Mitarbeitende erhalten Geld im Voraus, bevor die Leistung abgerechnet ist: als Lohnvorschuss in einer finanziellen Notlage, als Spesenvorschuss vor einer Geschäftsreise oder als Darlehen für eine grössere Anschaffung. Buchhalterisch ist das jedes Mal eine Forderung, die später mit Lohn oder Spesenabrechnung ausgeglichen wird. Im KMU-Kontenrahmen steht dafür das Konto 1140 Vorschüsse und Darlehen bereit.
Drei Arten von Vorschüssen
| Art | Rechtsgrundlage | Ausgleich |
|---|---|---|
| Lohnvorschuss | Art. 323 Abs. 4 OR | Abzug vom nächsten Lohn |
| Spesenvorschuss | Art. 327c Abs. 2 OR | Spesenabrechnung mit Belegen |
| Darlehen | Darlehensvertrag nach Art. 312 ff. OR | Ratenabzug oder Überweisung |
Nach Art. 323 OR muss der Arbeitgeber einen Vorschuss im Rahmen der bereits geleisteten Arbeit gewähren, wenn sich die Person in einer Notlage befindet und der Vorschuss für den Betrieb zumutbar ist. Für regelmässige Spesen muss er nach Art. 327c OR einen angemessenen Vorschuss in festen Zeitabständen leisten, mindestens monatlich.
Buchungen im Ablauf
Spesenvorschuss für eine Messe: Ein Mitarbeiter erhält 800 CHF, rechnet danach 690 CHF Spesen ab und zahlt 110 CHF zurück.
| Schritt | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| Auszahlung | 1140 Vorschüsse und Darlehen | 1020 Bankguthaben | 800 CHF |
| Spesenabrechnung | 5800 Übriger Personalaufwand bzw. Reisespesen | 1140 Vorschüsse und Darlehen | 690 CHF |
| Rückzahlung | 1000 Kasse oder 1020 Bank | 1140 Vorschüsse und Darlehen | 110 CHF |
Enthalten die Belege MWST, wird die Vorsteuer mit der Spesenabrechnung auf 1171 gebucht.
Lohnvorschuss: Eine Mitarbeiterin erhält Mitte Monat 1'000 CHF. Im Lohnlauf wird der Betrag als Abzug vom Nettolohn erfasst; das Lohnprogramm bucht ihn gegen 1140. Der Bruttolohn und damit die AHV-Basis ändern sich nicht.
Grenzen der Verrechnung mit dem Lohn
Der Arbeitgeber darf Forderungen gegenüber Mitarbeitenden nur so weit mit dem Lohn verrechnen, als der Lohn pfändbar ist (Art. 323b Abs. 2 OR). Das Existenzminimum muss der Person bleiben. Bei grösseren Beträgen vereinbaren Sie deshalb schriftlich eine Ratenzahlung. Ausgenommen sind Ersatzforderungen für absichtlich zugefügten Schaden.
Darlehen an Mitarbeitende
Ein zinsloses oder sehr günstiges Darlehen kann als Gehaltsnebenleistung gelten, die im Lohnausweis zu deklarieren ist. Die ESTV veröffentlicht jährlich die steuerlich anerkannten Zinssätze für Darlehen; orientieren Sie sich daran oder klären Sie die Behandlung mit Ihrer Treuhand. Halten Sie Betrag, Zins, Raten und das Vorgehen bei Austritt immer in einem schriftlichen Vertrag fest.
Vorschüsse überwachen
- Austritt: Offene Vorschüsse vor dem letzten Lohn prüfen und schriftlich vereinbaren, wie sie ausgeglichen werden.
- Monatlich: Saldo von 1140 mit einer Liste pro Person abstimmen.
- Spesen: Vorschüsse, die länger als 30 Tage ohne Abrechnung offen sind, nachfragen.
- Trennung: Vorschüsse an Gesellschafter und deren Angehörige gehören auf ein eigenes Konto, weil sie steuerlich anders beurteilt werden.
Wie Spesen geprüft und gebucht werden, zeigt der Ratgeber zu Spesen und Mitarbeiterauslagen in der Buchhaltung. Die Grundlagen eines Spesenreglements erklärt der Beitrag Spesenreglement in der Schweiz.