Zwischen Januar und Februar melden Schweizer Arbeitgeber ihre Löhne gleich mehrfach: an die AHV-Ausgleichskasse, an den UVG-Versicherer, an die Krankentaggeldversicherung, an die Pensionskasse und mit dem Lohnausweis an die Mitarbeitenden. Stimmen die Zahlen untereinander oder mit der Buchhaltung nicht überein, folgen Rückfragen, Nachzahlungen oder eine Arbeitgeberkontrolle mit mehr Aufwand als nötig.
Wer welche Zahlen bekommt
| Empfänger | Meldung | Massgebende Lohnbasis |
|---|---|---|
| AHV-Ausgleichskasse | Lohnbescheinigung mit AHV-, ALV- und FAK-Löhnen pro Person | AHV-pflichtiger Lohn |
| UVG-Versicherer | Lohndeklaration für die definitive Prämie | UVG-Lohn bis zum versicherten Höchstbetrag |
| Krankentaggeld | Lohndeklaration | gemäss Police |
| Pensionskasse | Lohnmeldung für das neue Jahr, Austritte, Eintritte | BVG-versicherter Lohn nach Reglement |
| Mitarbeitende | Lohnausweis (Formular 11) | Bruttolohn, Abzüge, Spesen, Gehaltsnebenleistungen |
| Kantonale Steuerverwaltung | Quellensteuerabrechnung | quellensteuerpflichtiger Lohn |
Die Ausgleichskasse erwartet die Lohnbescheinigung innert 30 Tagen nach Ablauf des Kalenderjahres; die genaue Frist steht in ihren Unterlagen. Viele Lohnprogramme übermitteln alle Meldungen über das einheitliche Lohnmeldeverfahren ELM von Swissdec auf einmal. Das spart Arbeit, setzt aber korrekte Stammdaten voraus.
Die Abstimmung in fünf Schritten
- Lohnjournal gegen Hauptbuch: Die Jahressumme Bruttolohn im Lohnjournal muss dem Saldo auf 5000 Lohnaufwand entsprechen, abzüglich Abgrenzungen und Lohnbestandteilen, die bewusst auf anderen Konten liegen.
- AHV-Lohn plausibilisieren: Nicht jeder Lohnfranken ist AHV-pflichtig. Spesenersatz, bestimmte Familienzulagen und Freibeträge für Erwerbstätige im Rentenalter werden anders behandelt. Prüfen Sie die Differenz zwischen Bruttolohn und AHV-Lohn Person für Person.
- Sozialversicherungskonto ausgleichen: Auf 2270 Sozialversicherungen und Vorsorgeeinrichtungen stehen die einbehaltenen Arbeitnehmerbeiträge, die Arbeitgeberbeiträge und die bezahlten Akontorechnungen. Der Saldo nach Lohnbescheinigung entspricht der erwarteten Nachzahlung oder Rückerstattung.
- Lohnausweis gegen Lohnkonto: Ziffer 8 (Bruttolohn total) und die Abzüge AHV/IV/EO/ALV/NBUV sowie BVG müssen zum individuellen Lohnkonto passen. Fahrzeuge, Spesenpauschalen und Kantinenvergünstigungen gehören angekreuzt bzw. ausgewiesen.
- Quellensteuer abstimmen: Einbehaltene Quellensteuer und abgerechnete Beträge pro Kanton vergleichen.
Häufige Abweichungen
| Abweichung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| AHV-Lohn höher als Konto 5000 | Lohn auf 5800 oder als Privatanteil Fahrzeug gebucht | Konten und Lohnarten gegenüberstellen |
| Lohnbescheinigung zeigt Person doppelt | zwei AHV-Nummern oder Wiedereintritt | Stammdaten im Lohnprogramm bereinigen |
| Restsaldo auf 2270 | Akontorechnung nicht verbucht oder Verzugszins | Kontoauszug der Ausgleichskasse anfordern |
| UVG-Lohn zu hoch | Höchstbetrag nicht berücksichtigt | Plafonierung im Lohnprogramm prüfen |
Lohnausweis richtig ausfüllen
Die ESTV stellt das Formular und die Wegleitung bereit; dort ist genau beschrieben, was in welche Ziffer gehört (Lohnausweis und Rentenbescheinigung). In einigen Kantonen müssen Arbeitgeber die Lohnausweise zusätzlich direkt der Steuerverwaltung einreichen. Hinweise zum Dokument selbst gibt der Beitrag Lohnausweis in der Schweiz.
Nach der Meldung
Verbuchen Sie die Schlussabrechnungen der Ausgleichskasse und der Versicherer, sobald sie eintreffen, und grenzen Sie erwartete Nachzahlungen bereits im Jahresabschluss ab. Wie die Konten zum Jahresende aussehen sollten, zeigt der Ratgeber Lohn und Sozialversicherung im Jahresabschluss abstimmen. Die monatliche Vorarbeit beschreibt der Beitrag zu Lohnabgrenzungen zum Monatsabschluss.