Selbst in gut geführten Betrieben stimmt der gezählte Kassenbestand nicht immer mit dem Saldo überein. Wechselgeld falsch herausgegeben, eine Einnahme nicht eingetippt, eine Quittung verloren: Kleine Kassendifferenzen sind normal. Wichtig ist, dass sie sofort gebucht und erklärt werden.
Buchung von Differenzen
| Fall | Buchung |
|---|---|
| Kassenmanko: weniger Bargeld als Saldo | Konto «Kassendifferenzen» an 1000 Kasse |
| Kassenüberschuss: mehr Bargeld als Saldo | 1000 Kasse an Konto «Kassendifferenzen» |
Das Konto «Kassendifferenzen» ist ein eigenes Unterkonto, etwa in 6700 Sonstiger betrieblicher Aufwand. Manko und Überschuss auf demselben Konto zeigen den Nettoeffekt über das Jahr.
Ursachen suchen, bevor gebucht wird
- Belege der Barausgaben vollständig? Eine fehlende Quittung für einen Einkauf ist die häufigste Ursache.
- Zahlarten richtig erfasst? Eine Kartenzahlung, die als Bargeld getippt wurde, führt zu einem Manko in der Kasse und einem Überschuss bei den Karten.
- Stornos und Rückgaben richtig gebucht?
- Wechselgeld vom Vortag korrekt übernommen?
Erst wenn die Ursache nicht gefunden wird, ist die Differenz eine echte Kassendifferenz.
MWST
Ein Kassenmanko ändert nichts am Umsatz, der an der Kasse erfasst wurde. Die geschuldete MWST bleibt gleich. Ein Überschuss stammt in der Regel aus nicht erfassten Verkäufen und ist dann als Umsatz zu versteuern. Bei regelmässigen Überschüssen ist das Kassensystem zu überprüfen.
Mitarbeitende und Kassenverantwortung
Dürfen Fehlbeträge vom Lohn abgezogen werden? Das Schweizer Arbeitsrecht verlangt dafür ein Verschulden der Mitarbeiterin. Ein pauschaler Abzug jeder Differenz ist nicht zulässig. Verrechnungen mit dem Lohn sind zudem nur im Rahmen des pfändbaren Lohnanteils möglich. Die Regeln stehen in Art. 321e und 323b des Obligationenrechts. In der Praxis bewährt sich ein Kassenreglement mit klarer Übergabe pro Schicht.
Wann Differenzen ein Warnsignal sind
- wiederkehrende Fehlbeträge in derselben Schicht oder Filiale
- Überschüsse und Fehlbeträge, die sich über den Monat genau ausgleichen
- Differenzen nur an Tagen mit hohem Bargeldanteil
Steuerprüfer werten hohe Kassendifferenzen als Hinweis auf eine unvollständige Kassenführung. Eine Differenzenliste mit Datum, Betrag, Person und Erklärung schützt bei einer Prüfung.
Weiter mit Kasse im Kontenrahmen, Kassenbestand und Barkassenkontrolle und Ausbuchung kleiner Differenzen.