Die Quartalsabrechnung ist bei der ESTV, und dann fällt auf: Eine Ausgangsrechnung wurde mit dem falschen Satz erfasst, eine Lieferantenrechnung fehlt, oder eine Bezugsteuer wurde vergessen. Das Mehrwertsteuergesetz verlangt, dass solche Mängel korrigiert werden (Art. 72 MWSTG). Entscheidend ist, welches Instrument Sie wählen.
Zwei Wege der Korrektur
| Instrument | Wofür | Wann |
|---|---|---|
| Korrekturabrechnung | Fehler in einer einzelnen Monats-, Quartals- oder Semesterabrechnung | sobald der Fehler bekannt ist, während der Steuerperiode |
| Jahresabstimmung (Berichtigungsabrechnung, auch Finalisierung genannt) | Abgleich aller Abrechnungen eines Geschäftsjahres mit dem Jahresabschluss | nach dem Jahresabschluss, innerhalb der Frist der ESTV |
Korrekturen werden online im ESTV-Portal erfasst. In der Jahresabstimmung deklarieren Sie nur die Differenzen zu den bereits eingereichten Abrechnungen, nicht die ganzen Jahreszahlen. Stimmen die Zahlen, ist keine Berichtigung nötig. Lässt ein Unternehmen die Frist ohne Berichtigung verstreichen, geht die ESTV davon aus, dass die eingereichten Abrechnungen vollständig und richtig sind. Formular, Frist und Zahlungshinweise beschreibt die ESTV auf ihrer Seite zur Jahresabstimmung.
Typische Fehler und ihre Wirkung
| Fehler | Wirkung | Korrektur |
|---|---|---|
| Umsatz zu 2.6 % statt 8.1 % deklariert | zu wenig geschuldete MWST | Nachdeklaration, Zahlung mit Verzugszins |
| Vorsteuer doppelt abgezogen | zu hohe Vorsteuer | Vorsteuer reduzieren |
| Lieferantenrechnung vergessen | Vorsteuer fehlt | Vorsteuer nachträglich geltend machen |
| Bezugsteuer auf Software-Abo aus dem Ausland vergessen | Steuer fehlt; bei vollem Vorsteuerabzug oft neutral | Bezugsteuer deklarieren und gleichzeitig als Vorsteuer abziehen |
| Exportumsatz ohne Ausfuhrnachweis | Befreiung nicht belegt | Nachweis beschaffen oder Umsatz versteuern |
Verzugszins
Führt eine Korrektur zu einer Nachzahlung, schuldet das Unternehmen Verzugszins ab dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum. Den Satz legt das Eidgenössische Finanzdepartement fest und passt ihn periodisch an; massgebend ist der von der ESTV publizierte Satz. Die ESTV verzichtet nach eigener Angabe grundsätzlich auf kleine Zinsbeträge unter einer Bagatellgrenze. Wer Fehler früh mit einer Korrekturabrechnung meldet, statt bis zur Jahresabstimmung zu warten, hält den Zins klein.
Frühere Geschäftsjahre
Auch Fehler aus abgeschlossenen Jahren müssen korrigiert werden, solange die Steuerforderung nicht rechtskräftig oder verjährt ist. Das Recht der ESTV, die Steuer festzusetzen, verjährt grundsätzlich fünf Jahre nach Ablauf der Steuerperiode; Unterbrechungshandlungen verlängern die Frist. Melden Sie sich bei Korrekturen über mehrere Jahre am besten vorab bei der ESTV, um das Vorgehen abzustimmen.
Ablauf in der Buchhaltung
- Fehler dokumentieren: betroffene Belege, Periode, Steuersatz und Betrag.
- Buchung korrigieren mit Storno und Neubuchung im offenen Monat, mit Hinweis auf die betroffene Abrechnungsperiode. Siehe Stornobuchungen nach dem Monatsabschluss.
- Korrektur im ESTV-Portal einreichen, als Korrekturabrechnung für die betroffene Periode oder gesammelt in der Jahresabstimmung.
- Nachzahlung oder Guthaben auf 2201 Abrechnungskonto MWST verbuchen und mit der Zahlung bzw. Rückerstattung abgleichen.
- MWST-Konten abstimmen, damit 2200, 1170, 1171 und 2201 zur korrigierten Deklaration passen. Wie das geht, zeigt der Ratgeber Abstimmung des MWST-Kontos.
Vorbeugen ist günstiger
- Vor jeder Quartalsabrechnung eine MWST-Code-Prüfung der grössten Umsätze und Vorsteuern
- Bezugsteuerpflichtige Lieferanten in den Stammdaten markieren
- Umsatzabstimmung zwischen Erfolgsrechnung und deklarierten Umsätzen mindestens jährlich, wie im Beitrag MWST-Jahresabstimmung und Umsatzabgleich beschrieben
Die technische Erfassung im Portal erklärt der Beitrag MWST-Korrekturabrechnung online.