Buchhaltung für die Einzelfirma, ohne Abendschicht

Eine Einzelfirma muss in der Schweiz Buch führen, aber nicht zwingend doppelt. Massgebend ist der Umsatz: Wer im letzten Geschäftsjahr weniger als CHF 500'000 Umsatzerlös erzielt hat, muss lediglich über Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage Buch führen. Ab CHF 500'000 gilt die volle Pflicht zu Buchführung und Rechnungslegung mit Bilanz und Erfolgsrechnung (Art. 957 OR).

Die vereinfachte Form heisst im Volksmund Milchbüchleinrechnung. Sie ist einfacher, aber kein Freipass: Die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten sinngemäss, also vollständig, wahrheitsgetreu, mit Beleg und nachprüfbar.

Was für welche Einzelfirma gilt

Drei Schwellen werden oft verwechselt, weil zwei davon bei CHF 100'000 liegen:

• Handelsregister: Wer ein Gewerbe betreibt und im letzten Geschäftsjahr mindestens CHF 100'000 Umsatzerlös erzielt hat, muss das Einzelunternehmen eintragen lassen; freie Berufe und Landwirte sind unter Bedingungen ausgenommen (Art. 931 OR).
• Mehrwertsteuer: Befreit ist, wer innerhalb eines Jahres weniger als CHF 100'000 Umsatz aus nicht ausgenommenen Leistungen erzielt (Art. 10 MWSTG).
• Zeitliche Abgrenzung: Liegen die Nettoerlöse nicht über CHF 100'000, darf auf Einnahmen und Ausgaben abgestellt werden (Art. 958b OR).

Der Handelsregistereintrag allein löst keine doppelte Buchhaltung aus. Entscheidend bleibt die Grenze von CHF 500'000.

Was in die Milchbüchleinrechnung gehört

Das Gesetz schreibt keine Form vor. In der Praxis besteht eine saubere vereinfachte Buchhaltung aus vier Teilen:

1. Einnahmenjournal: jede Einnahme mit Datum, Kunde, Betrag und Rechnungsnummer.
2. Ausgabenjournal: jede Ausgabe mit Datum, Lieferant, Betrag und Art der Ausgabe, etwa Material, Miete, Fahrzeug, Versicherungen.
3. Vermögensaufstellung per Stichtag: Kasse, Bankguthaben, offene Kundenrechnungen, Warenlager, Geräte und Fahrzeuge, dazu Schulden und unbezahlte Lieferantenrechnungen.
4. Privatkonto: alle Bezüge für private Zwecke und alle Einlagen aus privatem Geld.

Kleines Beispiel

Eine Grafikerin führt ihre Einzelfirma im Nebenraum der Wohnung. Ein Monat sieht so aus:

Der Monat schliesst mit Einnahmen von 5'500, Ausgaben von 440 und einem Überschuss von 5'060 Franken. Die beiden letzten Zeilen sind Privatbezüge: Sie schmälern das Bankguthaben, aber nicht den Gewinn. Genau diese Trennung ist der häufigste Stolperstein.

Privat und Geschäft trennen

Die Einzelfirma ist rechtlich keine eigene Person. Sie zahlen sich deshalb keinen Lohn aus; was Sie für sich beziehen, ist ein Privatbezug. Im Kontenrahmen KMU stehen dafür beim Einzelunternehmen die Konten 2800 Eigenkapital, 2850 Privat und 2891 Jahresgewinn oder Jahresverlust.

• Führen Sie ein eigenes Bankkonto für das Geschäft. Gesetzlich verlangt ist es nicht, es erspart aber das Aussortieren privater Zahlungen.
• Buchen Sie gemischt genutzte Kosten wie Fahrzeug, Mobiltelefon oder Arbeitszimmer mit einem begründeten Privatanteil.
• Erfassen Sie Krankenkasse, private Steuern und Säule 3a als Privatbezug, nicht als Geschäftsaufwand.

Vertiefung bietet der Ratgeber Einlagen und private Entnahmen.

Steuern, AHV und Mehrwertsteuer

Steuererklärung. Der Gewinn der Einzelfirma ist Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit und gehört in Ihre private Steuererklärung. Beizulegen sind die unterzeichnete Jahresrechnung oder, bei vereinfachter Buchführung, Aufstellungen über Einnahmen und Ausgaben, über die Vermögenslage sowie über Privatentnahmen und -einlagen (Art. 125 DBG).

