Un cabinet de conseil, une agence de communication, une agence événementielle, un organisme de formation et un cabinet d’architecture vendent tous du travail qualifié. Leurs comptes ont donc des traits communs : peu ou pas de stock, une masse salariale ou des honoraires de sous-traitants élevés, un chiffre d’affaires en 706 Prestations de services et une TVA exigible en principe à l’encaissement. La difficulté se situe à la clôture, quand il faut dire ce qui a été gagné sur des missions en cours, et dans des règles propres à chaque métier.
Cabinet de conseil : missions, temps passés et clôture
La facturation d’une mission de conseil suit trois modèles : au temps passé (jours ou heures facturés au mois), au forfait avec des jalons, ou en abonnement pour un accompagnement récurrent. Le choix change la façon de rattacher le chiffre d’affaires à l’exercice :
| Situation à la clôture | Traitement |
|---|---|
| Jours réalisés en décembre, facturés en janvier | Facture à établir : débit 4181, crédit 706 |
| Forfait facturé à la signature, mission réalisée à 40 % | Produit constaté d’avance sur 60 % du forfait (487) |
| Forfait non facturé, mission commencée | En-cours de services (345) au coût des temps passés, ou chiffre d’affaires à l’avancement selon la méthode retenue |
Sans saisie des temps par mission, aucun de ces calculs n’est défendable. C’est le premier outil d’un cabinet, avant même le logiciel comptable. La méthode pratique est détaillée dans travaux en cours pour les entreprises de services.
Les frais de mission refacturés au client (déplacements, hôtel) font partie du prix et supportent la TVA au taux de la prestation. Seuls les débours payés au nom et pour le compte du client restent hors chiffre d’affaires (voir refacturer des frais au client). Pour un client professionnel établi dans un autre État de l’Union, la facture est émise hors taxe avec la mention d’autoliquidation, et la prestation figure sur la déclaration européenne de services.
Facture électronique dans les services intellectuels
Les cabinets facturent presque exclusivement des clients professionnels. Ils sont donc au cœur de la réforme : réception des factures électroniques de leurs fournisseurs à partir du 1er septembre 2026, émission par une plateforme agréée à partir du 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises, plus tôt pour les grandes entreprises et ETI.
Trois points concernent particulièrement les prestataires de services :
- les nouvelles mentions : SIREN du client, catégorie de l’opération (ici prestation de services) et, le cas échéant, l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits. Sans cette option, la TVA reste due à l’encaissement ;
- les données de paiement : comme la TVA des services est exigible à l’encaissement, le prestataire doit transmettre la date et le montant des encaissements reçus. Le statut « encaissée » du cycle de vie de la facture alimente cette transmission. Voir statuts du cycle de vie ;
- les clients étrangers et particuliers : ces factures ne passent pas par le réseau des plateformes, mais leurs données font l’objet d’un e-reporting (voir e-reporting des transactions).
Les factures de situation, d’acompte et les avoirs ont chacun leur type de document. Un cabinet qui facture des acomptes à la commande doit vérifier que son outil sait les émettre et les relier à la facture finale.
Agence marketing et communication
Le point le plus délicat d’une agence est l’achat d’espace publicitaire pour ses clients. La loi Sapin de 1993 impose que l’agence qui achète de l’espace pour un annonceur agisse comme mandataire de celui-ci. Elle passe l’ordre au nom de l’annonceur, et le support adresse sa facture directement à ce dernier. L’agence ne peut être rémunérée que par l’annonceur, et des obligations de compte rendu s’appliquent aussi à la publicité en ligne.
Comptablement, l’espace acheté en mandat n’est ni une charge ni un chiffre d’affaires de l’agence. Si elle avance les fonds, les sommes transitent par un compte de mandant (467) jusqu’au remboursement. Seuls ses honoraires de conseil et de gestion sont du chiffre d’affaires. Inscrire les achats médias en 6 et leur refacturation en 7 gonfle artificiellement le chiffre d’affaires et peut fausser les seuils, les ratios de marge et les déclarations.
La production, en revanche, est achetée et revendue par l’agence en son nom : impression, tournage, photographie, développement d’un site. Ces achats vont en 604 Achats d’études et prestations de services et leur refacturation en 706, avec la marge de l’agence. Les licences de photos ou de musique cédées au client relèvent des droits d’auteur.
Les agences utilisent beaucoup de plateformes publicitaires et d’outils établis à l’étranger : leurs factures sans TVA doivent être autoliquidées. Les rémunérations au résultat (prime de performance) se rattachent à l’exercice où l’objectif est atteint et mesurable.
