Der Monatsabschluss ist erst dann nützlich, wenn jemand daraus Entscheidungen ableitet. In vielen Schweizer KMU ist das die Inhaberin, der Geschäftsführer einer GmbH oder der Verwaltungsrat einer kleinen AG. Eine kurze, feste Monatsbesprechung mit der Buchhaltung oder dem Treuhänder sorgt dafür, dass Zahlen nicht nur produziert, sondern auch verstanden werden.
Eine Agenda für 45 Minuten
| Punkt | Dauer | Leitfrage |
|---|---|---|
| Ergebnis des Monats | 10 Min. | Wo weicht die Erfolgsrechnung von Vormonat und Budget ab? |
| Liquidität | 10 Min. | Reicht das Geld für die nächsten acht Wochen? |
| Debitoren und Kreditoren | 10 Min. | Wer zahlt nicht, was ist überfällig? |
| Steuern und Abgaben | 5 Min. | Welche MWST-, AHV- und Steuerzahlungen stehen an? |
| Entscheidungen | 10 Min. | Was wird bis zum nächsten Termin erledigt, und von wem? |
Senden Sie das Monatspaket zwei Arbeitstage vorher. Wie dieses Paket aussieht, beschreibt der Ratgeber zur Übergabe des Monatsabschlusses von der Buchhaltung an den Inhaber.
Termine, die in der Schweiz regelmässig auftauchen
- MWST: Die Abrechnung und Zahlung ist 60 Tage nach Ende der Abrechnungsperiode fällig. Wer quartalsweise abrechnet, bespricht im zweiten Monat nach Quartalsende die Zahllast.
- AHV/IV/EO und ALV: Die Ausgleichskasse stellt periodische Akontobeiträge in Rechnung, die Schlussabrechnung folgt nach der jährlichen Lohnbescheinigung.
- BVG und Unfallversicherung: Prämien sind oft quartalsweise oder jährlich im Voraus fällig.
- Direkte Steuern: Kanton und Gemeinde stellen provisorische Steuerrechnungen. Prüfen Sie, ob die Vorauszahlungen zum erwarteten Ergebnis passen.
Diese Zahlungen gehören in die Liquiditätsplanung. Wie das geht, zeigt der Ratgeber Liquidität für KMU.
Drei Kennzahlen reichen für den Anfang
- Bruttomarge: Erlöse aus Klasse 3 abzüglich Material- und Warenaufwand aus Klasse 4, in Prozent der Erlöse.
- Personalaufwand in Prozent des Umsatzes: Lohnaufwand und Sozialversicherungsaufwand aus Klasse 5.
- Liquiditätsgrad 2: flüssige Mittel und Debitoren im Verhältnis zum kurzfristigen Fremdkapital.
Weitere Kennzahlen erklärt der Beitrag wichtige Finanzkennzahlen für KMU.
Warnsignale aus dem Aktienrecht
Bei AG und GmbH muss das oberste Leitungsorgan die Zahlungsfähigkeit überwachen und bei drohender Zahlungsunfähigkeit handeln. Zeigt die Bilanz, dass Aktiven abzüglich Verbindlichkeiten die Hälfte von Aktienkapital und gesetzlichen Reserven nicht mehr decken, liegt ein Kapitalverlust vor; besteht begründete Besorgnis einer Überschuldung, ist ein Zwischenabschluss zu erstellen (Art. 725 ff. OR). Die Monatsbesprechung ist der richtige Ort, solche Entwicklungen früh anzusprechen, nicht erst beim Jahresabschluss.
Protokoll in fünf Zeilen
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Datum, Teilnehmende | 12. März, Inhaberin, Treuhänder |
| Wichtigste Erkenntnis | Debitoren über 60 Tage um 18'000 CHF gestiegen |
| Entscheidung | Mahnlauf vorziehen, zwei Kunden persönlich anrufen |
| Verantwortlich, Termin | Buchhaltung, bis 20. März |
| Offen vom Vormonat | Leasingvertrag Fahrzeug geprüft, erledigt |
Ein kurzes Protokoll verhindert, dass dieselben Fragen jeden Monat neu gestellt werden. Arbeiten Sie mit einer externen Treuhand, hilft der Beitrag zur Zusammenarbeit mit dem Treuhänder.