Die QR-Rechnung ist seit 1. Oktober 2022 der Standard im Schweizer Zahlungsverkehr. Sie hat den orangen ESR- und den roten ES-Einzahlungsschein vollständig abgelöst und vereint Empfängerangaben, Betrag und Referenz in einem QR-Code. Für Schweizer KMU bedeutet das: schnellere Zahlungseingänge, weniger Erfassungsfehler und eine sauber automatisierbare Verbuchung. Dieser Beitrag gehört zum Themenbereich Rechnung und Zahlung und zeigt, wie Sie QR-Rechnungen korrekt erstellen und entgegennehmen.
Aufbau der QR-Rechnung
Die QR-Rechnung besteht aus zwei Teilen am unteren Rand der Rechnung, die entlang der Perforation abgetrennt werden können:
| Teil | Inhalt |
|---|---|
| Empfangsschein | Betrag, Konto, zahlungspflichtige Person |
| Zahlteil | Swiss QR Code, Betrag, Konto, weitere Felder |
Der Swiss QR Code enthält strukturierte Daten zur automatisierten Verarbeitung. Aktuelle Spezifikationen stehen unter SIX Group. Der eigentliche Rechnungstext mit Positionen, Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag steht weiterhin im oberen Teil des Dokuments; der Zahlteil ist ausschliesslich für den Zahlungsverkehr gedacht.
IBAN, QR-IBAN und Referenzen
Es gibt zwei IBAN-Varianten und drei Referenzformate. Die Wahl entscheidet darüber, wie automatisch eingehende Zahlungen später zugeordnet werden können:
- IBAN: für Rechnungen ohne strukturierte Referenz, freie Mitteilung möglich
- QR-IBAN: für Rechnungen mit QR-Referenz (vergleichbar dem früheren ESR)
Mögliche Referenztypen:
- QR-Referenz (27 Stellen, mit Prüfziffer) — nur mit QR-IBAN
- Creditor Reference nach ISO 11649 — mit normaler IBAN
- Keine Referenz — mit normaler IBAN
Die QR-Referenz erlaubt die automatische Verbuchung der eingehenden Zahlungen, weil jede Zahlung eindeutig der ursprünglichen Rechnung zugeordnet wird. Mehr dazu unter Abgleich von Bankfeed-Buchungen. Wer mit Zahlungszielen und Skonto arbeitet, sollte die Referenz konsequent setzen, damit auch Teilzahlungen und Skontoabzüge sauber erkannt werden; wie Sie diese Konditionen sinnvoll definieren, lesen Sie unter Zahlungskonditionen festlegen.
Pflichtangaben einer QR-Rechnung
Auf jeder QR-Rechnung müssen erscheinen:
- vollständige Adresse des Zahlungsempfängers
- Konto (IBAN oder QR-IBAN)
- Betrag und Währung (CHF oder EUR)
- Referenznummer (sofern vorhanden)
- ggf. Mitteilung
- Empfangsschein als Beleg für die zahlende Person
Die übrigen Rechnungsdetails (Lieferung, Steuer, Gesamtbetrag) gehören in den oberen Teil der Rechnung. Welche Angaben für eine rechtsgültige Rechnung in der Schweiz darüber hinaus zwingend sind, fasst der Beitrag Pflichtangaben auf einer Rechnung in der Schweiz zusammen.
Erstellung in der Praxis
Es gibt drei gängige Wege zur QR-Rechnung:
- Buchhaltungssoftware mit integrierter QR-Code-Generierung.
- Online-Tools für Einzelrechnungen.
- Bank-Portal mit Funktion zum Erzeugen einzelner QR-Rechnungen.
Wichtig: Der QR-Code muss exakt 46 × 46 mm gross gedruckt sein, damit Banken ihn problemlos einlesen. Das Schweizer Wappen muss zentriert eingebettet sein. Achten Sie zudem auf weisses Druckpapier ohne Hintergrundmuster und auf ausreichenden Kontrast, sonst schlägt das Scannen fehl. Für gestaffelte Zahlungen, etwa bei längeren Projekten, lassen sich mehrere QR-Rechnungen ausstellen; wie Sie dabei Akonto- und Schlussrechnungen verknüpfen, zeigt Teilrechnung und Akontozahlung richtig handhaben.
Verarbeitung eingehender QR-Rechnungen
Eingehende QR-Rechnungen lassen sich mit dem Smartphone in der Bank-App scannen oder im E-Banking importieren. Die Vorteile:
- weniger Erfassungsfehler
- automatische Übernahme von Betrag, Konto und Referenz
- direkte Verbuchung in der doppelten Buchführung
- konsistente Belegbenennung und Ablagestruktur
Praxistipps
- bei Massengeschäft mit QR-IBAN und QR-Referenz arbeiten
- bei privaten Rechnungen oft normale IBAN ausreichend
- Empfangsschein nicht vergessen, auch bei reinen E-Rechnungen
- Camt.054-Avise der Bank für die automatische Buchung nutzen
- Test-QR-Codes vor dem Versand prüfen
Bleibt eine Zahlung trotz korrekter QR-Referenz aus, hilft ein klar definierter Ablauf weiter. Wie Sie ein verlässliches Mahnwesen aufbauen, lesen Sie im entsprechenden Beitrag.
Fazit
Die QR-Rechnung ist effizient, fehlerarm und Schweizer Standard. Wer Software einsetzt, generiert und liest sie ohne Mehraufwand.