Buchhaltung für KMU in der Schweiz
Die Buchhaltung eines KMU besteht aus laufender Erfassung, periodischer Abstimmung und dem Jahresabschluss. Welche Pflichten gelten, hängt von Rechtsform und Umsatz ab; wie viel Zeit sie kostet, vor allem von der Organisation.
Die Buchhaltung eines KMU hat in der Schweiz drei Aufgaben: Sie erfüllt die gesetzliche Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung, sie liefert die Zahlen für Mehrwertsteuer, Steuererklärung und Sozialversicherungen, und sie zeigt der Geschäftsleitung, ob sich das Geschäft rechnet. Juristische Personen wie GmbH und AG müssen immer eine doppelte Buchhaltung führen und eine Jahresrechnung erstellen. Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften gilt das erst ab CHF 500'000 Umsatzerlös (Art. 957 OR).
Welche Pflichten für welches KMU gelten
| Einzelfirma, Kollektivgesellschaft unter CHF 500'000 | Einzelfirma, Kollektivgesellschaft ab CHF 500'000 | GmbH, AG | |
|---|---|---|---|
| Buchführung | Einnahmen, Ausgaben, Vermögenslage | doppelte Buchhaltung | doppelte Buchhaltung |
| Jahresrechnung | nicht verlangt | Bilanz, Erfolgsrechnung | Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang |
| Frist für den Abschluss | richtet sich nach der Steuererklärung | sechs Monate nach Ende des Geschäftsjahres | sechs Monate nach Ende des Geschäftsjahres |
| Revision | keine | keine | eingeschränkte Revision, Verzicht unter Bedingungen möglich |
| Aufbewahrung | zehn Jahre | zehn Jahre | zehn Jahre |
Die Sechsmonatsfrist für den Geschäftsbericht steht in Art. 958 OR. Auf die eingeschränkte Revision kann eine Gesellschaft mit Zustimmung sämtlicher Gesellschafter verzichten, wenn sie im Jahresdurchschnitt nicht mehr als zehn Vollzeitstellen hat (Art. 727a OR); Einzelheiten im Beitrag Revision und eingeschränkte Prüfung. Was für Einzelfirmen im Detail gilt, steht unter Buchhaltung für die Einzelfirma.
Die fünf Bausteine der KMU-Buchhaltung
1. Debitoren: Rechnungen an Kunden
Jede Leistung wird fakturiert, jede Rechnung erhält eine fortlaufende Nummer, und offene Rechnungen werden überwacht. Die Liste der offenen Posten ist die wichtigste Auswertung für die Liquidität. Mehr dazu: Offene-Posten-Buchhaltung.
2. Kreditoren: Rechnungen von Lieferanten
Eingangsrechnungen werden geprüft, verbucht und termingerecht bezahlt. Hier fällt in den meisten Betrieben die grösste Menge an Belegen an, zusammen mit Quittungen und Spesen.
3. Bank und Kasse
Alle Bewegungen auf Bankkonten, Kreditkarten und in der Kasse werden den Rechnungen und Belegen zugeordnet. Am Monatsende stimmt der Saldo in der Buchhaltung mit dem Kontoauszug überein. Für Bargeld gilt, was im Beitrag Kassenbuch führen steht.
4. Lohn
Wer Personal beschäftigt, rechnet Löhne ab, führt Sozialversicherungsbeiträge ab und stellt Lohnausweise aus. Die Lohnbuchhaltung ist ein Hilfsbuch; in die Finanzbuchhaltung fliesst die monatliche Lohnbuchung. Einen Überblick gibt der Beitrag Sozialversicherungen für Arbeitgeber.
5. Hauptbuch und Abschluss
Im Hauptbuch laufen alle Buchungen auf den Konten zusammen. Daraus entstehen Bilanz und Erfolgsrechnung. Die meisten Schweizer KMU gliedern ihre Konten nach dem Kontenrahmen KMU.
Der Jahreslauf
| Rhythmus | Aufgaben |
|---|---|
| täglich bis wöchentlich | Rechnungen stellen, Belege erfassen, Zahlungseingänge prüfen, Lieferanten bezahlen |
| monatlich | Bank, Kreditkarten und Kasse abstimmen, offene Posten durchgehen, Löhne buchen, Erfolgsrechnung ansehen |
| pro MWST-Periode | Umsätze und Vorsteuern abstimmen, Abrechnung innert 60 Tagen einreichen und bezahlen |
| jährlich | Inventar, Abschreibungen, Abgrenzungen, Rückstellungen, Jahresrechnung, Steuererklärung, Lohnausweise und Lohnmeldungen, MWST-Jahresabstimmung |
Die Mehrwertsteuer wird bei der effektiven Methode vierteljährlich, bei Saldosteuersätzen halbjährlich abgerechnet; auf Antrag ist unter Bedingungen die jährliche Abrechnung möglich (Art. 35 MWSTG). Was am Monatsende zu tun ist, beschreibt der Ratgeber Monatsabschluss für KMU; die Abschlussarbeiten am Jahresende stehen in der Checkliste zur Jahresrechnung.
Selber machen, Treuhand oder beides?
