Nach einigen Jahren enthält fast jeder Kontenplan Konten, die niemand mehr bebucht: ein Projektkonto aus der Gründungszeit, ein zweites Bankkonto bei einer aufgelösten Bankbeziehung oder Aufwandskonten, die der Vorgänger “zur Sicherheit” angelegt hat. Sie stören bei der Kontierung und verleiten zu Fehlbuchungen. Weg müssen sie trotzdem nicht.
Warum Sie Konten nicht löschen sollten
Bücher und Buchungsbelege sind während zehn Jahren aufzubewahren (Art. 958f OR). Ein Konto mit Buchungen in diesem Zeitraum muss für Treuhand, Steuerbehörde und ESTV-Kontrolle lesbar bleiben. Die meisten Buchhaltungsprogramme lassen ein bebuchtes Konto deshalb nur sperren oder inaktiv setzen. Löschen dürfen Sie nur Konten, die nie eine Buchung hatten.
Inaktive Konten finden
| Kriterium | Hinweis auf |
|---|---|
| keine Buchung seit zwölf Monaten | Konto wird nicht mehr gebraucht |
| Saldo null, aber Buchungen im laufenden Jahr | Durchlaufkonto oder Fehlbuchungen, die zurückgebucht wurden |
| nur eine oder zwei Buchungen pro Jahr | Abschlussbuchung oder Umgliederung, prüfen |
| ähnlicher Name wie ein aktives Konto | Doppelspurigkeit, zum Beispiel “Telefon” und “Telekom” |
Exportieren Sie dafür die Saldenliste mit Anzahl Buchungen pro Konto. Mehrjährige Vergleiche zeigen schnell, welche Konten tot sind.
In fünf Schritten bereinigen
- Restsaldo klären: Ein Bilanzkonto mit Saldo wird nicht gesperrt, bevor der Betrag erklärt und umgebucht ist. Für Kleinstbeträge hilft der Ratgeber Kleine Restsalden ausbuchen.
- Ersatzkonto bestimmen: Halten Sie fest, wohin künftige Buchungen gehören, etwa ein altes Konto “Telekom” wird durch das bestehende Konto für Telefon und Internet in der Gruppe 6500 Verwaltungsaufwand ersetzt.
- Automatismen anpassen: Bankfeed-Regeln, Artikelstamm, Lieferanten-Standardkonten und wiederkehrende Buchungen dürfen nicht mehr auf das gesperrte Konto zeigen.
- MWST-Code prüfen: Hatte das Konto einen Vorsteuer- oder Umsatzsteuercode, muss das Ersatzkonto denselben Code tragen, sonst fehlen Beträge in der nächsten MWST-Abrechnung.
- Sperren und dokumentieren: Konto mit Datum sperren und den Grund in einer Notiz oder im Kontenplan-Protokoll festhalten.
Bilanz und Erfolgsrechnung im Blick
Jedes Konto ist einer Position der Bilanz oder Erfolgsrechnung nach Art. 959a und 959b OR zugeordnet. Prüfen Sie nach dem Sperren, ob Vorjahresvergleiche weiterhin funktionieren. Wenn Sie zwei Konten zusammenlegen, sollte die Jahresrechnung die Vorjahreszahlen auf derselben Position zeigen.
Wann bereinigen?
Der beste Zeitpunkt ist nach dem Jahresabschluss, bevor das neue Geschäftsjahr eröffnet wird. Dann sind alle Salden abgestimmt, und ein Konto, das ab dem 1. Januar gesperrt ist, bleibt im Vorjahr vollständig lesbar. Wer den ganzen Kontenplan auf den KMU-Kontenrahmen zurückführen will, findet Hinweise im Ratgeber Kontenrahmen bereinigen und im Beitrag Kontenplan für KMU aufbauen.