Ein Ingenieurbüro arbeitet seit November an einem Projekt, die erste Rechnung geht aber erst im Februar raus. Ohne Abgrenzung zeigt die Jahresrechnung hohe Lohnkosten und keinen Ertrag dafür. Im Kontenrahmen KMU gibt es dafür das Konto 1280 Nicht fakturierte Dienstleistungen, mit der Gegenbuchung auf 3940 Bestandesänderungen nicht fakturierte Dienstleistungen.
Wann eine Bilanzierung nötig ist
| Situation | Bilanzieren? |
|---|---|
| Stunden geleistet, Rechnung erst im neuen Geschäftsjahr | ja |
| Pauschalprojekt, Teilleistung erbracht, noch keine Teilrechnung | ja, nach Fertigstellungsgrad |
| Kunde hat bereits eine Akontozahlung geleistet | ja, und Anzahlung separat auf 2030 zeigen |
| Interne Arbeiten ohne Kundenauftrag | nein, es fehlt der Kunde |
| Stunden, die nie verrechnet werden können (Kulanz, Fehler) | nein |
Bewertung: Herstellkosten, nicht Verkaufspreis
Nicht fakturierte Dienstleistungen werden höchstens zu den Herstellkosten bewertet. Ist der erzielbare Verkaufserlös abzüglich der noch anfallenden Kosten tiefer, gilt dieser tiefere Wert (Art. 960c OR).
Herstellkosten setzen sich typischerweise zusammen aus:
- direkten Lohnkosten der beteiligten Mitarbeitenden inklusive Sozialversicherungsbeiträge
- direkt zurechenbaren Fremdleistungen, etwa Subunternehmer
- einem angemessenen Anteil an Gemeinkosten der Leistungserstellung
Nicht dazu gehören Gewinnmarge, Vertriebskosten und allgemeine Verwaltung.
Rechenbeispiel
Ein IT-Dienstleister hat per 31. Dezember für ein Festpreisprojekt 120 Stunden geleistet, aber noch nichts verrechnet.
| Position | CHF |
|---|---|
| Stundensatz an Kunde | 160 |
| interner Kostensatz pro Stunde (Lohn, Sozialversicherungen, Arbeitsplatz) | 95 |
| Bewertung 120 Stunden zu Herstellkosten | 11'400 |
| erwartete Restkosten bis Fertigstellung | 6'000 |
| Festpreis gesamt | 24'000 |
Der Festpreis deckt Herstellkosten und Restkosten, also gilt der Wert von 11'400 CHF. Buchung zum Abschluss: 1280 an 3940, 11'400 CHF. Im neuen Jahr wird die Buchung zurückgenommen, sobald die Rechnung den Ertrag zeigt.
Droht dagegen ein Verlust, weil die Restkosten den verbleibenden Preis übersteigen, ist der Wert entsprechend zu reduzieren und bei Bedarf eine Rückstellung für den drohenden Verlust zu prüfen.
MWST
Die MWST entsteht beim Abrechnen nach vereinbartem Entgelt mit der Rechnungsstellung, bei Akontozahlungen schon mit dem Zahlungseingang. Auf dem Bestand 1280 gibt es deshalb keine MWST. Achten Sie aber darauf, dass Akontozahlungen von Kunden bereits versteuert wurden. Die Details stehen im Beitrag MWST bei Anzahlungen.
Stille Reserven
Das Schweizer Recht erlaubt eine vorsichtige, tiefere Bewertung. Eine bewusst zu tiefe Bewertung schafft aber stille Reserven, die die Treuhand im Anhang beachten muss und die steuerlich nicht unbeschränkt akzeptiert werden. Stimmen Sie die Methode mit der Treuhand ab und wenden Sie sie jedes Jahr gleich an.
Ablauf zum Abschluss
- Projektliste mit erfassten, nicht verrechneten Stunden pro Kunde aus der Zeiterfassung ziehen.
- Nicht verrechenbare Stunden ausscheiden.
- Kostensatz pro Stunde berechnen und dokumentieren.
- Verlustprojekte separat prüfen.
- Buchung 1280 an 3940 erfassen, Vorjahreswert auflösen.
Für den Monatsabschluss genügt oft eine vereinfachte Abgrenzung, wie im Ratgeber Noch nicht fakturierte Leistungen zum Periodenende beschrieben. Kontenlogik und Beispiele zeigt zudem die Seite Angefangene Arbeiten im Kontenrahmen.