Die Frage ist selten Entweder-oder. Buchhaltung besteht aus Arbeiten, die Geschäftskenntnis brauchen, und solchen, die Fachwissen brauchen.
| Arbeit | Braucht vor allem | Sinnvoll bei |
|---|---|---|
| Rechnungen stellen, Zahlungen überwachen | Kenntnis der Kunden und Aufträge | Betrieb |
| Belege erfassen und zuordnen | Kenntnis des Einkaufs, Regelmässigkeit | Betrieb, mit Software |
| Bank abstimmen | Regelmässigkeit | Betrieb, mit Software |
| MWST-Abrechnung | Fachwissen bei Sonderfällen | Betrieb mit Kontrolle durch die Treuhand, oder Treuhand |
| Löhne | Fachwissen, laufend ändernde Ansätze | Lohnprogramm oder Treuhand |
| Jahresabschluss, Steuern | Fachwissen, Bewertungsfragen | Treuhand |
Drei Modelle haben sich bewährt:
- Alles bei der Treuhand. Sie liefern Belege, die Treuhand bucht. Bequem, aber die Zahlen kommen spät, und jede Buchung kostet Honorar.
- Alles im Betrieb. Passt, wenn eine kaufmännisch ausgebildete Person im Haus ist. Den Abschluss lässt man trotzdem oft gegenlesen.
- Geteilt. Der Betrieb erfasst laufend mit Software, die Treuhand prüft die MWST und macht Abschluss und Steuern. Dieses Modell liefert aktuelle Zahlen und hält das Honorar bei den Arbeiten, die Fachwissen verlangen.
Wie Sie die Zusammenarbeit im dritten Modell organisieren, zeigt der Beitrag MWST-Abrechnung mit dem Treuhänder vorbereiten.
Was Buchhaltung ein KMU kostet
Feste Tarife gibt es nicht, aber die Kostentreiber sind bekannt. Schätzen Sie Ihren Aufwand mit dieser Rechnung:
| Grösse | Ihr Wert | Beispiel |
|---|---|---|
| Belege pro Monat (Eingangsrechnungen, Quittungen) | 80 | |
| Ausgangsrechnungen pro Monat | 25 | |
| Bankbewegungen pro Monat | 110 | |
| Minuten pro Vorgang von Hand | 2 | |
| Stunden pro Monat | (80 + 25 + 110) × 2 ÷ 60 ≈ 7 |
Sieben Stunden pro Monat sind 84 Stunden im Jahr, zwei volle Arbeitswochen, noch ohne Mahnungen, Rückfragen und Abschluss. Multipliziert mit Ihrem eigenen Stundensatz oder dem Honorar der Treuhand ergibt das die Grössenordnung. Sinken die Minuten pro Vorgang, sinken die Kosten im gleichen Verhältnis; deshalb lohnt es sich, bei der Erfassung anzusetzen und nicht beim Abschluss.
Sieben Fehler, die KMU Zeit und Geld kosten
- Belege sammeln statt erfassen. Der Schuhkarton am Quartalsende ist die teuerste Form der Buchhaltung.
- Privates und Geschäftliches mischen. Jede private Zahlung über das Geschäftskonto muss später einzeln geklärt werden.
- Rechnungen zu spät stellen. Was nicht fakturiert ist, wird nicht bezahlt.
- Offene Posten nicht verfolgen. Ohne Zahlungserinnerung nach festem Plan wird aus dem Kunden ein Kreditnehmer.
- MWST erst am Fristende abstimmen. Fehler bei Steuersätzen fallen dann zu spät auf.
- Bank nicht monatlich abstimmen. Doppelte Zahlungen und fehlende Belege bleiben unentdeckt.
- Keine Auswertungen ansehen. Eine Buchhaltung, die nur für das Steueramt geführt wird, verschenkt ihren Nutzen.
Die laufende Arbeit an Software abgeben
Den grössten Teil der sieben Stunden aus dem Beispiel machen Belege und Bankbewegungen aus. Genau dort setzt Nexbal an:
- Belege leiten Sie per E-Mail weiter oder laden sie als Foto oder PDF hoch. Die KI füllt die Buchung vor, Sie geben frei.
- Kontoauszüge laden Sie als PDF hoch. Zeilen, die die KI zuordnen kann, werden gebucht, der Rest steht zur Durchsicht bereit.
- Rechnungen, Gutschriften, Zahlungserinnerungen und Offerten gehen als PDF per E-Mail an Ihre Kunden, auch in Fremdwährung.
- Projekte, Zeiterfassung, Spesen, Fahrtenbuch und Anlagenverzeichnis liegen im gleichen System.
- Berichte zu Ergebnis, Marge und Liquidität stehen jederzeit bereit, für Sie und für die Treuhand.
Nexbal startet in der Schweiz: Nehmen Sie an der Beta teil und testen Sie 30 Tage kostenlos. Nach welchen Kriterien Sie Programme vergleichen, zeigt die Seite Buchhaltungssoftware für Schweizer KMU finden.
Häufige Fragen
Muss ein KMU einen Buchhalter anstellen?
Nein. Das Gesetz verlangt eine ordnungsmässige Buchführung, schreibt aber nicht vor, wer sie führt. Verantwortlich bleibt die Geschäftsleitung, bei der AG der Verwaltungsrat.
Welches Geschäftsjahr gilt?
Die meisten KMU schliessen per 31. Dezember ab. Ein abweichendes Geschäftsjahr ist zulässig und kann bei saisonalem Geschäft sinnvoll sein.
Reicht eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für eine GmbH?
Nein. Juristische Personen unterliegen unabhängig vom Umsatz der vollen Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung.
Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). Für Unterlagen zu Liegenschaften können mehrwertsteuerlich längere Fristen gelten.