AHV/IV/EO. Die Ausgleichskasse erhebt die Beiträge auf dem Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit, zuerst als Akontobeiträge und definitiv, sobald die Steuerveranlagung vorliegt. Die geltenden Sätze und die sinkende Skala für tiefe Einkommen veröffentlicht die Informationsstelle AHV/IV im Merkblatt 2.02. Melden Sie der Kasse, wenn der Gewinn deutlich höher ausfällt als angenommen, sonst kann auf der Nachzahlung Zins anfallen.

Mehrwertsteuer. Sobald Sie eingetragen sind, braucht jede Einnahme und jede Ausgabe den richtigen Steuersatz, und Sie rechnen periodisch mit der ESTV ab. Kleine Betriebe wählen häufig die Saldosteuersatzmethode; den Vergleich finden Sie unter effektive Methode oder Saldosteuersatz.

Aufbewahrung. Bücher und Belege sind zehn Jahre aufzubewahren, auf Papier oder elektronisch (Art. 958f OR).

Eine Routine, die funktioniert

Wer die ersten drei Zeilen einhält, braucht am Jahresende kein Wochenende zum Belegesuchen.

Wie Nexbal der Einzelfirma die Arbeit abnimmt

Nexbal startet in der Schweiz und nimmt Beta-Nutzer auf. Für Selbständige zählt vor allem, dass die tägliche Erfassung fast nebenher läuft:

• Belege: Quittungen und Lieferantenrechnungen laden Sie als Foto oder PDF hoch oder leiten sie per E-Mail weiter. Die KI liest Datum, Betrag und Lieferant und füllt die Buchung vor; Sie bestätigen.
• Rechnungen: Kunden und Leistungen sind gespeichert. Rechnungen, Offerten, Gutschriften und Zahlungserinnerungen gehen als PDF per E-Mail hinaus, bei Kunden im Ausland auch in Euro.
• Bank: Sie laden den Kontoauszug als PDF hoch. Was die KI zuordnen kann, wird gebucht; der Rest steht als kurze Liste zur Durchsicht bereit.
• Unterwegs: Fahrten im Fahrtenbuch, Stunden in der Zeiterfassung, Auslagen als Spesen.
• Überblick: Berichte zeigen Ergebnis, offene Rechnungen und Liquidität, als Grundlage für Steuererklärung, Ausgleichskasse und das Gespräch mit der Treuhand.

Die Steuererklärung und die MWST-Abrechnung reichen Sie weiterhin selbst oder über Ihre Treuhand ein, mit den Zahlen aus Ihren Berichten.

Tragen Sie oben Ihre E-Mail-Adresse ein und testen Sie 30 Tage kostenlos mit Ihren eigenen Belegen.

Häufige Fragen

Darf ich die Buchhaltung der Einzelfirma in Excel führen?

Ja. Das Gesetz erlaubt die Buchführung schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise (Art. 957a OR). Jede Zeile braucht aber einen Beleg, und nachträgliche Änderungen sollten erkennbar bleiben.

Muss ich ab dem Handelsregistereintrag doppelt buchen?

Nein. Die doppelte Buchhaltung wird erst ab CHF 500'000 Umsatzerlös Pflicht. Freiwillig ist sie jederzeit möglich und sinnvoll, wenn Sie Kredite, Lager oder Anlagen haben. Die Grundlagen erklärt der Beitrag Wann Buchführungspflicht besteht.

Was ändert sich, wenn ich die Grenze überschreite?

Massgebend ist der Umsatzerlös des letzten Geschäftsjahres. Wird die Grenze erreicht, führen Sie im folgenden Jahr eine doppelte Buchhaltung mit Eröffnungsbilanz. Wer von Anfang an mit Konten arbeitet, muss dann nichts umstellen.

Brauche ich einen Treuhänder?

Vorgeschrieben ist er nicht. Viele Selbständige erfassen laufend selbst und lassen Abschluss und Steuererklärung prüfen. Ob eine andere Rechtsform besser passt, klärt der Vergleich Einzelfirma oder GmbH; wie die Gründung abläuft, steht unter Einzelfirma gründen.