Kein Schweizer Gesetz schreibt einen bestimmten Kontenplan vor. In der Praxis arbeiten aber fast alle KMU, Treuhänder und Buchhaltungsprogramme mit dem Schweizer Kontenrahmen KMU, herausgegeben vom Verein veb.ch (heute Swiss Accounting). Wer davon stark abweicht, zahlt bei jeder Übergabe an eine neue Treuhand, bei jedem Softwarewechsel und bei jeder Revision drauf.
Die neun Klassen als Gerüst
| Klasse | Inhalt |
|---|---|
| 1 | Aktiven |
| 2 | Passiven |
| 3 | Betrieblicher Ertrag aus Lieferungen und Leistungen |
| 4 | Aufwand für Material, Handelswaren, Dienstleistungen und Energie |
| 5 | Personalaufwand |
| 6 | Übriger betrieblicher Aufwand, Abschreibungen und Finanzergebnis |
| 7 | Betrieblicher Nebenerfolg |
| 8 | Betriebsfremder, ausserordentlicher, einmaliger oder periodenfremder Erfolg |
| 9 | Abschluss |
Eine kostenlose Kurzfassung mit den wichtigsten Konten bietet der Schulkontenrahmen KMU auf dem KMU-Portal des Bundes.
Typische Wildwüchse
- Doppelte Konten: “Software”, “IT-Abos” und “Lizenzen” nebeneinander, obwohl alles zu 6570 Informatikaufwand gehört
- Kunden- oder Projektkonten in der Erfolgsrechnung: “Erlös Müller AG”, “Erlös Projekt Seefeld”
- Falsche Klasse: Bankspesen im Verwaltungsaufwand 6500 statt im Finanzaufwand 6900
- Betriebsfremdes vermischt: Privatfahrzeug oder Liegenschaft des Inhabers im betrieblichen Aufwand statt in Klasse 8
- Sammelkonten “Diverses”: Beträge ohne Aussage für Analyse und Steuererklärung
Vorgehen in sechs Schritten
- Saldenliste exportieren mit Anzahl Buchungen und Saldo pro Konto für die letzten zwei Jahre.
- Zielstruktur festlegen: Jedes bestehende Konto erhält ein Zielkonto im KMU-Kontenrahmen.
- Detail auslagern: Kunden, Projekte und Standorte laufen über Kostenstellen oder Kostenträger, nicht über eigene Konten. Mehr dazu unter Kostenstellen in der Buchhaltung.
- MWST-Codes übertragen: Das Zielkonto muss die richtigen Standardcodes für Vorsteuer (1170, 1171) oder Umsatzsteuer erhalten.
- Umstellung zum Geschäftsjahresbeginn: Neue Struktur ab dem ersten Tag des Geschäftsjahres, alte Konten sperren, nicht löschen. Siehe Inaktive Konten bereinigen.
- Vorjahr überleiten: Eine Überleitungstabelle alt-neu sorgt dafür, dass Vorjahresvergleiche in der Jahresrechnung stimmen.
Mindestgliederung des OR prüfen
Die Jahresrechnung muss mindestens die Positionen nach Art. 959a OR für die Bilanz und Art. 959b OR für die Erfolgsrechnung zeigen. Ein bereinigter Kontenplan bildet diese Positionen direkt ab: flüssige Mittel, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Vorräte, Sachanlagen, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, verzinsliche Verbindlichkeiten, Rückstellungen und Eigenkapital. Wenn Ihre Software die Jahresrechnung aus den Konten erzeugt, prüfen Sie nach der Bereinigung die Zuordnung zu diesen Positionen.
Ein Beispiel aus einem Architekturbüro
| Alter Kontenplan | Neuer Kontenplan |
|---|---|
| 3001 Honorare Wohnbau, 3002 Honorare Gewerbe, 3003 Honorare Wettbewerbe | 3400 Dienstleistungserlöse, Kostenträger pro Projekt |
| 6510 Adobe, 6511 Autodesk, 6512 Microsoft | 6570 Informatikaufwand inkl. Leasing |
| 6800 Abschreibungen, 6801 Abschreibung Plotter | 6800 Abschreibungen und Wertberichtigungen, Detail im Anlagenverzeichnis |
| 6999 Diverses | aufgelöst und zugeordnet |
Das Büro hat danach 40 % weniger Konten, und die Treuhand findet jede Position auf Anhieb. Die Grundlagen zum Aufbau stehen im Beitrag KMU-Kontenrahmen Schweiz.