Nach dem Monatsabschluss liegt eine Erfolgsrechnung vor, eine Bilanz und viele Abstimmungslisten. Der Inhaber oder die Geschäftsführerin braucht davon nur einen Bruchteil, aber diesen Bruchteil ganz. Die Übergabe übersetzt die Buchhaltung in Entscheide: Wer muss bezahlt, gemahnt, angerufen oder genehmigt werden?
Inhalt der Übergabe
| Teil | Inhalt | Warum |
|---|---|---|
| Liquidität | Bank- und Kassenbestand per Monatsende, Vorschau der nächsten sechs Wochen | grösste Sorge der meisten KMU |
| Ergebnis | Umsatz, Bruttogewinn, Personalaufwand, Ergebnis vor Steuern, Vergleich mit Vormonat und Budget | Entwicklung erkennen |
| Debitoren | überfällige Rechnungen ab 30 Tagen mit Kunde, Betrag, Mahnstufe | wer angerufen werden sollte |
| Kreditoren | fällige Zahlungen der nächsten Wochen, Skontochancen | Zahlungsfreigabe |
| Fristen | MWST-Abrechnung, Akontorechnungen der Ausgleichskasse, Steuerraten | keine Verzugszinsen |
| Offene Fragen | unklare Belege, Privatanteile, ungeklärte Zahlungen | nur der Inhaber kann sie beantworten |
Halten Sie die Zahlenseite kurz. Details wie Kontenblätter gehören in den Anhang, nicht in die Übergabe.
Schweizer Fristen, die oft untergehen
- MWST: Die Abrechnung ist innert 60 Tagen nach Ende der Abrechnungsperiode einzureichen und zu bezahlen. Wann Ihre nächste fällig wird, sehen Sie im ePortal der ESTV.
- AHV/IV/EO und ALV: Die Ausgleichskasse stellt Akontobeiträge in Rechnung; die definitive Abrechnung folgt nach der jährlichen Lohnmeldung.
- BVG und Unfallversicherung: Prämien laut Police, oft quartalsweise oder jährlich im Voraus.
- Steuern: Provisorische Rechnungen von Kanton und Gemeinde, Ratenzahlungen nach kantonalem Fahrplan.
Ein Fristenkalender in der Übergabe verhindert, dass diese Zahlungen den Kontostand überraschend belasten. Die Planung beschreibt der Ratgeber Abschlusskalender und Fristenplanung.
Warnzeichen für AG und GmbH
Bei Aktiengesellschaften und GmbH muss das oberste Leitungsorgan die Zahlungsfähigkeit überwachen und bei drohender Zahlungsunfähigkeit handeln (Art. 725 OR). Die Monatsübergabe ist das natürliche Instrument dafür. Weisen Sie ausdrücklich darauf hin, wenn:
- die Liquiditätsvorschau in den nächsten Monaten negativ wird,
- das Eigenkapital durch Verluste stark abnimmt, was einen Kapitalverlust oder eine Überschuldung ankündigen kann,
- Sozialversicherungsbeiträge oder MWST nicht fristgerecht bezahlt werden können.
Offene Entscheide sauber zurückholen
- Jede offene Frage erhält eine Nummer, eine verantwortliche Person und ein Datum.
- Der Inhaber antwortet schriftlich, etwa per Kommentar am Beleg oder in einer geteilten Liste.
- Beim nächsten Abschluss beginnt die Übergabe mit dem Status der offenen Punkte vom Vormonat.
So entstehen keine Altlasten, die erst im Jahresabschluss mit der Treuhand auftauchen.
Format und Rhythmus
Bewährt hat sich ein fester Termin zwischen dem 10. und dem 15. des Folgemonats, eine Seite PDF oder ein Dashboard sowie ein kurzes Gespräch. Was in diesem Gespräch geschehen sollte, beschreibt der Ratgeber Inhaberbesprechung nach dem Monatsabschluss. Welche Kennzahlen sich für die Zahlenseite eignen, steht im Beitrag Wichtige Finanzkennzahlen für KMU.