Agence événementielle
Un événement se facture en général en plusieurs fois : acompte à la signature, solde avant ou après la date. L’agence verse elle-même des acomptes aux lieux, traiteurs et prestataires techniques. À la clôture, il faut donc rattacher chaque flux à l’événement concerné : les acomptes clients restent en 4191 tant que l’événement n’a pas eu lieu, les acomptes fournisseurs en 4091, et le chiffre d’affaires est constaté à la date de l’événement. Un suivi par événement (budget, engagé, facturé, marge) est indispensable.
Les annulations sont fréquentes. Les sommes conservées au titre d’une clause de dédit sont des indemnités, en 7581 Dédits et pénalités perçus sur achats et ventes. Leur traitement en TVA dépend de la qualification : une indemnité qui ne rémunère aucun service n’y est pas soumise, alors qu’un acompte conservé pour une prestation réservée peut l’être. Faites analyser les clauses types.
En TVA, plusieurs règles se superposent :
- la prestation d’organisation vendue à une entreprise suit la règle générale du lieu du preneur ;
- l’accès à un événement (billet, inscription) est imposable là où il se déroule ;
- lorsque l’agence revend en son nom de l’hébergement et du transport dans un séminaire « clés en main », le régime des agences de voyages peut s’appliquer, avec une TVA calculée sur la marge.
Une agence qui engage des artistes sans être une entreprise de spectacle déclare leurs cotisations par le guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO).
Organisme de formation
Un organisme de formation professionnelle doit déposer une déclaration d’activité auprès de la DREETS et obtenir un numéro. Il établit chaque année un bilan pédagogique et financier qui détaille ses produits par source de financement. Pour recevoir des fonds publics ou mutualisés (opérateurs de compétences, CPF, France Travail), il doit être certifié Qualiopi.
Côté TVA, la formation professionnelle continue est exonérée lorsque l’organisme a un numéro de déclaration d’activité (article 261-4-4° a du CGI), avec une possibilité d’option pour la taxation. L’exonération a deux conséquences :
- la TVA payée sur les achats n’est pas récupérable et devient une charge ;
- l’organisme qui n’est pas soumis à la TVA sur au moins 90 % de son chiffre d’affaires paie la taxe sur les salaires.
Les financements arrivent par plusieurs canaux : facture au client entreprise, facture à l’opérateur de compétences en cas de subrogation, paiement de la Caisse des dépôts pour les formations CPF. Suivez des comptes clients séparés par financeur, car les délais et les refus de prise en charge diffèrent. Une session à cheval sur la clôture est rattachée au prorata des heures réalisées. La part facturée d’avance devient un produit constaté d’avance, et la part réalisée non facturée une facture à établir. Les formateurs indépendants sont des sous-traitants, payés sur facture.
Cabinet d’architecture et outil comptable
Un architecte exerce en libéral (BNC) ou en société d’architecture inscrite à l’Ordre, le plus souvent à l’impôt sur les sociétés. Ses honoraires suivent les phases de la mission de maîtrise d’œuvre : esquisse, avant-projets, projet, assistance aux contrats de travaux, direction de l’exécution, assistance aux opérations de réception. Chaque phase achevée ouvre droit à une facture, mais une même affaire dure souvent plusieurs années. À la clôture, les phases commencées non facturées sont valorisées en en-cours ou en facture à établir selon l’avancement.
L’assurance de responsabilité professionnelle est obligatoire, et la cotisation à l’Ordre est une charge déductible. Les bureaux d’études techniques (structure, fluides, thermique) sont des sous-traitants ou des cotraitants. Leur statut change ce que l’architecte facture : en cotraitance, chacun facture sa part au maître d’ouvrage ; en sous-traitance, l’architecte facture le tout et supporte la charge.
Un logiciel comptable adapté à un cabinet d’architecture doit au minimum :
- suivre chaque affaire et chaque phase, avec le montant d’honoraires prévu, facturé et restant à facturer ;
- relier les temps passés aux affaires pour mesurer la rentabilité par projet ;
- émettre des factures de phase et des acomptes conformes à la facture électronique, et des factures vers Chorus Pro pour les maîtres d’ouvrage publics (voir Chorus Pro) ;
- produire les états de clôture : honoraires à facturer, produits constatés d’avance, créances par maître d’ouvrage.
Pour tous ces métiers, le rapprochement mensuel entre temps saisis, facturation et encaissements est le meilleur indicateur avancé de la trésorerie, comme le montre l’analyse de la rentabilité par projet.