Ein Kunde zieht um, firmiert von Einzelfirma zur GmbH, wechselt die Buchhaltungsadresse oder will Rechnungen nur noch per eBill erhalten. Jede dieser Änderungen betrifft die Debitorenstammdaten. Werden sie nicht nachgeführt, landen Rechnungen am falschen Ort, Zahlungen lassen sich nicht zuordnen, und auf der Rechnung stehen veraltete Pflichtangaben.
Welche Felder wirklich zählen
| Feld | Warum es wichtig ist | Prüfquelle |
|---|---|---|
| Firmenname genau wie im Handelsregister | Rechnung muss den Empfänger korrekt bezeichnen | Zefix |
| UID (CHE-xxx.xxx.xxx) | eindeutige Identifikation, auch bei Namensänderung | UID-Register |
| Strukturierte Adresse | Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort in getrennten Feldern für den QR-Zahlteil | Kunde, Zefix |
| Rechnungsadresse und Kontaktperson | Grosskunden verlangen oft eine Kreditorenabteilung oder Bestellnummer | Bestellung, Vertrag |
| Zustellweg | Papier, PDF per E-Mail, eBill oder E-Rechnung | Kunde |
| Sprache | Deutsch, Französisch oder Italienisch für Rechnung und Mahnung | Kunde |
| Zahlungsbedingungen | Frist, Skonto, Kreditlimite | Vertrag, interne Richtlinie |
| MWST-Behandlung | Inland, Ausland, Fürstentum Liechtenstein | Sitz des Kunden |
Kunden mit Sitz im Fürstentum Liechtenstein gehören zum schweizerischen MWST-Gebiet. Kunden im übrigen Ausland brauchen eine Prüfung, ob die Leistung im Inland steuerbar ist.
Strukturierte Adressen für die QR-Rechnung
Der Zahlteil der QR-Rechnung verlangt eine Adresse mit getrennten Feldern. Freitextadressen in einer Zeile führen zu Fehlern beim Erstellen oder bei der Bank des Kunden. Prüfen Sie beim Anlegen, ob Hausnummer und Strasse getrennt sind, und bereinigen Sie bestehende Datensätze. Eine Anleitung dazu gibt der Beitrag QR-Rechnung mit strukturierter Adresse.
Änderungen nachvollziehbar halten
- Nichts überschreiben, was auf alten Rechnungen steht. Eine Rechnung von letztem Jahr muss weiterhin den damaligen Namen und die damalige Adresse zeigen. Gute Software speichert die Stammdaten pro Beleg.
- Änderungsgrund notieren, etwa „Sitzverlegung laut SHAB“ oder „neue Rechnungsadresse per E-Mail vom 12.2.“.
- Bei Rechtsformwechsel prüfen, ob es rechtlich ein neuer Kunde ist. Eine neu gegründete GmbH ist nicht automatisch Schuldnerin der offenen Rechnungen der früheren Einzelfirma.
Halbjährliche Durchsicht
- Liste aller aktiven Kunden mit UID exportieren und mit dem UID-Register abgleichen: gelöschte oder in Liquidation befindliche Firmen markieren.
- Kunden ohne UID, aber mit regelmässigen Umsätzen ergänzen.
- Dubletten zusammenführen, etwa „Muster AG“ und „Muster AG, Buchhaltung“, aber erst nachdem alle offenen Posten auf einem Datensatz liegen.
- Inaktive Kunden ohne offene Posten deaktivieren, nicht löschen.
- Kreditlimiten mit dem Zahlungsverhalten aus der Debitorenalter-Analyse vergleichen.
Für den ersten Eintrag eines Kunden gilt die Checkliste im Ratgeber Kunden anlegen und Rechnungsdaten prüfen. Wie Sie Handelsregisterdaten automatisch abgleichen, zeigt der Beitrag Zefix-Daten für den Stammdatenabgleich.