Das Obligationenrecht verlangt nur einen Jahresabschluss. Trotzdem schliessen gut organisierte KMU jeden Monat ab: Die MWST-Abrechnung folgt im Quartal oder Semester, die Bank will Zwischenzahlen für die Kreditlimite, und die Geschäftsleitung braucht aktuelle Zahlen statt Schätzungen. Ein Monatsabschluss in zehn Arbeitstagen ist für die meisten kleinen Unternehmen realistisch.
Phase 1: Vollständigkeit (Arbeitstag 1 bis 3)
- Alle Ausgangsrechnungen des Monats verschickt und verbucht, inklusive Akontorechnungen.
- Lieferantenrechnungen aus Belegeingang, E-Mail und eBill erfasst.
- Kartenabrechnungen, TWINT- und Terminalauszahlungen importiert.
- Spesenabrechnungen der Mitarbeitenden eingereicht und geprüft.
- Lohnlauf abgeschlossen und ins Hauptbuch übernommen.
Phase 2: Abstimmung (Arbeitstag 4 bis 7)
| Konto | Abstimmen gegen | Ziel |
|---|---|---|
| 1000 Kasse | Kassenzählung | Differenz erklärt |
| 1020 Bankguthaben | Schlusssaldo camt.053 bzw. Kontoauszug | identisch |
| 1100 Debitoren | Offene-Posten-Liste | identisch |
| 2000 Kreditoren | Offene-Posten-Liste | identisch |
| 1170, 1171, 2200 | MWST-Bericht nach Ziffern | Vorsteuer und Umsatzsteuer erklärbar |
| 2270 Sozialversicherungen | Lohnjournal und Akontorechnungen | nur erwartete Beträge offen |
| Klärungskonten | Liste der offenen Posten | keine Posten älter als 30 Tage |
Phase 3: Abgrenzung und Bericht (Arbeitstag 8 bis 10)
- 13. Monatslohn und Ferienguthaben abgrenzen, siehe Lohnabgrenzungen zum Monatsabschluss.
- Vorausbezahlte Versicherungen, Abos und Mieten über 1300 periodisieren.
- Bezogene, noch nicht fakturierte Leistungen über 2300 erfassen.
- Erbrachte, noch nicht fakturierte Leistungen auf 1280 zeigen, wenn sie wesentlich sind.
- Kalkulatorische Abschreibungen buchen oder monatlich ein Zwölftel der Jahresabschreibung.
- Kurzbericht erstellen und mit der Geschäftsleitung besprechen.
Vor der MWST-Abrechnung zusätzlich
Fällt das Monatsende auf ein Quartalsende, prüfen Sie die MWST-Codes besonders sorgfältig. Die Abrechnung ist innert 60 Tagen nach Ende der Abrechnungsperiode einzureichen und zu bezahlen (Art. 71 MWSTG). Ein sauberer Monatsabschluss im dritten Monat des Quartals verkürzt diese Arbeit auf wenige Stunden. Mehr dazu im Beitrag Quartalsabschluss vor der MWST-Meldung.
Wenn jeden Monat dieselben Fehler auftauchen
Dann liegt das Problem im Prozess, nicht in der Buchung. Typische Ursachen sind fehlende Kontierungsregeln im Bankfeed, unklare Zuständigkeiten für den Belegeingang oder Kreditoren ohne Standard-MWST-Code. Notieren Sie wiederkehrende Funde und beheben Sie sie an der Quelle. Welche Schritte sich automatisieren lassen, zeigt der Ratgeber Buchhaltung automatisieren.
Ratgeber zu den einzelnen Schritten
- Bankabstimmung für KMU
- Belege in der Buchhaltung richtig organisieren
- Abstimmung des MWST-Kontos
- Periodenabgrenzung beim Monatsabschluss
- Noch nicht fakturierte Leistungen zum Periodenende
- Anlagenabgänge in der Buchhaltung
- Rechnungsnummernkreise und Nummernlücken
- Inaktive Konten bereinigen
- Stornobuchungen nach dem Monatsabschluss
- Abschlusskalender und Fristenplanung
- Abschlussdokumentation für Monats- und Jahresabschluss
Nach dem Abschluss
Aus den abgestimmten Zahlen entsteht ein kurzer Monatsbericht für die Geschäftsleitung, der in einer Besprechung mit dem Inhaber durchgegangen wird. Offene Punkte gehen mit einer klaren Übergabe zwischen Buchhaltung und Inhaber in den nächsten Monat. Zwölf saubere Monatsabschlüsse sind die beste Vorbereitung auf den Jahresabschluss für kleine Unternehmen.