Avant d’établir le bilan, l’expert-comptable, ou le comptable interne, révise les comptes : il s’assure que chaque solde correspond à une réalité, que rien ne manque et que les écritures de clôture sont justes. Dans une petite entreprise, la révision prend deux jours ou trois semaines selon l’état du dossier remis. La différence se joue en amont.
La démarche par cycles
La révision ne parcourt pas les comptes dans l’ordre du plan comptable, mais par cycles d’opérations, chacun avec ses comptes et ses contrôles :
| Cycle | Comptes principaux | Question centrale |
|---|---|---|
| Trésorerie | 512, 53 | le solde bancaire est-il rapproché du relevé ? |
| Ventes et clients | 70, 411, 4181, 487 | tout ce qui est livré est-il facturé, et chaque créance est-elle recouvrable ? |
| Achats et fournisseurs | 60, 61, 62, 401, 408 | toutes les charges de l’exercice sont-elles enregistrées ? |
| Stocks | 31 à 37 | l’inventaire est-il valorisé et justifié ? |
| Immobilisations | 20 à 28 | le registre est-il à jour ? |
| Social | 421, 431, 437, 64 | la paie concorde-t-elle avec les déclarations ? |
| Fiscal | 4455, 4456, 444, 63 | la TVA et les impôts concordent-ils avec les déclarations ? |
| Capitaux propres et associés | 10 à 14, 455 | les mouvements sont-ils autorisés par une décision ? |
Dossier permanent et dossier annuel
Les pièces se classent en deux dossiers, qui n’ont pas la même durée de vie.
Le dossier permanent réunit ce qui sert d’un exercice à l’autre et ne change qu’à l’occasion d’un événement :
- statuts à jour, extrait d’immatriculation, procès-verbaux d’assemblée ;
- répartition du capital, conventions entre la société et ses associés ou dirigeants ;
- contrats structurants : bail commercial, contrats de prêt et tableaux d’amortissement, crédit-bail, assurances, contrats clients et fournisseurs importants ;
- options fiscales (régime d’imposition, TVA sur les débits, intégration fiscale) ;
- organisation : liste des comptes bancaires, délégations de signature, logiciels utilisés, mandats confiés à l’expert-comptable.
Mettez-le à jour au fil de l’eau, à chaque signature d’un contrat ou d’un acte, et non une fois par an.
Le dossier annuel contient les pièces justificatives des soldes de l’exercice : relevés bancaires de fin d’exercice, état de rapprochement, listes de clients et fournisseurs ouverts, inventaire valorisé, notes de calcul des provisions et des charges à payer, déclarations de TVA et sociales, tableau des immobilisations.
Classez les deux dossiers selon le même index par cycle que la révision (A trésorerie, B clients, C fournisseurs…). Un nommage cohérent des fichiers (date, cycle, objet) suffit à retrouver une pièce en quelques secondes ; les conventions possibles sont présentées dans le nommage des pièces et la structure de classement.
Préparer le dossier de révision pour l’expert-comptable
L’expert-comptable ne peut réviser que ce qu’il reçoit. Une liste à remettre dans les quinze jours suivant la clôture :
- relevés bancaires de tous les comptes au dernier jour de l’exercice, y compris les comptes peu utilisés et les comptes de paiement en ligne ;
- tableaux d’amortissement des emprunts et contrats de crédit-bail ;
- inventaire des stocks signé et valorisé ;
- liste des factures non parvenues connues et des livraisons non facturées à la clôture ;
- liste des litiges en cours, avec les courriers reçus ;
- acquisitions et cessions d’immobilisations de l’exercice, avec factures ;
- contrats nouveaux de l’année, à verser au dossier permanent ;
- réponses aux questions de l’année précédente restées ouvertes ;
- pour les dirigeants : les dépenses personnelles éventuellement payées par la société, à imputer à leur compte courant.
Joignez une courte note de synthèse de l’année : nouveaux clients importants, embauches et départs, investissements, événements après la clôture. Elle évite des allers-retours et oriente la révision vers les vrais sujets. Un accès partagé au logiciel comptable remplace utilement l’envoi de fichiers (voir la collaboration avec l’expert-comptable).
Revue de la balance et rapprochement des comptes de tiers
Avant de transmettre la balance, une revue d’une heure élimine la plupart des questions.
Les soldes anormaux. Chaque solde de sens inattendu a une explication à trouver :
| Solde anormal | Cause fréquente |
|---|---|
| Client créditeur | paiement en double, avoir non imputé, acompte non lettré |
| Fournisseur débiteur | facture non enregistrée, paiement en double |
| Caisse créditrice | recette non saisie : une caisse ne peut pas être négative |
| Compte d’attente 471 non soldé | opération non identifiée |
| 421 Rémunérations dues non soldé | salaire de décembre non payé ou mal lettré |
La comparaison avec l’exercice précédent. Une variation forte d’un compte de charges (loyer, honoraires, énergie) sans raison connue signale souvent une facture comptabilisée deux fois ou oubliée.
Le rapprochement des comptes de tiers.
- Fournisseurs : comparez le solde des principaux fournisseurs avec leur relevé de compte ; les écarts sont des factures ou paiements non enregistrés. La méthode est décrite dans le rapprochement des relevés fournisseurs.
- Clients : revoyez la balance âgée ; une créance de plus de six mois sans relance active appelle une dépréciation ou une relance.
- Organismes sociaux : le solde des comptes URSSAF et caisses de retraite doit égaler les cotisations du dernier mois ou trimestre déclarées en DSN et non encore payées.
- TVA : le solde de TVA à décaisser doit égaler la dernière déclaration non payée ; la TVA collectée de l’exercice se rapproche du chiffre d’affaires (voir le rapprochement du compte de TVA).
- Associés et dirigeants : le compte courant reflète-t-il les apports, remboursements et dépenses personnelles de l’année ?
Un compte de tiers non lettré à la clôture est presque toujours faux. Lettrer avant la révision fait gagner plus de temps que toute autre préparation. La revue d’ensemble du bilan qui suit ces travaux est détaillée dans la revue du bilan avant la clôture.