Ein Kunde meldet, die Lieferung sei unvollständig. Ein Lieferant verrechnet Stunden, die nie vereinbart wurden. In beiden Fällen existiert eine Rechnung, deren Betrag strittig ist. Buchhalterisch ist das kein Sonderfall, sondern ein offener Posten mit Status: Er bleibt auf 1100 Debitoren oder 2000 Kreditoren, bis er bezahlt, gutgeschrieben oder ausgebucht wird.
Zwei Seiten derselben Situation
| Bestrittene Debitorenrechnung | Bestrittene Kreditorenrechnung | |
|---|---|---|
| Konto | bleibt auf 1100 Debitoren | bleibt auf 2000 Kreditoren |
| Sperre | Mahnsperre für diesen Posten | Zahlungssperre im Zahlungslauf |
| Typischer Auslöser | Mängelrüge, Preisdifferenz, falscher Empfänger | fehlende Leistung, falscher Preis, Doppelverrechnung |
| Auflösung | Zahlung, Gutschrift oder Wertberichtigung | Zahlung, Gutschrift des Lieferanten oder Ausbuchung |
Die Rechnung wird nicht storniert, nur weil jemand widerspricht. Solange keine Einigung vorliegt, gilt die ursprüngliche Forderung bzw. Schuld.
Mängelrüge: warum Fristen zählen
Beim Kaufvertrag muss der Käufer die Ware prüfen, sobald es nach dem üblichen Geschäftsgang tunlich ist, und Mängel sofort anzeigen (Art. 201 OR). Für Ihre Buchhaltung heisst das:
- Halten Sie das Datum der Rüge im Debitoren- oder Kreditorenposten fest.
- Legen Sie die schriftliche Rüge (E-Mail, Brief, Lieferschein mit Vermerk) als Beleg zur Rechnung.
- Eine Rüge, die erst Monate später kommt, ist ein Argument in der Verhandlung, keine Buchung.
Sperre richtig setzen
- Nur den strittigen Posten sperren, nicht den ganzen Kunden oder Lieferanten. Andere Rechnungen laufen normal weiter.
- Grund und Verantwortliche Person im Posten notieren, etwa „Mängelrüge vom 4.3., Klärung durch Verkauf“.
- Wiedervorlage setzen, damit die Sperre nicht ewig hängt. Ohne Frist wird aus einer Rückfrage eine vergessene Altlast.
- Bei Teilstreit nur den bestrittenen Teil sperren; den unbestrittenen Betrag kann der Kunde bezahlen bzw. Sie Ihrem Lieferanten überweisen.
Wie sich die Sperre in die übrige Mahnlogik einfügt, zeigt der Ratgeber zu Forderungsmanagement und Mahnroutine.
Wie ein Streit endet
| Ergebnis | Buchung | MWST |
|---|---|---|
| Kunde zahlt voll | normaler Zahlungseingang | keine Korrektur |
| Preisnachlass vereinbart | Gutschrift an den Kunden, Erlösminderung 3800 | Entgeltsminderung, geschuldete MWST sinkt |
| Lieferant schreibt gut | Gutschrift gegen 2000 Kreditoren und Aufwandskonto | Vorsteuer wird entsprechend reduziert |
| Kunde zahlt nicht, Forderung berechtigt | Mahnung, danach allenfalls Betreibung | erst bei definitivem Verlust korrigieren |
Bei einem Nachlass stellen Sie eine Gutschrift mit Bezug auf die Originalrechnung aus. Die Details dazu stehen im Ratgeber Gutschriften und Rechnungskorrekturen.
Betreibung und Rechtsvorschlag
Bleibt der Kunde trotz berechtigter Forderung untätig, ist in der Schweiz die Betreibung der nächste Schritt. Erhebt der Schuldner gegen den Zahlungsbefehl Rechtsvorschlag, steht die Betreibung still, bis Sie den Rechtsvorschlag beseitigen lassen. In der Buchhaltung bleibt die Forderung bestehen; prüfen Sie aber zum Abschluss eine Einzelwertberichtigung auf 1109. Wann eine Forderung endgültig ausgebucht wird, beschreibt der Ratgeber Uneinbringliche Forderungen und Ausbuchung.
Monatliche Durchsicht
- Liste aller gesperrten Debitoren- und Kreditorenposten mit Alter, Betrag und Grund
- Sperren ohne Notiz oder mit abgelaufener Wiedervorlage sofort klären
- strittige Debitoren in der Debitorenalter-Analyse separat ausweisen, damit sie das Bild der normalen Zahlungsmoral nicht verzerren
- vor dem Jahresabschluss entscheiden: Wertberichtigung, Rückstellung für Prozesskosten oder kein Handlungsbedarf