Bestreitet ein Karteninhaber eine Zahlung bei seiner Bank, kann diese den Betrag über das Kartennetzwerk zurückfordern. Der Acquirer, also der Anbieter, über den Sie Kartenzahlungen abwickeln, belastet Ihnen dann den Betrag zurück und verrechnet ihn meist direkt mit der nächsten Auszahlung. Dazu kommt oft eine Bearbeitungsgebühr. In der Buchhaltung muss dieser Vorgang anders behandelt werden als eine normale Rückerstattung.
Rückerstattung oder Chargeback?
| Rückerstattung | Chargeback | |
|---|---|---|
| Auslöser | Sie selbst | Bank des Karteninhabers |
| Ergebnis offen? | nein | ja, Sie können widersprechen |
| Gebühr | meist keine zusätzliche | häufig Bearbeitungsgebühr |
| Buchung | sofort Erlösminderung | zuerst Forderung, später Entscheid |
Die normale Rückerstattung beschreibt der Ratgeber Rückerstattungen an Kunden in der Buchhaltung.
Buchung in drei Phasen
1. Rückbelastung durch den Acquirer
Die Auszahlung des Acquirers ist um den strittigen Betrag gekürzt. Buchen Sie den Betrag auf ein Konto für strittige Kartenzahlungen, etwa ein Unterkonto von 1100 Debitoren oder von 1190 Sonstige kurzfristige Forderungen, und die Gebühr auf den Aufwand für Zahlungsverkehr. Das Durchlaufkonto 1045 Kreditkarten/Debitkarten wird dabei wie gewohnt mit der Auszahlung ausgeglichen.
2. Widerspruch einlegen
Laden Sie innerhalb der Frist des Acquirers Belege hoch: Lieferbestätigung, Tracking-Nummer, unterschriebener Lieferschein, Kommunikation mit dem Kunden. Notieren Sie das Datum des Widerspruchs beim offenen Posten.
3. Entscheid
- Gewonnen: Der Acquirer schreibt den Betrag wieder gut. Die strittige Forderung wird ausgeglichen, der Umsatz bleibt bestehen.
- Verloren, Ware zurück: Es handelt sich um eine Rückabwicklung. Buchen Sie eine Erlösminderung auf 3800 und korrigieren Sie die MWST.
- Verloren, Ware nicht zurück: Der Betrag ist ein Forderungsverlust auf 3805. Auch hier reduzieren Sie die geschuldete MWST.
MWST richtig korrigieren
Ein verlorener Chargeback ist eine Entgeltsminderung im Sinn von Art. 41 MWSTG. Die MWST auf dem ursprünglichen Verkauf wird in der Periode korrigiert, in der der Verlust feststeht, nicht rückwirkend in der Periode des Verkaufs. Bei einer Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten mindert die Rückbelastung die vereinnahmten Entgelte der laufenden Periode. Gebühren der Acquirer fallen in der Regel unter den von der MWST ausgenommenen Zahlungsverkehr; prüfen Sie trotzdem, ob die Abrechnung MWST ausweist.
Beispiel aus einem Onlineshop
Ein Shop verkauft eine Jacke für CHF 324.30 inkl. 8,1 % MWST. Der Kunde behauptet, die Ware nie erhalten zu haben, und der Acquirer belastet den Betrag plus CHF 25 Gebühr zurück. Der Shop kann keine Zustellbestätigung vorlegen und verliert.
| Buchung | Soll | Haben | CHF |
|---|---|---|---|
| Rückbelastung | strittige Kartenzahlungen | 1045 Kreditkarten/Debitkarten | 324.30 |
| Gebühr | Aufwand Zahlungsverkehr | 1045 Kreditkarten/Debitkarten | 25.00 |
| Verlust netto | 3805 Verluste Forderungen | strittige Kartenzahlungen | 300.00 |
| MWST-Korrektur | 2200 Umsatzsteuer | strittige Kartenzahlungen | 24.30 |
Vorbeugen ist billiger
- Pakete nur mit Sendungsverfolgung und Unterschrift versenden, ab einem selbst festgelegten Warenwert
- Firmenname im Kartenauszug so wählen, dass Kunden den Kauf wiedererkennen
- 3-D Secure aktivieren, weil sich dadurch bei Betrugsfällen die Haftung oft verschiebt
- Kundenanfragen schnell beantworten, bevor der Kunde den Weg über die Bank wählt
Die laufende Abstimmung der Auszahlungen erklärt der Ratgeber Kartenabrechnungen und Terminalumsätze. Für Shops mit Plattformen hilft zusätzlich Stripe-Auszahlungen in der Schweizer Buchhaltung.