Ein Schreiner verlangt 30 % vor Produktionsbeginn, ein Maschinenhändler die Hälfte bei Bestellung, ein ausländischer Lieferant Vorkasse. In all diesen Fällen zahlen Sie, bevor die Ware oder Leistung da ist. Buchhalterisch entsteht damit ein Guthaben gegenüber dem Lieferanten und noch kein Aufwand.
Wohin die Anzahlung gehört
| Zweck der Anzahlung | Bilanzposition |
|---|---|
| Handelswaren oder Material | Vorräte, Unterkonto für geleistete Anzahlungen |
| Maschine, Fahrzeug, Einrichtung | Sachanlagen, Unterkonto für Anzahlungen auf Anlagen |
| Dienstleistung, z. B. Beratung oder Messestand | 1190 Sonstige kurzfristige Forderungen |
Viele KMU führen dafür ein eigenes Unterkonto, damit die Anzahlungen nicht mit gewöhnlichen Forderungen vermischt werden. Wichtig ist nur, dass die Anzahlung nicht auf dem Aufwandkonto 4200 oder 4400 landet und nicht als Minussaldo auf 2000 Kreditoren stehen bleibt.
MWST: Vorsteuer schon bei der Anzahlung?
Ob Sie die Vorsteuer bereits auf der Anzahlung abziehen dürfen, hängt von Ihrer Abrechnungsart ab (Art. 40 MWSTG):
- Abrechnung nach vereinbarten Entgelten: Das Recht auf Vorsteuerabzug entsteht mit dem Empfang der Rechnung. Eine Anzahlungsrechnung mit ausgewiesener MWST genügt.
- Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten: Das Recht entsteht mit der Zahlung. Auch hier brauchen Sie einen Beleg, der die Angaben nach Art. 26 MWSTG enthält.
- Saldosteuersatzmethode: Es gibt keinen Vorsteuerabzug; die Anzahlung wird brutto gebucht.
Ohne Rechnung mit MWST-Ausweis, etwa bei einer blossen Zahlungsaufforderung per E-Mail, gibt es keinen Vorsteuerabzug. Mehr zu den Grundsätzen im Beitrag Vorsteuerabzug richtig nutzen.
Beispiel: Anzahlung für eine Ladeneinrichtung
Ein Detailhändler bestellt eine Ladeneinrichtung für CHF 21'620 inkl. 8,1 % MWST und zahlt 40 % an. Er rechnet effektiv nach vereinbarten Entgelten ab.
| Schritt | Soll | Haben | Betrag CHF |
|---|---|---|---|
| Anzahlungsrechnung erhalten | Anzahlungen auf Sachanlagen | 2000 Kreditoren | 8'000.00 |
| 1171 Vorsteuer Investitionen | 2000 Kreditoren | 648.00 | |
| Zahlung über Bank | 2000 Kreditoren | 1020 Bank | 8'648.00 |
| Schlussrechnung, Gesamtbetrag | 1510 Mobiliar und Einrichtungen | 2000 Kreditoren | 20'000.00 |
| Vorsteuer auf Restbetrag | 1171 Vorsteuer Investitionen | 2000 Kreditoren | 972.00 |
| Anzahlung verrechnen | 2000 Kreditoren | Anzahlungen auf Sachanlagen | 8'000.00 |
Auf dem Kreditor bleibt der Restbetrag von CHF 12'972 offen. Die Vorsteuer wird insgesamt nur einmal abgezogen: 648 plus 972 ergibt die 1'620 CHF der Gesamtrechnung.
Die Schlussrechnung prüfen
Eine korrekte Schlussrechnung zeigt den Gesamtpreis, die geleistete Anzahlung mit Datum und den verbleibenden Betrag. Fehlt der Abzug der Anzahlung, droht eine Doppelzahlung. Fehlt der MWST-Ausweis der Anzahlung, ist unklar, ob die Vorsteuer schon geltend gemacht wurde. Halten Sie die Zahlung zurück, bis der Lieferant korrigiert hat, wie im Beitrag zu Rechnungsstreitigkeiten und Zahlungssperren beschrieben.
Anzahlungen in Fremdwährung
Bei Vorkasse in EUR buchen Sie die Anzahlung zum Kurs am Zahlungstag. Für die MWST gelten die von der ESTV publizierten oder die nach Ihrer gewählten Praxis zulässigen Kurse. Die Kursdifferenz zwischen Anzahlung und Schlussrechnung gehört in den Finanzerfolg, nicht in den Anschaffungswert der Anlage.
Kontrollen am Monatsende
- Jede offene Anzahlung hat eine Bestellung oder einen Vertrag und eine Anzahlungsrechnung.
- Anzahlungen, die älter als die vereinbarte Lieferfrist sind, werden beim Lieferanten nachgefragt.
- Ist die Ware geliefert, muss die Anzahlung verrechnet sein, sonst ist das Guthaben zu hoch.
- Zum Jahresende prüfen Sie, ob ein Lieferant in Konkurs ist. Eine verlorene Anzahlung muss wertberichtigt werden.
Wie Anzahlungen beim Jahresabschluss abgestimmt werden, erklärt der Beitrag Anzahlungen im Jahresabschluss abstimmen. Den spiegelbildlichen Fall auf der Verkaufsseite finden Sie unter Kundenanzahlungen.