An der Ladentheke zahlt die Kundin mit Debitkarte, Kreditkarte, Smartphone oder TWINT. Auf dem Bankkonto kommt ein bis drei Tage später ein Sammelbetrag an, bereits gekürzt um Kommissionen. Wer diesen Betrag direkt als Umsatz bucht, unterschätzt Erlös und Gebühren und kann Ausfälle nicht erkennen. Die Lösung ist ein Clearingkonto zwischen Kasse und Bank.
Der Weg vom Terminal auf die Bank
| Schritt | Beleg | Buchung |
|---|---|---|
| 1. Verkauf | Tagesbericht des Kassensystems | 1045 Kreditkarten/Debitkarten an 3200 Handelserlöse und 2200 Umsatzsteuer |
| 2. Abrechnung | Abrechnung des Acquirers (z. B. Worldline, Nexi, Adyen, SumUp) | Kommission: 6900 Finanzaufwand an 1045 |
| 3. Auszahlung | Gutschrift im camt.053 | 1020 Bankguthaben an 1045 |
Nach der Auszahlung steht das Konto 1045 für diesen Tag auf null. Bleibt ein Betrag stehen, fehlt eine Auszahlung, eine Kommission ist nicht gebucht oder ein Chargeback wurde abgezogen.
Beispiel aus einem Café in Luzern
Am Samstag zeigt der Kassenbericht 1'240 CHF Kartenumsatz und 380 CHF TWINT. Am Dienstag schreibt der Acquirer 1'226.35 CHF gut, TWINT überweist separat 375.06 CHF.
| Bewegung auf Konto 1045 | Gegenkonto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Kartenumsatz Samstag | 3200 und 2200 | 1'240.00 | |
| TWINT-Umsatz Samstag | 3200 und 2200 | 380.00 | |
| Kommission Karten | 6900 | 13.65 | |
| Auszahlung Karten | 1020 | 1'226.35 | |
| Kommission TWINT | 6900 | 4.94 | |
| Auszahlung TWINT | 1020 | 375.06 | |
| Saldo | 1'620.00 | 1'620.00 |
Die Kommissionen werden getrennt sichtbar, und das Clearingkonto ist ausgeglichen. Viele Betriebe führen für TWINT ein eigenes Unterkonto, weil die Auszahlungen anders gebündelt werden. Mehr dazu im Ratgeber TWINT-Zahlungen verbuchen.
MWST bei Kartengebühren
Die MWST auf dem Umsatz schulden Sie auf dem vollen Verkaufspreis, nicht auf dem ausbezahlten Betrag. Bei den Gebühren lohnt ein genauer Blick auf die Monatsrechnung des Acquirers:
- Kommissionen für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs sind in der Regel von der MWST ausgenommen, darauf gibt es keine Vorsteuer.
- Terminalmiete, Software und Servicepauschalen sind meist steuerbar und erscheinen mit MWST auf einer separaten Rechnung; die Vorsteuer gehört auf 1171.
Ordnen Sie die Positionen nach der Rechnung zu, nicht nach Gefühl. Das Mehrwertsteuergesetz listet die ausgenommenen Leistungen im Bereich des Geld- und Kapitalverkehrs.
Monatliche Abstimmung
- Summe der Kartenumsätze laut Kassensystem pro Tag.
- Summe der Transaktionen laut Portal des Acquirers.
- Summe der Auszahlungen laut Bankauszug.
- Differenz zwischen 1 und 3 entspricht den Kommissionen und allfälligen Rückbelastungen.
Abweichungen zwischen Kasse und Acquirer entstehen häufig, wenn das Terminal nach Mitternacht abschliesst oder Trinkgeld auf der Karte erfasst wurde. Strittige Belastungen behandelt der Ratgeber Chargebacks und strittige Kartenzahlungen; wie Bargeld und Karten am Abend zusammenkommen, zeigt der Tagesabschluss von Kasse und Kartenzahlungen.