta, ero kirjataan näkyvästi kassaeroksi (kulu tai tuotto) ja selvitetään kassaraportissa. Eroa ei korjata muuttamalla myyntiä. Käytännön ohjeet ovat oppaassa käteiskassan hallinta.
Mikä ei kuulu kassatilille
- Korttimaksut: raha tulee pankkitilille maksunvälittäjän kautta, ei kassalaatikkoon.
- Lahjakortit: myyty lahjakortti on velka, kunnes se käytetään.
- Yrittäjän yksityisotot toiminimessä kirjataan yksityistilille, osakeyhtiössä niille ei ole yksityistiliä lainkaan.
Tilinpäätöksessä
Kassatilin saldo tilinpäätöspäivänä todennetaan kassan laskentapöytäkirjalla, joka liitetään tase-erittelyyn. Kassan ja kassajärjestelmän päivittäisten raporttien on täsmättävä. Katso myös kassa ja käteismyynti kirjanpidossa ja koko rakenne sivulla suomalainen tilikartta.