Wer aus Deutschland oder Österreich kommt, kennt die Pflicht zur fortlaufenden Rechnungsnummer. In der Schweiz steht sie nicht im Gesetz: Art. 26 MWSTG nennt keine Rechnungsnummer als Pflichtangabe. Trotzdem nummerieren praktisch alle Unternehmen ihre Rechnungen, und das aus guten Gründen.
Warum Nummern trotzdem wichtig sind
| Zweck | Ohne saubere Nummern |
|---|---|
| Vollständigkeit der Erträge belegen | Bei einer MWST-Kontrolle lässt sich nicht zeigen, dass keine Rechnung fehlt |
| Zuordnung der Zahlung | Kunden zahlen ohne eindeutigen Bezug, Bankabgleich wird manuell |
| QR-Referenz erzeugen | die Software leitet die Referenz meist aus Kunden- und Rechnungsnummer ab |
| Mahnwesen und Rückfragen | Kunde und Buchhaltung sprechen über verschiedene Belege |
Die ordnungsmässige Buchführung nach Art. 957a OR verlangt eine vollständige, nachvollziehbare Erfassung. Eine durchgehende Nummernfolge ist der einfachste Nachweis dafür.
Nummernkreise aufbauen
Ein Nummernkreis ist eine eigene Zahlenfolge für eine Belegart oder einen Standort. Halten Sie die Anzahl klein:
| Kreis | Beispiel | Wann sinnvoll |
|---|---|---|
| Ausgangsrechnungen | 2026-0001, 2026-0002 | immer |
| Gutschriften | G-2026-001 | wenn Gutschriften separat erkennbar sein sollen |
| Akontorechnungen | A-2026-001 | Bau, Planung, längere Projekte |
| Standort oder Filiale | ZH-…, BE-… | mehrere Kassen oder Verkaufsstellen |
Ob die Jahreszahl in der Nummer steht, ist Geschmackssache. Wichtig ist, dass die Nummer eindeutig ist und nie zweimal vergeben wird. Bei mehreren Standorten hilft der Beitrag zu Nummernkreisen bei mehreren Standorten.
Wie Lücken entstehen
- Rechnung erstellt, aber vor dem Versand gelöscht statt storniert
- Testrechnung in der Software während der Einführung
- zwei Programme vergeben Nummern aus demselben Kreis
- Import aus einem Webshop mit eigener Nummerierung
Richtig mit Lücken umgehen
- Nicht löschen, sondern stornieren: Eine falsche Rechnung wird mit einer Gutschrift oder einem Storno ausgeglichen; beide Belege bleiben erhalten.
- Lücken dokumentieren: Eine kurze Liste mit Nummer, Datum und Grund genügt, zum Beispiel «Nr. 2026-0147 bei Systemumstellung nicht vergeben».
- Monatlich prüfen: Die Software listet die vergebenen Nummern; fehlende Nummern fallen so sofort auf.
- Keine Nummern nachträglich vergeben: Eine Lücke mit einer neuen Rechnung zu füllen, macht die Reihenfolge unglaubwürdig.
Nummer und QR-Referenz
Die 27-stellige QR-Referenz auf dem Zahlteil enthält meist die Rechnungsnummer und eine Prüfziffer. Ändern Sie das Nummernschema, prüfen Sie, ob die Referenzen weiterhin eindeutig bleiben. Der Aufbau ist im Ratgeber QR-Referenz-Nummernkreis organisieren erklärt.
Welche Angaben neben der Nummer auf die Rechnung gehören, zeigt der Beitrag zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung. Wie Korrekturen sauber erfasst werden, erklärt der Ratgeber zu Gutschriften und Rechnungskorrekturen.