Eine Kundin zahlt 1'080.00 CHF statt 1'080.35 CHF, ein deutscher Kunde überweist in EUR und die Bank zieht Spesen ab, oder ein Lieferant schickt nach Skonto eine Restrechnung über 1.20 CHF. Jeder dieser Fälle hinterlässt einen kleinen Restsaldo in der Offenen-Posten-Liste. Einzeln sind sie unbedeutend, zusammen verstopfen sie Mahnwesen und Abstimmung.
Woher die Restsalden kommen
| Ursache | Typisches Beispiel | Gegenkonto |
|---|---|---|
| Rappenrundung bei Barzahlung | Bargeld wird auf 5 Rappen gerundet | 3800 Erlösminderungen |
| Kunde rundet ab | 1'080.35 überwiesen als 1'080.00 | 3800 Erlösminderungen |
| Auslandsspesen bei SHA-Überweisungen | ausländische Bank behält 8 EUR ein | 6900 Finanzaufwand |
| Kursdifferenz | EUR-Rechnung zu anderem Kurs bezahlt | 6900 oder 6950 |
| Skonto zu viel abgezogen | Kunde zieht 2 % ab, obwohl die Frist vorbei ist | 3800, wenn akzeptiert |
| Lieferant rechnet anders | Kreditor bleibt mit 0.40 CHF offen | Aufwandskonto der ursprünglichen Rechnung |
Systematische Rappendifferenzen aus dem Zahlungsverkehr behandelt der Ratgeber Zahlungsdifferenzen in Franken und Rappen.
Eine Ausbuchungsgrenze festlegen
Legen Sie schriftlich fest, bis zu welchem Betrag die Buchhaltung Restsalden ohne Rückfrage ausbuchen darf, zum Beispiel:
- Debitoren: bis 5 CHF pro Rechnung ausbuchen, darüber Kundin kontaktieren oder Restbetrag mit der nächsten Rechnung verrechnen
- Kreditoren: bis 5 CHF ausbuchen, darüber beim Lieferanten nachfragen
- Fremdwährung: Bankspesen bis zur vereinbarten Höhe akzeptieren, grössere Abzüge reklamieren
Die Beträge sind Beispiele. Wichtig ist, dass die Grenze für alle gilt und im Prüfpfad nachvollziehbar ist.
MWST nicht vergessen
Ein ausgebuchter Rest auf einer Kundenrechnung ist wirtschaftlich ein Preisnachlass. Nach der effektiven Methode reduziert er Entgelt und Umsatzsteuer anteilig (Art. 41 MWSTG). Bei 0.35 CHF Rest auf einer Rechnung mit 8,1 % MWST sind das 0.32 CHF Entgeltsminderung und 0.03 CHF weniger Umsatzsteuer. Gute Buchhaltungssoftware rechnet diese Aufteilung automatisch, wenn Sie beim Ausbuchen den MWST-Code der ursprünglichen Rechnung verwenden.
Spesen der Bank und Kursdifferenzen sind dagegen keine Entgeltsminderung. Die Rechnung war korrekt, nur der Zahlungsweg hat gekostet.
So läuft die monatliche Bereinigung
- Offene-Posten-Liste nach Betrag aufsteigend sortieren.
- Alle Posten unter der Grenze markieren und Ursache prüfen.
- Sammelbuchung pro Ursache erstellen, mit Liste der betroffenen Rechnungen als Beleg.
- Posten über der Grenze an die verantwortliche Person zur Klärung geben.
- Nach dem Ausbuchen kontrollieren, dass Debitoren und Kreditoren mit dem Hauptbuch übereinstimmen.
Was nicht als Kleinstbetrag gilt
- Wiederkehrende Differenzen beim selben Kunden: Hier stimmt meist der Preis in den Stammdaten nicht.
- Teilzahlungen: Ein Kunde, der 900 von 1'000 CHF bezahlt, hat keinen Restsaldo, sondern eine offene Forderung.
- Haben-Salden: Zahlt jemand zu viel, ist das eine Rückzahlungspflicht, siehe alte Haben-Salden bei Kunden.
Wie solche Differenzen kontenmässig gegliedert werden, zeigt der Beitrag Ausbuchung kleiner Differenzen im Kontenrahmen.