Ein Kreditorenkonto mit Soll-Saldo zeigt, dass ein Lieferant Ihnen etwas schuldet. Solche debitorischen Kreditoren sind oft kleine Beträge aus Gutschriften, die nie verwendet wurden. Zusammengezählt kann daraus aber ein spürbarer Betrag werden, der in der Kasse fehlt.
Typische Ursachen
- Gutschrift für eine Retoure, eine Mängelrüge oder einen Bonus, die nicht mit einer Rechnung verrechnet wurde
- Doppelzahlung einer Rechnung, etwa wenn sie per E-Mail und per Post erfasst wurde
- Anzahlung an einen Lieferanten, deren Schlussrechnung noch fehlt
- Zahlung auf das Konto des falschen Lieferanten
- Skonto, das der Lieferant nachträglich gutschreibt
Vorgehen
- Saldo analysieren: Welche Belege bilden den Saldo? Gibt es eine noch nicht erfasste Rechnung, die ihn ausgleicht?
- Lieferantenauszug anfordern: Bestätigt der Lieferant das Guthaben? Mehr unter Abstimmung von Lieferantenkonten.
- Rückzahlung oder Verrechnung vereinbaren: Bei laufender Beziehung ist die Verrechnung mit der nächsten Rechnung am einfachsten. Endet die Zusammenarbeit, fordern Sie das Guthaben mit Angabe Ihrer IBAN schriftlich zurück.
- Frist setzen und nachfassen: Bleibt der Lieferant untätig, behandeln Sie das Guthaben wie eine Kundenforderung mit Mahnung.
Vorsteuer nicht vergessen
Eine Gutschrift eines Lieferanten mindert das Entgelt und damit die abziehbare Vorsteuer. Wird die Gutschrift erst spät erfasst, ist die Vorsteuer in der betreffenden Periode zu hoch. Buchen Sie die Gutschrift mit dem gleichen MWST-Code wie die ursprüngliche Rechnung, damit die Vorsteuer auf 1170 bzw. 1171 korrigiert wird. Bei einer Doppelzahlung gibt es dagegen keine MWST-Wirkung, weil keine zusätzliche Leistung bezogen wurde.
Ausweis per Bilanzstichtag
Soll-Salden bei Lieferanten werden nicht mit den übrigen Kreditoren verrechnet, sondern umgegliedert:
| Art | Konto |
|---|---|
| Rückforderung aus Gutschrift oder Doppelzahlung | 1190 Sonstige kurzfristige Forderungen |
| Anzahlung für Waren oder Anlagen | als geleistete Anzahlung bei Vorräten bzw. Sachanlagen |
So zeigt die Bilanz sowohl die tatsächliche Schuld gegenüber Lieferanten als auch Ihre Guthaben.
Wenn der Lieferant nicht zahlen kann
Gerät ein Lieferant in Konkurs, melden Sie Ihr Guthaben beim zuständigen Konkursamt an. Die Forderung wird je nach Aussicht wertberichtigt, auf 1199 Wertberichtigungen sonstige kurzfristige Forderungen. Ist sie definitiv verloren, wird sie ausgebucht. Informationen zum Verfahren finden Sie bei den Betreibungs- und Konkursämtern.
Vorbeugen
| Massnahme | Wirkung |
|---|---|
| Gutschriften sofort mit offener Rechnung ausgleichen | kein Restsaldo entsteht |
| Doppelte Rechnungsnummern pro Lieferant blockieren | verhindert Doppelzahlungen |
| Anzahlungen auf separatem Konto führen | Schlussrechnung wird korrekt verrechnet |
| Monatliche Liste aller Kreditoren mit Soll-Saldo | alte Guthaben fallen auf |
Wie Sie Doppelzahlungen von Anfang an vermeiden, zeigt der Ratgeber doppelte Rechnungen und Doppelzahlungen. Für die Bereinigung zum Jahresende hilft der Beitrag Kreditorenliste zum Jahresende bereinigen.