Die MWST-Abrechnung zeigt der ESTV, was Sie für eine Periode schulden. Die Buchhaltung muss denselben Betrag zeigen. Weichen die beiden ab, steckt fast immer ein falscher MWST-Code, eine fehlende Rechnung oder eine doppelte Buchung dahinter. Die Abstimmung lohnt sich deshalb vor dem Einreichen und nicht erst bei der Jahresabstimmung.
Die MWST-Konten im KMU-Kontenrahmen
| Konto | Inhalt | Ziffer in der Abrechnung (effektive Methode) |
|---|---|---|
| 1170 Vorsteuer MWST Material, Waren, Dienstleistungen, Energie | Vorsteuer auf Aufwand der Kontenklasse 4 | Ziffer 400 |
| 1171 Vorsteuer MWST Investitionen, übriger Betriebsaufwand | Vorsteuer auf Anlagen und Aufwand der Klassen 5 bis 8 | Ziffer 405 |
| 2200 Umsatzsteuer | geschuldete MWST auf Ihren Umsätzen und die Bezugsteuer | Steuerberechnung nach Sätzen und Bezugsteuer |
| 2201 Abrechnungskonto MWST | Zahllast oder Guthaben der abgerechneten Periode | Ziffer 500 |
Die Aufteilung von 1170 und 1171 ist kein Zufall: Sie entspricht genau den beiden Vorsteuerziffern im Formular. Wer sauber trennt, kann die Ziffern direkt aus den Saldi übernehmen.
Ablauf pro Abrechnungsperiode
- Umsätze prüfen: Summe der Erlöskonten 3000 bis 3800 mit Ziffer 200 (Total der Entgelte) vergleichen. Exporte, Leistungen im Ausland und von der Steuer ausgenommene Umsätze müssen in den Abzugsziffern stehen.
- Geschuldete MWST prüfen: Saldo 2200 der Periode gegen die errechnete Steuer pro Satz (8,1 %, 2,6 %, 3,8 %). Kleine Rundungsdifferenzen sind normal, grössere zeigen falsche Codes.
- Vorsteuer prüfen: Saldi 1170 und 1171 gegen die Ziffern 400 und 405. Vorsteuer auf Belegen ohne MWST-Nummer des Lieferanten wieder ausbuchen.
- Bezugsteuer kontrollieren: Rechnungen ausländischer Dienstleister ohne Schweizer MWST erscheinen sowohl als geschuldete Steuer als auch, soweit berechtigt, als Vorsteuer.
- Umbuchen auf 2201: 2200 an 2201 und 2201 an 1170 bzw. 1171. Der Saldo auf 2201 entspricht nun Ziffer 500.
- Zahlung verbuchen: 2201 an 1020 Bankguthaben. Danach steht das Abrechnungskonto für diese Periode auf null.
Saldosteuersatzmethode
Wer mit dem Saldosteuersatz abrechnet, bucht Umsätze in der Regel brutto und erfasst die geschuldete Steuer über das Konto 3809 MWST Saldosteuersatz als Erlösminderung. Vorsteuer gibt es nicht, die Konten 1170 und 1171 bleiben leer. Abgestimmt wird der Bruttoumsatz pro Saldosteuersatz und die daraus berechnete Steuer. Die Unterschiede der Methoden erklärt der Beitrag Effektive Methode oder Saldosteuersatz.
Typische Ursachen für Differenzen
| Symptom | häufige Ursache |
|---|---|
| Vorsteuer zu hoch | Privatanteile oder Repräsentationsspesen mit vollem Vorsteuerabzug gebucht |
| Umsatzsteuer zu tief | Gutschriften doppelt erfasst oder Barverkäufe ohne Code |
| Ziffer 200 passt nicht zur Erfolgsrechnung | Anzahlungen, Kursdifferenzen oder Erlöse auf Aufwandskonten |
| Saldo auf 2201 aus Vorperioden | Zahlung auf falsche Periode gebucht oder Korrektur nicht umgebucht |
| Bezugsteuer fehlt | ausländische Software-Rechnung als gewöhnlicher Aufwand gebucht |
Nach dem Einreichen
Entdecken Sie nach dem Einreichen einen Fehler, ändern Sie die alte Periode nicht stillschweigend. Korrekturen laufen über die Korrekturabrechnung oder die jährliche Finalisierung; mehr dazu unter MWST-Korrekturen nach der Abrechnung. Die aktuelle Wegleitung zum Formular finden Sie bei der ESTV unter MWST abrechnen.
Für eine laufende Kontrolle hilft der Beitrag MWST-Konto nach Zahlung abstimmen. Die richtigen Codes je Geschäftsfall beschreibt der Ratgeber zu MWST-Codes in der Buchhaltung.