Die Erfolgsrechnung zeigt, ob das Unternehmen insgesamt Geld verdient. Sie zeigt nicht, welche Aufträge dazu beitragen und welche Gewinn vernichten. Gerade bei Agenturen, Architektur- und Ingenieurbüros, IT-Dienstleistern und Handwerksbetrieben mit Pauschalofferten entscheidet die Projektwirtschaftlichkeit über das Jahresergebnis.
Vom Lohn zum Vollkosten-Stundensatz
Ein häufiger Fehler ist, mit dem Bruttolohn pro Stunde zu rechnen. In der Schweiz kommen mehrere Bestandteile hinzu:
| Bestandteil | Herleitung |
|---|---|
| Jahresbruttolohn | Monatslohn × 13, wenn ein 13. Monatslohn vereinbart ist |
| Arbeitgeberbeiträge | AHV/IV/EO, ALV, FAK, BVG, UVG und Krankentaggeld gemäss Ihren Abrechnungen |
| Gemeinkostenanteil | Miete, Software, Verwaltung, Fahrzeuge, Abschreibungen, verteilt auf die verrechenbaren Stunden |
| Verrechenbare Stunden | Sollarbeitszeit minus Ferien, Feiertage, Weiterbildung, interne Arbeiten |
Beispiel: Eine Projektleiterin verdient 7'500 CHF × 13 = 97'500 CHF. Mit Arbeitgeberbeiträgen von rund 15 % ergeben sich etwa 112'000 CHF Personalkosten. Bei 1'350 verrechenbaren Stunden kostet eine Stunde rund 83 CHF ohne Gemeinkosten. Kommen 45'000 CHF Gemeinkosten auf diese Stelle hinzu, steigt der Vollkostensatz auf rund 116 CHF. Ein Verrechnungssatz von 140 CHF lässt dann nur noch eine schmale Marge.
Den Prozentsatz der Arbeitgeberbeiträge entnehmen Sie Ihren eigenen Lohnabrechnungen; er hängt von Pensionskasse, Branche und Versicherungslösung ab.
Deckungsbeitrag pro Projekt
| Stufe | Inhalt |
|---|---|
| Projektertrag | Rechnungen und nicht fakturierte Leistungen, netto ohne MWST |
| − Fremdleistungen und Material | Rechnungen von Subunternehmern und Lieferanten, Konto 4400 bzw. 4000 |
| − nicht weiterverrechnete Spesen | Reisen, Übernachtungen |
| = Deckungsbeitrag 1 | |
| − interne Stunden × Vollkostensatz | aus der Zeiterfassung |
| = Deckungsbeitrag 2 (Projektergebnis) |
Daten richtig erfassen
- Projektnummer auf jedem Beleg: Lieferantenrechnungen, Spesen und Ausgangsrechnungen erhalten die Projektnummer als Kostenträger.
- Stunden täglich erfassen, auch nicht verrechenbare Stunden auf dem Projekt.
- Akontorechnungen dem Projekt zuordnen, aber den Ertrag nach Leistungsfortschritt bewerten.
- Weiterverrechnete Kosten getrennt markieren, damit sie nicht doppelt als Aufwand erscheinen.
Wie die Kostenträger in der Buchhaltung eingerichtet werden, zeigt der Ratgeber zu Kostenstellen in der Buchhaltung.
Laufend statt erst am Schluss
Ein Projektbericht nach Abschluss ist eine Lektion, ein Bericht während des Projekts eine Chance. Vergleichen Sie monatlich budgetierte mit geleisteten Stunden und den bereits fakturierten Betrag mit dem Fertigstellungsgrad. Liegt ein Pauschalauftrag bei 60 % der Stunden, aber erst 40 % Fertigstellung, ist das der Zeitpunkt für ein Gespräch über Nachträge.
Branchenbeispiele
- Architektur: Honorare nach Phasen, viele Nebenkosten, lange Projektdauer. Siehe Architekturbüro-Honorare abgrenzen.
- Agentur: viele kleine Aufträge, hoher Anteil Fremdleistungen. Siehe Buchhaltung für Agenturen mit Projektgeschäft.
- Handwerk: Material und Regiestunden, Garantiearbeiten auf eigenen Kosten.
Erbrachte, noch nicht verrechnete Stunden per Monatsende erfassen Sie nach dem Ratgeber zu noch nicht fakturierten Leistungen zum Periodenende.