Die MWST-Abrechnung im ESTV-Portal fragt nicht nach Konten, sondern nach Ziffern: Umsatz in Ziffer 200, Exporte in 220, Vorsteuer in 400 und 405. Der MWST-Code auf jeder Buchung sorgt dafür, dass die Buchhaltung diese Ziffern automatisch füllt. Ist ein Code falsch oder fehlt er, stimmt die Abrechnung nicht, auch wenn alle Konten korrekt sind.
Was ein MWST-Code festlegt
| Bestandteil | Beispiel |
|---|---|
| Steuersatz | 8.1 % Normalsatz |
| Steuerart | Umsatzsteuer, Vorsteuer oder Bezugsteuer |
| Berechnung | Betrag inklusive oder exklusive MWST |
| Steuerkonto | 2200 Umsatzsteuer, 1170 oder 1171 Vorsteuer |
| Ziffer im Formular | z. B. 303 für Umsätze zum Normalsatz |
Ein schlankes Codeset für die effektive Methode
| Code (Beispiel) | Verwendung | Satz | Ziffer |
|---|---|---|---|
| UN81 | Inlandumsatz Normalsatz | 8.1 % | 200 und 303 |
| UR26 | Inlandumsatz reduzierter Satz, z. B. Lebensmittel, Bücher | 2.6 % | 200 und 313 |
| UB38 | Beherbergung | 3.8 % | 200 und 343 |
| UEX | Export von Gegenständen | befreit | 200 und 220 |
| UAL | Dienstleistung mit Leistungsort im Ausland | nicht im Inland steuerbar | 200 und 221 |
| UAU | ausgenommene Leistung ohne Option, z. B. Vermietung | ausgenommen | 200 und 230 |
| VM81 | Vorsteuer Material, Waren, Dienstleistungen | 8.1 % | 400 |
| VI81 | Vorsteuer Investitionen, übriger Betriebsaufwand | 8.1 % | 405 |
| BZ81 | Bezugsteuer auf Dienstleistungen aus dem Ausland | 8.1 % | 383, gleichzeitig Vorsteuer 405 bei voller Berechtigung |
Die Bezeichnungen der Codes legen Sie selbst fest; viele Programme bringen eigene Vorlagen mit. Wichtig ist, dass die Ziffernzuordnung stimmt. Die Trennung von Vorsteuer auf 1170 und 1171 im KMU-Kontenrahmen entspricht genau den Ziffern 400 und 405, was die Abstimmung erleichtert. Die aktuellen Sätze publiziert die ESTV unter MWST-Steuersätze Schweiz.
Saldosteuersatz: andere Logik
Wer mit dem Saldosteuersatz abrechnet, bucht Umsätze brutto und deklariert sie zu einem oder zwei bewilligten Saldosteuersätzen. Vorsteuercodes entfallen, dafür braucht es Codes pro bewilligtem Satz, für Exporte und für Bezugsteuer. Die Steuer wird bei vielen KMU über 3809 MWST Saldosteuersatz als Erlösminderung erfasst. Mehr dazu im Beitrag MWST-Saldosteuersatz.
Häufige Fehler
- Ein Code für alles: Exportumsätze mit Normalsatz-Code führen zu geschuldeter MWST, die gar nicht anfällt.
- Vorsteuer auf Privates: Belege mit privatem Anteil brauchen eine Korrektur in Ziffer 415.
- Alte Sätze aktiv: Codes mit 7.7 % oder 2.5 % nach dem Satzwechsel nur noch für Leistungen vor 2024 verwenden und dann deaktivieren.
- Bezugsteuer vergessen: Software-Abos und Werbung ausländischer Anbieter laufen ohne Code am Formular vorbei.
- Code auf dem falschen Konto: Ein Vorsteuercode auf einem Ertragskonto zeigt fast immer einen Erfassungsfehler.
Kontrolle vor jeder Abrechnung
- MWST-Bericht nach Ziffern erstellen und mit dem Vorquartal vergleichen.
- Buchungen ohne Code auf Ertrags- und Aufwandkonten auflisten.
- Umsatz der Ziffer 200 gegen die Erträge der Klasse 3 abstimmen.
- Vorsteuer der Ziffern 400 und 405 gegen 1170 und 1171 prüfen.
Wie die Konten nach der Abrechnung ausgeglichen werden, zeigt der Ratgeber zur Abstimmung des MWST-Kontos. Wenn ein Code falsch war und die Abrechnung schon eingereicht ist, hilft der Beitrag zu MWST-Korrekturen nach der Abrechnung. Tipps zur Automatisierung gibt MWST-Codes automatisieren.