Die Jahresrechnung nach OR beantwortet die Fragen von Steuerbehörde, Bank und Revisionsstelle. Für die Führung eines KMU kommt sie zu spät und ist oft durch stille Reserven geprägt, die den tatsächlichen Geschäftsverlauf verdecken. Ein internes Management-Reporting liefert jeden Monat die Zahlen, mit denen Inhaber und Verwaltungsrat entscheiden.
Aufbau nach dem KMU-Kontenrahmen
Der Schweizer Kontenrahmen KMU ist so gegliedert, dass sich eine mehrstufige Erfolgsrechnung direkt aus den Kontenklassen ergibt:
| Stufe | Kontenklassen | Aussage |
|---|---|---|
| Betriebsertrag | Klasse 3 (abzüglich 3800 Erlösminderungen) | Umsatz netto |
| − Material, Waren, Fremdleistungen | Klasse 4 | direkte Kosten |
| = Bruttogewinn | Marge vor Gemeinkosten | |
| − Personalaufwand | Klasse 5 | grösster Kostenblock bei Dienstleistern |
| − übriger Betriebsaufwand | 6000 bis 6700 | Miete, Fahrzeuge, Verwaltung, Werbung |
| = EBITDA | operativer Cashflow vor Investitionen | |
| − Abschreibungen | 6800 | |
| = EBIT | Betriebsergebnis | |
| ± Finanzerfolg | 6900, 6950 | Zinsen, Bankspesen, Kurserfolge |
| ± Nebenerfolg, betriebsfremd, ausserordentlich | Klassen 7 und 8 | separat zeigen, nicht vermischen |
Wer sauber nach diesem Raster bucht, kann das Reporting fast ohne Umgruppierungen erstellen. Den Aufbau der Erfolgsrechnung erklärt der Beitrag Aufbau der Erfolgsrechnung.
Stille Reserven aus dem internen Bericht heraushalten
Im Schweizer Abschluss sind Abschreibungen über dem betrieblichen Wertverlust, eine Warenreserve oder ein grosszügiges Delkredere üblich und zulässig. Für die Führung verzerren sie das Bild. Rechnen Sie im Monatsbericht mit kalkulatorischen Abschreibungen nach Nutzungsdauer und lassen Sie Reservebuchungen, die erst im Jahresabschluss erfolgen, aussen vor. Hintergründe im Beitrag zu stillen Reserven in der Schweiz.
Die zwei Seiten des Monatsberichts
Seite 1: Ergebnis
- Erfolgsrechnung des Monats und kumuliert, jeweils mit Budget und Vorjahr
- Bruttogewinnmarge in Prozent des Umsatzes
- Personalaufwand in Prozent des Umsatzes
- drei kurze Kommentare zu den grössten Abweichungen
Seite 2: Liquidität und Risiken
- flüssige Mittel per Monatsende und Prognose für die nächsten drei Monate
- offene Debitoren nach Alter, grösste Einzelposten
- anstehende Zahlungen für MWST, Sozialversicherungen und Steuern
- Auslastung der Kontokorrentlimite
Budgetvergleich, der zu Entscheidungen führt
Ein Budget auf Jahresebene hilft im Monatsbericht wenig. Verteilen Sie es auf Monate und berücksichtigen Sie Saisonalität, Ferienmonate und den 13. Monatslohn. Kommentieren Sie nur Abweichungen über einer festen Schwelle, etwa 10 % und mindestens 5'000 CHF. Wie Sie ein Budget aufstellen, zeigt der Ratgeber Budgetierung für KMU.
Voraussetzungen in der Buchhaltung
Das Reporting ist nur so gut wie der Abschluss dahinter. Bank abgestimmt, Lieferantenrechnungen erfasst, Abgrenzungen für 13. Monatslohn und Vorauszahlungen gebucht: Diese Punkte gehören vor den Bericht. Die Reihenfolge beschreibt der Monatsabschluss für KMU. Wie Sie die Zahlen anschliessend mit dem Inhaber besprechen, erklärt der Beitrag zur Inhaberbesprechung nach dem Monatsabschluss.