Ob Ladenkasse, Handkasse im Büro oder Wechselgeld im Servicefahrzeug: Jede Barkasse ist ein kleines Bankkonto ohne Kontoauszug. Den Auszug ersetzt der Kassensturz, also das Zählen des Bargeldes und der Vergleich mit dem Saldo im Kassenbuch und auf dem Konto 1000 Kasse.
Welche Kassen es gibt
| Kassenart | Typischer Einsatz | Kontrolle |
|---|---|---|
| Ladenkasse | Detailhandel, Gastronomie | täglicher Kassensturz nach Ladenschluss |
| Wechselgeldkasse | fixer Bestand, z. B. 300 CHF, für Märkte oder Events | Zählung vor und nach dem Einsatz |
| Handkasse | kleine Ausgaben im Büro, Porti, Parkgebühren | wöchentlich oder monatlich |
Für jede Kasse braucht es ein eigenes Konto oder Unterkonto und eine verantwortliche Person. Mehrere Kassen auf einem Konto lassen sich nicht abstimmen.
So läuft ein Kassensturz
- Zählen nach Stückelung: Noten von 1'000 bis 10 CHF, Münzen von 5 CHF bis 5 Rappen. Ein Zählprotokoll mit Stückelung macht Fehler nachvollziehbar.
- Vergleichen: Gezählter Bestand gegen Saldo im Kassenbuch.
- Differenz erklären: fehlende Quittung, falsch herausgegebenes Wechselgeld, nicht erfasster Verkauf.
- Unterschreiben: Zählende Person und, wo möglich, eine zweite Person bestätigen das Protokoll mit Datum.
- Buchen: Unerklärte Differenzen werden auf ein eigenes Konto für Kassendifferenzen gebucht, nicht still im Umsatz verrechnet.
Fremdwährungen in der Kasse, etwa Euro von Touristen, werden separat gezählt und zum Stichtag in CHF umgerechnet.
Differenzen beurteilen
| Muster | Mögliche Ursache | Massnahme |
|---|---|---|
| kleine, wechselnde Differenzen | Rundung beim Wechselgeld, Zählfehler | akzeptabel, monatlich auswerten |
| regelmässig zu wenig in derselben Schicht | Diebstahl oder fehlende Belege | Schichtübergabe mit Zählung einführen |
| grosse einmalige Differenz | vergessene Bareinzahlung, Privatentnahme | Bankauszug und Kassenbuch prüfen |
| Überschuss | nicht erfasster Verkauf | Tagesbericht und Stornos prüfen |
Legen Sie eine Toleranz fest, ab der die Geschäftsleitung informiert wird, etwa 20 CHF pro Tag. Das ist eine interne Regel, keine gesetzliche Vorgabe. Wie Kassendifferenzen im Kontenplan abgebildet werden, zeigt der Beitrag Kassenfehlbeträge und Überschüsse im Kontenrahmen.
Handkasse richtig auffüllen
Die Handkasse wird am einfachsten nach dem Imprest-Prinzip geführt: Sie hat einen festen Sollbestand, zum Beispiel 500 CHF. Wenn sie aufgefüllt wird, entspricht der Betrag genau den Quittungen seit der letzten Auffüllung. So zeigen die Belege jederzeit, wofür das Geld verwendet wurde. Vorschüsse an Mitarbeitende aus der Handkasse werden nicht als Aufwand, sondern auf 1140 Vorschüsse und Darlehen gebucht, bis die Spesenabrechnung vorliegt.
Kassenbestand am Bilanzstichtag
Am Geschäftsjahresende muss der Kassenbestand durch ein Inventar belegt sein (Art. 958c OR verlangt Vollständigkeit und Nachprüfbarkeit). Zählen Sie jede Kasse am letzten Tag des Geschäftsjahres, unterzeichnen Sie das Protokoll und legen Sie es zu den Abschlussunterlagen. Treuhand und Revisionsstelle verlangen dieses Protokoll regelmässig. Weitere Vorbereitungen stehen im Beitrag Bank und Kasse vor dem Abschluss.
Den täglichen Ablauf mit Verkaufsbericht und Bareinzahlung beschreibt der Ratgeber Kasse und Barumsätze in der Buchhaltung.