Ein Kunde zahlt CHF 1'076.95 statt CHF 1'077.00, eine deutsche Bank zieht EUR 8 Spesen ab, ein Lieferant schreibt einen Restbetrag von CHF 3.20 gut. Solche Restposten blockieren die offenen Posten und gehören nach einer klaren Regel ausgebucht.
Woher kleine Differenzen kommen
| Ursache | Typisches Beispiel | Konto für die Ausbuchung |
|---|---|---|
| Rundung auf 5 Rappen | Barzahlung oder gerundete Überweisung | 3800 Erlösminderungen |
| Spesen ausländischer Banken | SEPA- oder SWIFT-Eingang mit Abzug | 6900 Finanzaufwand |
| Kursdifferenzen | EUR-Rechnung, Zahlung zu anderem Kurs | 6900 oder 6950, siehe Kursdifferenzen |
| Nicht berechtigter Skontoabzug | Kunde zieht 2 % nach Ablauf der Frist | 3800 oder nachfordern |
| Restsaldo beim Lieferanten | kleine Gutschrift wird nie verrechnet | Aufwandkonto des ursprünglichen Einkaufs |
Rappendifferenzen und Kursdifferenzen werden getrennt geführt. So erkennt man, ob ein Problem bei Kunden, bei der Bank oder bei der Umrechnung liegt.
MWST bei Unterzahlungen
Zahlt ein Kunde weniger als den Rechnungsbetrag und wird der Rest nicht nachgefordert, liegt eine Entgeltsminderung vor. Bei der effektiven Methode wird die geschuldete MWST anteilig gekürzt: Von CHF 5.00 Differenz auf einer Rechnung mit 8,1 % sind CHF 0.37 MWST. Viele Buchhaltungsprogramme erledigen das, wenn die Ausbuchung mit dem MWST-Code der ursprünglichen Rechnung erfolgt.
Spesen, die eine Bank abzieht, sind dagegen keine Entgeltsminderung, sondern Bankaufwand. Bankdienstleistungen sind von der MWST ausgenommen, eine Korrektur der Umsatzsteuer ist dann nicht zulässig.
Eine Bagatellgrenze festlegen
Schreibe fest, bis zu welchem Betrag automatisch ausgebucht wird, zum Beispiel:
- bis CHF 5 pro Posten: Ausbuchung ohne Rückfrage
- CHF 5 bis CHF 50: Ausbuchung mit Freigabe der verantwortlichen Person
- über CHF 50: Kunde oder Lieferant kontaktieren, Restforderung oder Rückzahlung verlangen
Die Grenze gilt pro Posten. Wiederholt sich die Differenz beim gleichen Kunden, steckt meist ein Stammdatenfehler dahinter, etwa ein falscher Skontosatz.
Ablauf im Monatsabschluss
- Offene-Posten-Liste nach Beträgen unter der Bagatellgrenze filtern
- Ursache pro Posten kurz notieren
- Ausbuchen mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnung
- Summe der Ausbuchungen pro Monat beobachten
Grössere Restsalden und Altlasten behandelt Kleine Restsalden ausbuchen. Für Kassendifferenzen gilt Kassenfehlbeträge und Überschüsse, für systematische Rundung Zahlungsdifferenzen in CHF und Rappen.