Viele Buchungen sehen jeden Monat gleich aus: die Büromiete, die Leasingrate für den Lieferwagen, die Akontobeiträge an die Ausgleichskasse, die monatliche Abschreibung. Eine wiederkehrende Buchung (auch Buchungsvorlage oder Dauerbuchung) erzeugt sie automatisch. Das ist effizient, solange jede Vorlage einen Beleg, ein Enddatum und eine verantwortliche Person hat.
Geeignete Vorgänge
| Vorgang | Typische Buchung | Grundlage |
|---|---|---|
| Büro- oder Ladenmiete | 6000 Raumaufwand an 2000 Kreditoren bzw. 1020 Bankguthaben | Mietvertrag |
| Leasing Fahrzeug | 6260 Fahrzeugleasing an 1020 | Leasingvertrag mit Ratenplan |
| Leasing Geräte und Informatik | 6105 bzw. 6570 an 1020 | Vertrag |
| AHV/IV/EO-, ALV- und FAK-Akonto | 2270 Sozialversicherungen an 1020 | Akontorechnung der Ausgleichskasse |
| BVG-Prämien | 2270 an 1020 | Beitragsrechnung der Pensionskasse |
| Planmässige Abschreibung | 6800 Abschreibungen an 1509, 1519, 1529 usw. | Anlagenverzeichnis |
| Periodisierung Jahresprämie Versicherung | 6300 Sachversicherungen an 1300 Aktive Rechnungsabgrenzungen | Police, Jahresprämie im Voraus |
| Darlehenszins | 6900 Finanzaufwand an 2300 Passive Rechnungsabgrenzungen | Darlehensvertrag |
Nicht geeignet sind Buchungen mit wechselnden Beträgen, etwa Strom nach Verbrauch oder Kreditkartenabrechnungen. Diese gehören über den Beleg in die Buchhaltung.
Vorlage oder Rechnung?
Viele Lieferanten stellen für Miete oder Leasing keine monatliche Rechnung, sondern nur einen Vertrag mit Zahlungsplan. Dann ist der Vertrag der Beleg. Legen Sie ihn in der Vorlage ab und notieren Sie die Vertragsnummer im Buchungstext. Kommt dagegen jeden Monat eine Rechnung, etwa für Software, buchen Sie die Rechnung und keine Vorlage, sonst entstehen Doppelbuchungen.
MWST in Vorlagen
- Miete von Geschäftsräumen ist grundsätzlich von der MWST ausgenommen; nur wenn der Vermieter optiert hat, steht MWST auf der Rechnung.
- Leasingraten enthalten meist MWST zum Normalsatz; hinterlegen Sie den Vorsteuercode für 1171 Vorsteuer Investitionen, übriger Betriebsaufwand.
- Sozialversicherungsbeiträge und Zinsen sind ohne MWST.
Ändert sich ein MWST-Satz, müssen alle betroffenen Vorlagen angepasst werden. Das ist ein guter Anlass, die ganze Liste durchzugehen.
Vorlagen kontrolliert halten
- Enddatum für jede Vorlage, gleich dem Vertragsende oder dem Ende des Geschäftsjahres.
- Verantwortliche Person, die bei Vertragsänderungen informiert wird.
- Monatlicher Abgleich der erzeugten Buchungen mit der Bank: Wurde die Leasingrate wirklich in dieser Höhe belastet?
- Jährliche Durchsicht vor dem Jahresabschluss: Mieterhöhungen, neue Akontobeträge der Ausgleichskasse, abgeschlossene Abschreibungen.
- Anpassungen protokollieren, etwa „Miete ab 1.4. neu 3'150 CHF laut Nachtrag“.
Die Ausgleichskasse passt die Akontobeiträge an, wenn sich die Lohnsumme wesentlich ändert. Melden Sie grössere Veränderungen, sonst folgt nach der Jahresabrechnung eine hohe Nachzahlung. Mehr dazu im Beitrag AHV-, IV- und EO-Beiträge.
Vorlagen und Abgrenzungen
Wiederkehrende Buchungen eignen sich besonders für Abgrenzungen, die jeden Monat gleich bleiben, etwa eine im Voraus bezahlte Jahreslizenz, die über zwölf Monate aufgelöst wird. Wie Sie solche Fälle aufsetzen, zeigen die Ratgeber Abonnements und wiederkehrende Kosten und Aktive Rechnungsabgrenzung und Vorauszahlungen. Für Leasingverträge gibt es zudem den Ratgeber Miet- und Leasingkosten in der Buchhaltung.