Ein falscher Preis, eine Retoure oder ein nachträglicher Rabatt: Früher oder später muss jede Firma eine bereits versandte Rechnung korrigieren. In der Schweizer Buchhaltung gilt dabei eine einfache Regel: Die ursprüngliche Rechnung bleibt bestehen. Sie wird durch ein neues Dokument ergänzt, das auf sie verweist.
Welche Korrektur passt?
| Situation | Dokument | Wirkung |
|---|---|---|
| Rechnung noch nicht verbucht, Kunde hat nicht bezahlt | Storno der Rechnung und neue Rechnung | sauberer Neustart mit neuer Rechnungsnummer |
| Teil der Leistung retourniert oder mangelhaft | Gutschrift über den Teilbetrag | Umsatz und MWST sinken |
| Nachträglicher Rabatt oder Bonus | Gutschrift mit Hinweis auf den Grund | Erlösminderung |
| Formfehler ohne Betragsänderung (Adresse, MWST-Nummer) | berichtigte Rechnung mit Verweis auf das Original | Betrag bleibt gleich |
| Zu wenig verrechnet | Zusatzrechnung | Umsatz und MWST steigen |
Löschen oder überschreiben Sie keine verbuchte Rechnung. Das widerspricht dem Belegprinzip und erzeugt Lücken in Ihrem Nummernkreis, wie der Beitrag zu Rechnungsnummernkreisen und Nummernlücken zeigt.
Was auf eine Gutschrift gehört
- Bezeichnung “Gutschrift” und eine eigene Nummer
- Verweis auf die ursprüngliche Rechnung mit Nummer und Datum
- Grund der Korrektur, zum Beispiel “Retoure von 3 Stück” oder “Preisnachlass gemäss Vereinbarung”
- Betrag ohne MWST, Steuersatz und MWST-Betrag, damit die Kundin ihre Vorsteuer korrigieren kann
- Ihre MWST-Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST
Eine QR-Rechnung kann keinen negativen Betrag tragen. Die Gutschrift wird deshalb entweder mit der nächsten Rechnung verrechnet oder per Banküberweisung zurückbezahlt. Mehr dazu im Beitrag QR-Rechnung bei Retouren und Gutschriften.
So wird gebucht
Beispiel: Eine Schreinerei hat 4'000 CHF plus 8,1 % MWST verrechnet. Wegen eines Mangels gewährt sie 500 CHF Preisnachlass.
| Buchung | Soll | Haben | CHF |
|---|---|---|---|
| Nachlass netto | 3800 Erlösminderungen | 1100 Debitoren | 500.00 |
| MWST-Korrektur | 2200 Umsatzsteuer | 1100 Debitoren | 40.50 |
Rechnen Sie nach der effektiven Methode ab, reduziert die Gutschrift die geschuldete Steuer in der Abrechnungsperiode, in der Sie die Entgeltsminderung gewähren. Mit dem Saldosteuersatz mindert die Gutschrift den Bruttoumsatz, auf den der Saldosteuersatz angewendet wird. Die Grundlage ist Art. 41 MWSTG.
Gutschrift im anderen Sinn
Im MWST-Recht meint “Gutschrift” auch eine Abrechnung, die der Leistungsempfänger statt des Lieferanten ausstellt, etwa bei Kommissionsgeschäften oder Ankauf von Altmaterial. Dieses Gutschriftsverfahren ist nur zulässig, wenn der Lieferant damit einverstanden ist. Für die gewöhnliche Rechnungskorrektur spielt es keine Rolle.
Kontrolle vor dem Abschluss
- Jede Gutschrift ist einem offenen Posten oder einer Rückzahlung zugeordnet.
- Debitoren mit Habensaldo werden geklärt, wie im Ratgeber zu alten Haben-Salden bei Kunden beschrieben.
- Die Summe der Gutschriften ist in der MWST-Abrechnung als Entgeltsminderung enthalten.
Wie Sie Retouren und Gutschriften in der MWST-Abrechnung abbilden, vertieft der Beitrag MWST bei Retouren und Gutschriften.