In vielen Schweizer KMU bestellt, wer gerade Zeit hat, und bezahlt, wer Zugang zum E-Banking hat. Das geht gut, bis eine doppelte Rechnung, ein überteuertes Abo oder eine gefälschte Zahlungsaufforderung durchrutscht. Eine einfache Freigaberegel für Einkäufe und Ausgaben schliesst diese Lücke, ohne den Betrieb zu bremsen.
Drei Freigabepunkte statt einem
| Zeitpunkt | Wer gibt frei | Was geprüft wird |
|---|---|---|
| Bestellung | Budgetverantwortliche Person | Bedarf, Preis, Lieferant, Kostenstelle |
| Rechnungsvisum | Bestellerin oder Projektleiter | Leistung erhalten, Betrag und MWST korrekt |
| Zahlungsfreigabe | Zeichnungsberechtigte Person im E-Banking | Zahlungsdatum, IBAN oder QR-IBAN, Skonto |
Wichtig ist die Trennung zwischen Visum und Zahlung. Wer eine Rechnung visiert, sollte sie nicht allein auch auszahlen können. Viele Banken bieten dafür im E-Banking eine Kollektivfreigabe zu zweien, analog zur Kollektivunterschrift im Handelsregister.
Eine Kompetenzordnung für kleine Teams
Eine Kompetenzordnung muss kein Handbuch sein. Für ein Unternehmen mit zehn Mitarbeitenden reicht oft eine Seite:
- bis 500 CHF: Mitarbeitende bestellen selbst, Visum durch die Teamleitung
- bis 5'000 CHF: Bestellung nach Rücksprache mit der Geschäftsleitung
- über 5'000 CHF oder Vertragsdauer über ein Jahr: schriftliche Offerte und Freigabe durch zwei Personen
- Daueraufträge und Abos: Freigabe durch die Geschäftsleitung, jährliche Überprüfung
Die Beträge sind Beispiele. Wählen Sie Grenzen, die zu Ihrer Grösse passen, und halten Sie fest, wer bei Ferienabwesenheit vertritt.
Was beim Rechnungsvisum geprüft wird
- Leistung erhalten: Lieferschein, Rapport oder Abnahme liegt vor.
- Rechnungsangaben: Name und Ort des Lieferanten, MWST-Nummer (CHE-…MWST), Datum, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuersatz nach Art. 26 MWSTG. Nur so ist der Vorsteuerabzug sauber belegt.
- Kontierung: Aufwandskonto aus Klasse 4 bis 6, Kostenstelle, MWST-Code für Vorsteuer auf 1170 oder 1171.
- Zahlungsdaten: Stimmt die QR-IBAN mit den Stammdaten überein? Geänderte Bankverbindungen werden telefonisch beim bekannten Kontakt bestätigt.
Wie Rechnungen von der Erfassung bis zum Zahlungslauf fliessen, zeigt der Ratgeber zu Lieferantenrechnungen in der Buchhaltung.
Spesen und Firmenkarten nicht vergessen
Ausgaben ohne Bestellung entstehen vor allem über Spesen und Firmenkarten. Hier ersetzt das Spesenreglement die Bestellfreigabe: Es legt fest, was erstattet wird und wer die Abrechnung visiert. Details finden Sie im Beitrag zum Spesenreglement in der Schweiz.
Typische Lücken
| Lücke | Folge | Abhilfe |
|---|---|---|
| Visum per Zuruf | keine Spur, wer zugestimmt hat | Freigabe im System oder per Stempel mit Datum |
| eine Person erfasst und zahlt | Betrugsrisiko, Fehler bleiben unentdeckt | Zahlungsfreigabe zu zweien |
| IBAN-Änderung per E-Mail übernommen | Zahlung an Betrüger | Rückruf beim bekannten Kontakt |
| Abos laufen weiter | stille Fixkosten | jährliche Liste aller Daueraufträge |
Prüfspur für Treuhand und Revision
Unterliegt Ihr Unternehmen der ordentlichen Revision, muss die Revisionsstelle bestätigen, dass ein internes Kontrollsystem (IKS) existiert (Art. 728a OR). Auch bei eingeschränkter Revision oder Opting-out erleichtert eine dokumentierte Freigabe die Arbeit des Treuhänders. Digitale Abläufe beschreibt der Beitrag Workflows für Lieferantenrechnungen.