Für einen Handelsbetrieb ist das Lager oft der grösste Posten im Umlaufvermögen. Ein Fehler von 10 % im Bestand verändert den Gewinn direkt um denselben Betrag. Deshalb verlangt das Obligationenrecht, dass der Bestand jeder Bilanzposition durch ein Inventar oder auf andere Art nachgewiesen wird (Art. 958c OR).
Wie das Lager in der Buchhaltung läuft
| Methode | Laufende Buchung | Am Jahresende |
|---|---|---|
| Ohne Lagerbuchhaltung (häufig bei kleinen Händlern) | Einkäufe direkt auf 4200 Handelswarenaufwand | Inventur, dann Bestandesänderung zwischen 1200 und dem Warenaufwand |
| Mit Lagerbuchhaltung (Warenwirtschaft, Onlineshop) | Einkauf auf 1200 Vorräte, Verkauf bucht Wareneinsatz automatisch | Inventur prüft Systembestand, Differenzen werden ausgebucht |
Produktionsbetriebe unterscheiden zusätzlich Rohmaterial, 1270 Unfertige Erzeugnisse und 1260 Fertige Erzeugnisse. Dienstleister mit angefangenen Aufträgen führen 1280 Nicht fakturierte Dienstleistungen, wie im Ratgeber zu unfertigen Leistungen bei Dienstleistungsunternehmen beschrieben.
Inventur vorbereiten
- Stichtag festlegen: in der Regel der letzte Tag des Geschäftsjahres. Eine vor- oder nachverlegte Inventur ist möglich, wenn Zu- und Abgänge bis zum Stichtag sauber fortgeschrieben werden.
- Zählteams bilden: eine Person zählt, eine schreibt. Wer das Lager verwaltet, zählt nicht allein.
- Lager ordnen: Kommissionsware, defekte Ware und bereits verkaufte, aber noch nicht abgeholte Ware separat lagern.
- Belege stoppen: Wareneingänge und Lieferungen am Stichtag mit Lieferscheinnummer festhalten.
- Zähllisten mit Artikelnummer, Bezeichnung, Einheit und Lagerort vorbereiten, ohne Sollmenge, damit unvoreingenommen gezählt wird.
Abgrenzung am Stichtag
Typische Fehler entstehen an der Grenze zwischen den Jahren:
- Ware ist am 31. Dezember eingetroffen, die Rechnung kommt erst im Januar: Ware zählt mit, die Verbindlichkeit muss abgegrenzt werden.
- Ware ist bezahlt, aber noch unterwegs: Sie gehört Ihnen, wenn Nutzen und Gefahr bereits übergegangen sind.
- Kommissionsware von Lieferanten: gehört nicht zu Ihrem Bestand.
Bewertung nach OR
Vorräte werden höchstens zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten bewertet. Liegt der Veräusserungswert abzüglich der noch anfallenden Kosten tiefer, gilt dieser tiefere Wert (Art. 960c OR). Ladenhüter, beschädigte Ware und auslaufende Kollektionen werden deshalb einzeln abgewertet.
Eine Schweizer Besonderheit ist die Warenreserve: Die Steuerbehörden akzeptieren in der Praxis eine pauschale Wertberichtigung von einem Drittel auf dem Inventarwert der Vorräte, das sogenannte Warendrittel. Sie ist im Inventar bzw. in den Steuerunterlagen offenzulegen. Wie stark Sie diesen Spielraum nutzen, besprechen Sie mit der Treuhand, denn eine Auflösung in späteren Jahren erhöht den steuerbaren Gewinn. Mehr zur Bewertung im Ratgeber Lagerbewertung zum Jahresende.
Beispiel: Velohändler in Aarau
| Position | CHF |
|---|---|
| Inventarwert zu Einstandspreisen | 186'000 |
| Abwertung Vorjahresmodelle und Occasionen | –14'000 |
| Bewerteter Bestand | 172'000 |
| Bestand Vorjahr (vor Warenreserve) | 158'000 |
| Bestandeszunahme | 14'000 |
Die Zunahme wird gebucht als 1200 Vorräte an Handelswarenaufwand und senkt den Wareneinsatz des Jahres. Die Warenreserve wird anschliessend separat als Wertberichtigung gebucht und im Inventar ausgewiesen.
Nach der Inventur
- Zähllisten unterschreiben, scannen und zehn Jahre aufbewahren.
- Differenzen zum Systembestand analysieren: Schwund, Erfassungsfehler, Diebstahl.
- Ergebnis und Bewertung im Abschlussdossier dokumentieren.
Was das Gesetz zur Inventarisierung verlangt, fasst der Beitrag Inventarisierungspflicht in der Schweiz zusammen.