Ein Lieferant schickt die Rechnung per E-Mail, eine Woche später als Papier mit der Post und kurz darauf eine Zahlungserinnerung mit derselben QR-Rechnung im Anhang. Wird jede Version erfasst, steht der Betrag dreimal auf 2000 Kreditoren und die Vorsteuer wird dreimal abgezogen. Bezahlt jemand die Erinnerung zusätzlich, ist das Geld weg, bis es zurückgefordert ist.
Wie Doppelungen entstehen
| Quelle | Typische Situation |
|---|---|
| Mehrere Eingangskanäle | E-Mail, Post, eBill und Lieferantenportal für dieselbe Rechnung |
| Erinnerung statt Rechnung | Mahnung mit neuem Datum wird als neue Rechnung gebucht |
| Manuelle Zahlung | Rechnung im E-Banking direkt bezahlt und zusätzlich im Zahlungslauf |
| Kreditkarte und Rechnung | Software-Abo per Karte bezahlt, Rechnung trotzdem im Zahlungslauf |
| Kunde zahlt doppelt | Kunde begleicht QR-Rechnung und zusätzlich die Zahlungserinnerung |
Dubletten erkennen, bevor gebucht wird
Eine Buchhaltungssoftware sollte beim Erfassen warnen, wenn eine dieser Kombinationen schon existiert:
- Lieferant und Rechnungsnummer identisch
- QR-Referenz identisch, denn sie ist pro Rechnung eindeutig
- Betrag und Rechnungsdatum identisch beim gleichen Lieferanten
- UID oder MWST-Nummer gleich, aber Lieferant zweimal als Stammdatensatz angelegt
Punkt 4 ist eine häufige Ursache: Derselbe Lieferant existiert als «Swisscom» und «Swisscom (Schweiz) AG». Bereinigen Sie solche Doppeleinträge mit dem Ratgeber Stammdatenpflege bei Lieferanten.
Doppelt erfasst, aber nicht bezahlt
Stornieren Sie die zweite Erfassung mit Verweis auf die erste und vermerken Sie den Grund. Löschen Sie die Buchung nicht ersatzlos, wenn sie bereits in einer abgeschlossenen MWST-Periode lag. In diesem Fall wurde zu viel Vorsteuer geltend gemacht, und die Korrektur gehört in die nächste Abrechnung. Wie Sie das handhaben, erklärt MWST-Korrekturen nach der Abrechnung.
Doppelt bezahlt an einen Lieferanten
Nach der Stornierung der Doppelerfassung zeigt der Kreditor einen Sollsaldo in Höhe der zweiten Zahlung. Das ist ein Guthaben, das Sie zurückfordern oder mit der nächsten Rechnung verrechnen:
- Verrechnung: Der Lieferant bestätigt schriftlich, dass er die nächste Rechnung um den Betrag kürzt.
- Rückzahlung: Sie verlangen die Überweisung auf Ihr Konto und lassen den Sollsaldo bis zum Eingang offen.
Ein Rückforderungsanspruch aus ungerechtfertigter Bereicherung verjährt nach Art. 67 OR drei Jahre ab Kenntnis. Warten Sie nicht bis zum Jahresabschluss, um alte Sollsalden zu prüfen. Mehr dazu unter Alte Soll-Salden bei Lieferanten.
Kunde zahlt doppelt
Die zweite Zahlung erzeugt ein Kundenguthaben auf 1100 Debitoren. Sie haben drei Möglichkeiten:
- Rückzahlung auf das Konto, von dem die Zahlung kam, mit kurzer Bestätigung an den Kunden.
- Verrechnung mit einer offenen oder der nächsten Rechnung, wenn der Kunde zustimmt.
- Bei Kleinstbeträgen und fehlender Erreichbarkeit nach einer festgelegten Frist ausbuchen.
Die MWST ist von der Doppelzahlung nicht betroffen, weil kein zusätzlicher Umsatz entstanden ist, sofern Sie nach vereinbarten Entgelten abrechnen. Bei vereinnahmten Entgelten darf die zweite Zahlung nicht als Umsatz deklariert werden. Wie Kundenguthaben behandelt werden, zeigt Alte Haben-Salden bei Kunden.
Kontrollen im Zahlungslauf
- Vor jeder Freigabe die Liste nach gleichen Beträgen und Empfängern sortieren
- Zahlungen nur aus der Buchhaltung auslösen, nicht zusätzlich im E-Banking
- Kartenzahlungen sofort mit der Rechnung verknüpfen, damit diese als bezahlt gilt
- Zahlungserinnerungen nie verbuchen, sondern nur mit dem offenen Posten abgleichen
Mehr zum Ablauf finden Sie im Ratgeber Zahlungslauf für Lieferanten und unter Lieferantenrechnungen in der Buchhaltung.