Ein Treuhandbüro arbeitet im Dezember 120 Stunden an Jahresabschlüssen, verrechnet sie aber erst im Januar. Ein Elektroinstallateur schliesst eine Baustelle Ende Monat ab, die Schlussrechnung folgt zwei Wochen später. In beiden Fällen ist die Leistung erbracht, der Ertrag fehlt aber in der Buchhaltung. Ohne Erfassung sieht die laufende Periode schlechter aus, die nächste besser.
Was als nicht fakturierte Leistung gilt
| Fall | Erfassung |
|---|---|
| Stunden für Kundenaufträge, noch nicht verrechnet | 1280 Nicht fakturierte Dienstleistungen |
| angefangene Werkverträge mit Material, z. B. Bau oder Schreinerei | 1270 Unfertige Erzeugnisse oder 1280, je nach Branche |
| Leistung erbracht, Rechnung schon geschrieben, aber noch nicht verbucht | keine Abgrenzung, sondern Rechnung im richtigen Monat buchen |
| Pauschale, die erst bei Projektende fällig ist | anteilig nach Leistungsfortschritt auf 1280 |
Bewertung nach OR
Für nicht fakturierte Dienstleistungen gelten dieselben Regeln wie für Vorräte: Bewertet wird höchstens zu den Herstellungskosten, also Lohnkosten inklusive Sozialleistungen und angemessenen Gemeinkosten, und nicht zum Verkaufspreis. Ist absehbar, dass der Kunde weniger bezahlen wird, gilt der tiefere Wert (Art. 960c OR). Ein Gewinnanteil wird erst mit der Rechnung realisiert.
Beispiel: 120 Stunden zu einem Verrechnungssatz von 160 CHF ergeben 19'200 CHF Honorar. Die Herstellungskosten betragen 95 CHF pro Stunde. Bilanziert werden 11'400 CHF.
Buchung und Auflösung
| Zeitpunkt | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| Periodenende | 1280 Nicht fakturierte Dienstleistungen | 3940 Bestandesänderungen nicht fakturierte Dienstleistungen | 11'400 CHF |
| Rechnungsstellung im Folgemonat | 1100 Debitoren | 3400 Dienstleistungserlöse und 2200 Umsatzsteuer | Honorar plus MWST |
| Auflösung im Folgemonat | 3940 Bestandesänderungen | 1280 Nicht fakturierte Dienstleistungen | 11'400 CHF |
Die Abgrenzung enthält keine MWST. Diese entsteht erst mit der Rechnung oder bei vereinnahmten Entgelten mit der Zahlung.
Stunden zuverlässig erfassen
Die Abgrenzung ist nur so genau wie die Zeiterfassung. Legen Sie fest, dass alle Stunden bis zum letzten Arbeitstag des Monats erfasst sind, und erstellen Sie eine Liste pro Auftrag mit erfassten, verrechneten und offenen Stunden. Stunden, die nie verrechnet werden, etwa Kulanz oder interne Nacharbeit, gehören nicht auf 1280.
Monatlich oder nur zum Jahresende?
Für die Jahresrechnung ist die Erfassung Pflicht, wenn der Betrag wesentlich ist. Im Monatsabschluss lohnt sie sich, sobald grössere Aufträge über das Monatsende laufen oder Sie Projektmargen auswerten. Viele Dienstleister arbeiten mit einer Wesentlichkeitsgrenze, etwa ab einem bestimmten Betrag pro Auftrag.
Für Aufträge über mehrere Monate hilft der Beitrag zu unfertigen Leistungen bei Dienstleistungsunternehmen. Wie die Margen pro Projekt ausgewertet werden, zeigt der Ratgeber zur Projektwirtschaftlichkeit für kleine Unternehmen. Die übrigen Abgrenzungen im Monat behandelt die Periodenabgrenzung beim Monatsabschluss.