Das Obligationenrecht verlangt eine Buchhaltung nach Konten, aber keine Kostenrechnung. Trotzdem wollen die meisten Inhaber wissen, ob die Filiale in Winterthur rentiert, ob die Werkstatt ihre Kosten deckt oder welches Projekt Verlust macht. Dafür gibt es Kostenstellen: eine zweite Dimension neben dem Konto, die jede Buchung einem Bereich zuordnet.
Konto, Kostenstelle, Kostenträger
| Dimension | Frage | Beispiel |
|---|---|---|
| Konto | Was für ein Aufwand oder Ertrag? | 6000 Raumaufwand |
| Kostenstelle | Wo ist er entstanden? | Filiale Winterthur |
| Kostenträger | Für welches Produkt oder welchen Auftrag? | Projekt Umbau Schulhaus |
Wer Kunden oder Filialen als eigene Konten anlegt, verliert die Vergleichbarkeit mit dem Schweizer Kontenrahmen KMU. Kostenstellen lösen das sauberer, wie der Ratgeber Kontenrahmen bereinigen zeigt.
Wie viele Kostenstellen braucht ein KMU?
Weniger als gedacht. Eine Faustregel: so viele, wie es Verantwortliche gibt, die über ein eigenes Budget entscheiden.
- Handelsbetrieb mit zwei Läden: Laden Bern, Laden Thun, Onlineshop, Verwaltung
- Handwerksbetrieb: Montage, Werkstatt, Service, Verwaltung
- Treuhand- oder Beratungsbüro: Mandate, Interne Projekte, Verwaltung; Mandate zusätzlich als Kostenträger
- Verein: Vereinsbetrieb, Anlässe, Sponsoring, zweckgebundene Projekte
Eine Kostenstelle “Verwaltung” oder “Allgemein” fängt alles auf, was keinem Bereich direkt gehört.
Pflichtfeld bei den richtigen Konten
Machen Sie die Kostenstelle in der Software zum Pflichtfeld für die Klassen 3 bis 6, nicht aber für Bilanzkonten. Ein Kreditor oder ein Bankkonto braucht keine Kostenstelle, der Aufwand dahinter schon. Standardwerte pro Lieferant oder Mitarbeitenden sparen Erfassungsarbeit: Die Miete der Filiale geht immer auf deren Kostenstelle, der Lohn des Werkstattchefs immer auf die Werkstatt.
Gemeinkosten verteilen
Miete, Versicherungen, Informatik und Geschäftsleitung lassen sich selten direkt zuordnen. Sie werden zuerst auf “Verwaltung” gebucht und monatlich oder beim Abschluss mit einem Schlüssel verteilt, etwa nach Fläche, Umsatz oder Köpfen. Wie man einen fairen Schlüssel wählt, erklärt der Ratgeber Verteilung gemeinsamer Kosten.
Kostenstellen und MWST
Kostenstellen helfen auch bei der Mehrwertsteuer. Erzielt ein Unternehmen neben steuerbaren auch von der Steuer ausgenommene Umsätze, etwa aus der Vermietung einer Wohnung oder aus Kursen im Bildungsbereich, muss es die Vorsteuer auf gemischt verwendeten Kosten kürzen (Art. 30 MWSTG). Wer diese Bereiche als eigene Kostenstellen führt, kann die Vorsteuer direkt zuordnen und den Schlüssel für die Kürzung begründen. Details stehen im Beitrag Vorsteuerkürzung bei gemischter Verwendung.
Auswertung im Monatsabschluss
| Kostenstelle | Ertrag | Direkte Kosten | Deckungsbeitrag | Umlage Verwaltung | Ergebnis |
|---|---|---|---|---|---|
| Laden Bern | 82'000 | 61'000 | 21'000 | 9'000 | 12'000 |
| Laden Thun | 54'000 | 47'500 | 6'500 | 6'000 | 500 |
| Onlineshop | 31'000 | 22'000 | 9'000 | 3'000 | 6'000 |
Erst die Trennung zeigt, dass Thun knapp kostendeckend arbeitet, obwohl das Gesamtergebnis gut aussieht. Diese Sicht gehört in die Inhaberbesprechung nach dem Monatsabschluss. Wie Sie mit Kostenstellen starten, beschreibt der Beitrag Buchhaltung mit Kostenstellen starten.