Lieferantenrechnungen kommen in der Schweiz heute auf vielen Wegen: als QR-Rechnung auf Papier, als PDF per E-Mail, als eBill im E-Banking oder als Rechnung eines ausländischen Anbieters in EUR oder USD. Für die Buchhaltung ist der Weg egal. Entscheidend ist, dass jede Rechnung genau einmal erfasst, korrekt kontiert, freigegeben und bezahlt wird.
Die fünf Stationen
| Station | Was passiert | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1. Eingang | alle Kanäle landen in einem Belegeingang | keine Rechnung im persönlichen Postfach |
| 2. Prüfung | formell (MWST-Angaben) und sachlich (Leistung erhalten?) | Rechnung ist buchbar |
| 3. Verbuchung | Aufwand oder Aktivum an 2000 Kreditoren, Vorsteuer separat | offener Posten |
| 4. Freigabe | verantwortliche Person bestätigt Betrag und Zahlung | zahlungsbereit |
| 5. Zahlung | Zahlungslauf per pain.001 oder E-Banking | offener Posten ausgeglichen |
Formelle Prüfung für den Vorsteuerabzug
Für den Vorsteuerabzug muss die Rechnung die Angaben nach Art. 26 MWSTG enthalten. Prüfen Sie insbesondere:
- Name, Ort und MWST-Nummer des Lieferanten
- Name und Ort Ihres Unternehmens als Leistungsempfänger
- Datum oder Zeitraum der Leistung
- Art, Gegenstand und Umfang der Leistung
- Entgelt, anwendbarer MWST-Satz und Steuerbetrag (bei Beträgen inklusive MWST genügt der Satz)
Bei Kassenzetteln bis 400 CHF dürfen Angaben zum Leistungsempfänger fehlen. Fehlt bei einer grösseren Rechnung die MWST-Nummer, verlangen Sie eine korrigierte Rechnung, bevor Sie die Vorsteuer geltend machen.
Kontierung und Vorsteuer
Im Schweizer KMU-Kontenrahmen wird die Vorsteuer nach Aufwandsart getrennt:
| Rechnung | Soll | Vorsteuer auf |
|---|---|---|
| Handelsware für den Wiederverkauf | 4200 Handelswarenaufwand | 1170 Vorsteuer Material, Waren, Dienstleistungen, Energie |
| bezogene Dienstleistung für Kundenaufträge | 4400 Aufwand für bezogene Dienstleistungen | 1170 |
| Büromaterial, Treuhandhonorar | 6500 Verwaltungsaufwand | 1171 Vorsteuer Investitionen, übriger Betriebsaufwand |
| Laptop über der Aktivierungsgrenze | 1520 Büromaschinen, Informatik | 1171 |
Die Gegenbuchung ist immer 2000 Kreditoren. Wer nach vereinbarten Entgelten abrechnet, darf die Vorsteuer in der Periode des Rechnungseingangs abziehen; bei vereinnahmten Entgelten erst bei Bezahlung. Wer mit dem Saldosteuersatz abrechnet, bucht keine Vorsteuer: Der Bruttobetrag geht auf das Aufwandkonto.
Rechnungen aus dem Ausland
Rechnungen ausländischer Anbieter für Dienstleistungen, zum Beispiel Software-Abos oder Werbung, enthalten keine Schweizer MWST. Dafür kann Bezugsteuer geschuldet sein, die Sie selbst deklarieren. Rechnen Sie den Betrag zum Kurs gemäss Ihrer gewählten Methode in CHF um. Mehr im Beitrag zur Bezugsteuer für Software-Abos aus dem Ausland.
Sachliche Prüfung und Freigabe
Die formelle Prüfung sagt nichts darüber, ob die Leistung wirklich erbracht wurde. Lassen Sie Rechnungen von der Person freigeben, die bestellt hat, und vergleichen Sie bei Waren den Lieferschein. Eine Freigabegrenze, etwa ab 1'000 CHF durch die Geschäftsführung, hält den Prozess schlank. Mehr dazu im Ratgeber zur Freigabe von Einkäufen und Ausgaben.
Zahlung und Abgleich
Freigegebene Rechnungen werden gesammelt im Zahlungslauf für Lieferanten bezahlt. Bei QR-Rechnungen übernimmt die Software IBAN, Betrag und Referenz direkt aus dem QR-Code. Nach der Belastung gleicht die Bankabstimmung für KMU die Zahlung mit dem offenen Posten aus.
Rechnungen am Periodenende
Leistungen, die im alten Monat oder Jahr bezogen wurden, deren Rechnung aber noch fehlt, werden über die passive Rechnungsabgrenzung 2300 erfasst. Wie Sie das systematisch lösen, zeigt der Beitrag zu Abgrenzungen im Jahresabschluss.
Weiterführende Ratgeber zum Kreditorenprozess
- Lieferanten anlegen und Stammdaten prüfen
- Skonti und Zahlungsabzüge in der Buchhaltung
- Teilzahlungen an Lieferanten
- Lastschriften und Daueraufträge in der Buchhaltung
- Firmenkarten und Kartenausgaben in der Buchhaltung
- Doppelte Rechnungen und Doppelzahlungen
- Rechnungsstreitigkeiten und Zahlungssperren
- Alte Soll-Salden bei Lieferanten
- Aktivierungsrichtlinie für Anlagegüter
- MWST-Korrekturen nach der Abrechnung
- Intercompany-Verrechnungen und Weiterbelastungen
- Weiterbelastung von Kosten an Kunden