Beim Wechsel der Buchhaltungssoftware ist der wichtigste Moment die Übernahme der Anfangssalden. Stimmen sie nicht, zieht sich die Differenz durch jede Bankabstimmung, jede MWST-Abrechnung und schliesslich durch die nächste Jahresrechnung.
Stichtag wählen
| Stichtag | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|
| 1. Januar | nur Bilanzsalden nötig, sauberer Schnitt | Vorjahr muss im alten System fertig abgeschlossen werden |
| Beginn eines MWST-Quartals | MWST-Perioden bleiben in einem System | auch Salden der Erfolgsrechnung sind zu übernehmen |
| mitten im Monat | keiner | doppelte Arbeit bei Bank, Löhnen und MWST |
Für die meisten KMU ist der 1. Januar der beste Zeitpunkt. Wer unter dem Jahr wechselt, sollte zumindest einen Quartalsbeginn wählen.
Was übernommen wird
- Eröffnungsbilanz: Alle Bilanzkonten mit den Salden der Schlussbilanz. Ist die Jahresrechnung des Vorjahres noch nicht final, übernehmen Sie vorläufige Werte und buchen die Abschlussbuchungen nach.
- Offene Posten Debitoren: jede offene Rechnung einzeln mit Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und QR-Referenz, damit eingehende Zahlungen im neuen System automatisch zugeordnet werden.
- Offene Posten Kreditoren: einzeln mit Lieferant, Rechnungsnummer und Fälligkeit, damit der Zahlungslauf vollständig ist.
- MWST: Saldo des Abrechnungskontos 2201 und offene Perioden. Wurde das letzte Quartal noch im alten System abgerechnet, muss die Zahlung im neuen System auf 2201 ausgeglichen werden.
- Fremdwährungen: Salden in Originalwährung und in CHF, damit spätere Kursdifferenzen stimmen.
- Anlagen: Anschaffungswert, kumulierte Abschreibungen und Anschaffungsdatum pro Anlage.
- Bei Wechsel unter dem Jahr: kumulierte Salden der Erfolgskonten seit Jahresbeginn.
Kontenplan abbilden
Der Wechsel ist eine gute Gelegenheit, den Kontenplan auf den KMU-Kontenrahmen auszurichten. Erstellen Sie eine Zuordnungstabelle von alten zu neuen Konten und prüfen Sie, dass jede Summe nach der Zuordnung gleich bleibt. Wer Konten zusammenlegt, sollte das vor dem Stichtag entscheiden, nicht danach. Hinweise gibt der Ratgeber Kontenrahmen bereinigen.
Kontrollen nach der Übernahme
| Prüfung | Soll |
|---|---|
| Summe Soll gleich Summe Haben | Eröffnungsbilanz geht auf |
| Eigenkapital inkl. Gewinnvortrag | entspricht der Schlussbilanz bzw. dem GV-Beschluss |
| Offene-Posten-Listen | Summe entspricht 1100 bzw. 2000 |
| Bankkonten | Saldo entspricht dem Bankauszug per Stichtag |
| MWST | 2201 entspricht der noch offenen Zahllast |
Den Vortrag des Ergebnisses erklärt der Beitrag Gewinnvortrag in der Software buchen.
Altes System archivieren
Geschäftsbücher und Belege sind zehn Jahre aufzubewahren, und sie müssen in dieser Zeit lesbar bleiben (Art. 958f OR). Exportieren Sie Journal, Hauptbuch, Offene-Posten-Listen und Belege in ein dauerhaftes Format wie PDF/A und CSV, bevor Sie das alte Abo kündigen. Der Beitrag Datenarchiv beim Softwarewechsel beschreibt das Vorgehen; eine Probemigration vorab erklärt Testmigration der Buchhaltung.
Den gesamten Wechsel Schritt für Schritt behandelt der Ratgeber Buchhaltungssystem ohne Chaos wechseln.