Die erste Rechnung an einen neuen Kunden entscheidet oft darüber, wie schnell er zahlt. Stimmt der Firmenname nicht, fehlt die Bestellnummer oder geht die Rechnung an die falsche Adresse, beginnt eine Schlaufe aus Rückfragen. Mit einer kurzen Prüfung beim Anlegen des Debitors lässt sich das vermeiden.
Die Checkliste für einen neuen Geschäftskunden
| Feld | Quelle | Warum |
|---|---|---|
| Firmenname exakt wie im Handelsregister | Zefix | “Muster AG” und “Muster Holding AG” sind verschiedene Schuldner |
| Rechtsform und Sitz | Zefix | zeigt, wer haftet und wo betrieben werden kann |
| UID im Format CHE-123.456.789 | UID-Register | eindeutige Identifikation |
| MWST-Nummer (UID mit Zusatz MWST) | UID-Register | zeigt, ob der Kunde im MWST-Register eingetragen ist |
| Strukturierte Adresse | Kunde, Briefkopf | Pflicht für die QR-Rechnung |
| Rechnungsempfänger | Bestellung | Buchhaltung, Kreditorenabteilung oder E-Mail-Adresse für PDF |
| Sprache | Kunde | Deutsch, Französisch oder Italienisch auf Rechnung und Mahnung |
| Zahlungsfrist | Offerte, AGB | z. B. 30 Tage netto |
Wie UID und MWST-Nummer automatisch geprüft werden, beschreibt der Beitrag UID und MWST-Nummer validieren.
Die Adresse für die QR-Rechnung
Der Zahlteil der QR-Rechnung verlangt eine strukturierte Adresse mit getrennten Feldern für Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Erfassen Sie die Adresse deshalb von Anfang an in diesen Feldern und nicht als freien Textblock. Postfachadressen und Zusätze wie “c/o” gehören in die dafür vorgesehenen Felder. Details stehen im Beitrag QR-Rechnung mit strukturierter Adresse.
Grosskunden und die öffentliche Hand verlangen oft zusätzlich eine Bestellnummer, eine Kostenstelle oder den Versand als E-Rechnung. Fragen Sie danach, bevor die erste Rechnung rausgeht.
Privatkunden
Bei Privatpersonen reichen Name, vollständige Adresse und E-Mail. Eine UID gibt es nicht. Speichern Sie nur, was Sie für die Rechnungsstellung brauchen; das Datenschutzgesetz verlangt, dass Personendaten verhältnismässig und zweckgebunden bearbeitet werden.
Kunden im Ausland
- EU-Unternehmen: Firmenname und Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des Kunden festhalten. Für Dienstleistungen an Unternehmen im Ausland gilt oft das Empfängerortsprinzip, die Leistung ist dann in der Schweiz nicht steuerbar.
- Währung: Rechnet der Kunde in EUR, legen Sie die Währung im Stamm fest und prüfen Sie die IBAN Ihres EUR-Kontos auf der Rechnung.
- Zahlungsweg: Ausländische Kunden zahlen QR-Rechnungen selten mit Referenz. Rechnen Sie mit manueller Zuordnung im Bankabgleich.
Die MWST-Behandlung vertieft der Beitrag MWST bei Dienstleistungen ins Ausland.
Bonität vor dem ersten grossen Auftrag
Für Aufträge mit grösserem Volumen lohnt eine kurze Prüfung:
- Betreibungsregisterauszug beim Betreibungsamt am Sitz des Kunden anfordern, sofern Sie ein Interesse glaubhaft machen können.
- Handelsregister auf laufende Liquidation, Konkurs oder häufige Sitzwechsel prüfen.
- Bei Unsicherheit Anzahlung oder Teilrechnung vereinbaren, siehe Kundenanzahlungen.
- Eine Kreditlimite im Debitorenstamm hinterlegen, damit neue Aufträge über der Limite auffallen.
Nach dem Anlegen beginnt die laufende Pflege: Adressänderungen, Fusionen und neue Ansprechpersonen. Wie Sie den Stamm aktuell halten, zeigt der Ratgeber Stammdatenpflege bei Kunden.