Viele Lieferanten schicken monatlich oder auf Anfrage einen Kontoauszug. Er ist das wertvollste Kontrolldokument für die Kreditorenbuchhaltung: Er zeigt die Sicht des Lieferanten und damit genau die Posten, die in Ihrer Buchhaltung fehlen oder anders erfasst sind.
Was abgestimmt wird
| Ihre Buchhaltung | Lieferantenauszug |
|---|---|
| offene Posten auf 2000 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen | offene Rechnungen beim Lieferanten |
| bezahlte Rechnungen aus dem Zahlungslauf (pain.001) | verbuchte Zahlungseingänge |
| erfasste Gutschriften | ausgestellte Gutschriften |
| Skontoabzüge | akzeptierte oder abgelehnte Abzüge |
Typische Differenzen und ihre Lösung
- Rechnung fehlt in Ihrer Buchhaltung: Oft liegt sie noch im Posteingang oder in einem persönlichen Mailpostfach. Beleg anfordern, Vorsteuer erst mit gültiger Rechnung nach Art. 26 MWSTG geltend machen.
- Gutschrift fehlt: Eine Gutschrift für eine Retoure oder einen Preisnachlass reduziert nicht nur die Schuld, sondern auch die Vorsteuer. Fehlt sie, haben Sie zu viel Vorsteuer abgezogen.
- Zahlung beim Lieferanten nicht angekommen: IBAN in den Stammdaten prüfen, Zahlungsbestätigung der Bank beilegen.
- Zahlung auf falsche Rechnung: Bei Sammelzahlungen ohne klare Referenz ordnet der Lieferant oft anders zu. Zuordnung schriftlich abstimmen.
- Doppelzahlung: Wenn dieselbe Rechnung als PDF und auf Papier erfasst wurde. Rückforderung oder Verrechnung mit der nächsten Rechnung vereinbaren, siehe doppelte Rechnungen und Doppelzahlungen.
- Skonto abgelehnt: Der Lieferant akzeptiert den Abzug nicht, weil die Frist verpasst wurde. Restbetrag zahlen oder ausbuchen und die Vorsteuer anpassen.
Lieferanten in Euro
Bei Lieferanten aus dem EU-Raum führen Sie das Konto oft in EUR. Stimmen Sie den Fremdwährungssaldo ab, nicht den CHF-Gegenwert, denn Kursdifferenzen sind keine Abweichung gegenüber dem Lieferanten. Bei Warenimporten gehört die Einfuhrsteuer des Bundesamts für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG) nicht auf das Lieferantenkonto, sondern auf eine eigene Gegenbuchung mit Vorsteuer.
Debitorische Kreditoren
Ein Saldo im Soll auf einem Lieferantenkonto bedeutet, dass der Lieferant Ihnen Geld schuldet: aus einer Gutschrift, einer Anzahlung oder einer Doppelzahlung. Solche Salden sollten nicht über den Stichtag stehen bleiben, ohne dass geklärt ist, ob sie verrechnet oder zurückbezahlt werden. Mehr dazu unter alte Soll-Salden bei Lieferanten.
Routine
| Zeitpunkt | Aufgabe |
|---|---|
| monatlich | Auszüge der zehn grössten Lieferanten abgleichen |
| vor dem Zahlungslauf | Gutschriften und Sperren prüfen, damit nichts doppelt bezahlt wird |
| vor der MWST-Abrechnung | fehlende Gutschriften mit Vorsteuerwirkung nachbuchen |
| per Bilanzstichtag | Kreditorenliste mit Auszügen belegen und Wareneingänge ohne Rechnung abgrenzen |
Die Bereinigung der Kreditorenliste zum Jahresende beschreibt der Beitrag Kreditorenliste zum Jahresende bereinigen. Wie Lieferantenrechnungen vom Eingang bis zur Zahlung laufen, zeigt der Ratgeber zu Lieferantenrechnungen in der Buchhaltung.